Отдел по организации мероприятий Миннетонки должен утвердить все рекламные объявления, размещаемые в печатных программах мероприятий Миннетонки. Пожалуйста, направьте копию ваших объявлений на утверждение по электронной почте или по факсу до начала печати (факс: 952-401-5905 или электронная почта: ted.schultz@minnetonka.k12.mn.us).

Управление по вопросам досуга Миннетонки оставляет за собой право отменить программы, которые не были одобрены или не соответствуют ценностям школьного округа.

Главный тренер несет ответственность за все аспекты проведения банкета по вручению наград по итогам сезона. Главный тренер может передать эти обязанности клубу болельщиков; однако программа и повестка дня должны быть одобрены главным тренером.

Ответственность за награды, вручаемые на банкете, полностью лежит на главном тренере.

Для взрослых не должно быть открытого бара, а родители должны воздерживаться от употребления алкоголя на банкетах.

Во избежание конфликтов банкеты не следует проводить по средам вечером или до 12 часов дня по воскресеньям.

Все расходы на транспорт, оплату услуг и приобретение оборудования должны быть одобрены главным тренером и директором по досугу.

Отдел по организации досуга выставит счета клубам поддержки за любые расходы на автобусный транспорт, превышающие бюджет школьного округа.

Отдел по организации мероприятий выставит счета клубам поддержки за любые расходы на турниры или матчи, превышающие установленный бюджет округа.

Округ может выставить счет клубу поддержки за расходные материалы и оборудование, стоимость которых превышает бюджет округа. Все пожертвования необходимо сдать в отдел по внешкольным мероприятиям до оформления заказа.

Клубы болельщиков ДОЛЖНЫ:

Посвятите свое время волонтерской деятельности и соберите средства.

Выделить средства для повышения эффективности работы команды или организации.

Печатать рекламные материалы, такие как расписание матчей команды, программы и ежегодники (по согласованию с главным тренером/спортивным директором).

Окажите финансовую поддержку программе, выделив дополнительные средства на оплату труда тренеров, персонала и сотрудников, обслуживающих мероприятия.

Организовывать командные мероприятия, например, совместные обеды.

Слушайте главного тренера и тесно сотрудничайте с ним.

Обсуждайте в качестве официальных вопросов любые темы, которые соответствуют определению или функциям клуба поддержки, изложенным на предыдущей странице.

Клубы болельщиков НЕ ДОЛЖНЫ:

• Открыто обсуждать или проводить оценку работы главного тренера или тренерского штаба.
• Откровенно обсуждайте вопросы, связанные с игровым временем.
• Финансирование программы с целью оказания влияния на принятие решений о найме или увольнении главного тренера или членов тренерского штаба.
• Предложить петицию членов клуба болельщиков о назначении или увольнении тренера.
• Планировать, организовывать или пытаться реализовать программу межсезонной подготовки без указаний или согласия главного тренера.
• Обсуждайте в качестве официальных вопросов любые темы, которые не соответствуют определению и функциям клуба поддержки, изложенным на предыдущей странице.
• Проведите оценку работы тренера, финансируемого клубом болельщиков. Оценка работы персонала находится исключительно в ведении школьного округа.

У меня возник конфликт. Что мне делать?

Протокол урегулирования конфликтов

При работе с увлеченными, целеустремленными и преданными своему делу людьми конфликты практически неизбежны. Хотя эффективное общение и четкие инструкции помогут свести конфликты к минимуму, необходимо разработать четкие процедуры для их урегулирования в случае возникновения.

При поступлении жалобы следует действовать в соответствии с приведенной ниже инструкцией. Наша цель — урегулировать конфликт на как можно более низком уровне вмешательства, однако при необходимости не следует колебаться и пройти весь процесс до конца. Всегда целесообразно информировать директора по работе с участниками о любых конфликтах, которые рассматриваются в рамках вашей программы, независимо от того, на каком этапе находится процесс урегулирования.

Этапы урегулирования конфликта

Родителям и тренерам настоятельно рекомендуется поддерживать открытый диалог. Была разработана процедура, направленная на налаживание и поддержание связи между школой, родителями/опекунами и учащимися с целью решения вопросов, связанных с программой внеклассных мероприятий.

Приведенные ниже шаги представляют собой порядок действий, которому следует придерживаться до полного устранения проблемы. Если проблема доходит до этапа 3 или выше, необходимо вернуться к этапу 1. Большинство проблем удается решить на первом этапе, если не допустить их перехода на последующие этапы.

Шаг 1. Тренер/студент: Студент и тренер/консультант встретятся для обсуждения проблемы. Цель этой встречи — окончательно решить возникшую проблему. Встреча должна состояться в течение пяти дней после инцидента.

Шаг 2. Тренер/ученик/родитель: Родители и ученик должны договориться о встрече с тренером/куратором в течение пяти учебных дней с момента инцидента или в течение пяти дней после первой встречи тренера с учеником.

Время проведения встречи должно устраивать обе стороны. Повестка дня встречи ограничивается первоначальным вопросом. Тренеры/консультанты могут запросить присутствие представителя администрации на встрече, однако именно тренер/консультант будет вести заседание и предоставит подробный отчет директору по внеклассным мероприятиям.

Шаг 3. Тренер/ученик/родитель/директор по внешкольным мероприятиям: Если на встрече не удалось прийти к соглашению, тренер/консультант должен в течение пяти учебных дней подготовить письменный отчет о встрече для рассмотрения директором по внешкольным мероприятиям. Если родитель просит о встрече с директором по внешкольным мероприятиям, сторона, вовлечённая в конфликт, должна заполнить форму шага 3 и передать её директору по внешкольным мероприятиям. Директор по внеклассным мероприятиям организует встречу с тренером, родителем и учащимся (по усмотрению директора по внеклассным мероприятиям). После встречи директор по внеклассным мероприятиям вынесет решение по данному вопросу и сообщит о выводах и стратегии решения семье, тренеру/консультанту и директору школы.

Шаг 4. Родители/директор школы: Если принятое решение/стратегия по-прежнему неприемлемы для семьи, она может встретиться с директором школы для обсуждения альтернативных вариантов. По усмотрению директора школы на встрече с родителями и директором могут присутствовать руководитель отдела внеклассных мероприятий, тренер/куратор и/или сам учащийся.

Другие важные моменты:

• Не следует обращаться к тренеру с какими-либо проблемами во время матча или тренировки.
• Решение о времени выхода на поле и составе команды принимается исключительно тренерским штабом. Эти вопросы следует обсуждать между тренером/консультантом и учащимся. Родители могут участвовать в этих обсуждениях только в присутствии учащегося (не более второго этапа).
• Звонки следует направлять исключительно по контактным номерам школы.
• Необходимо соблюдать правила конфиденциальности; не обсуждайте других студентов.
• Несоблюдение установленного порядка может повлиять на окончательное решение по данному вопросу.
• Если родитель отказывается вовлечь учащегося в этот процесс, это ставит под угрозу процесс урегулирования конфликта.
• Обе стороны должны вести себя уважительно друг к другу. Если в ходе встречи возникнет конфликтная ситуация, она будет перенесена на другой срок.

Финансы

1. Отчет казначея должен содержать все операции, совершенные до проведения собрания.
2. Финансовая отчетность каждого клуба поддержки должна быть доступна для 100 % всех членов.
3. Ни при каких обстоятельствах оплачиваемый тренер не должен иметь право выписывать чеки.
4. В процессе утверждения и подписания любого чека обязательно должны участвовать два человека.
5. Все закупки должны осуществляться через школьный округ (см. раздел «Закупки» ниже).
6. По крайней мере два члена должны подсчитать все собранные средства.
7. 276-й округ имеет право запрашивать налоговые отчеты, квитанции, отчеты о расходах и данные о остатках средств.

Закупки

Клубы болельщиков, желающие приобрести спортивное снаряжение для своих команд, должны получить разрешение у главного тренера и спортивного отдела. Клубы болельщиков не должны приобретать снаряжение самостоятельно. Приобретенное за счет пожертвованных средств снаряжение становится собственностью школьного округа.

После того как главный тренер и руководитель отдела по внешкольным мероприятиям одобрят заявку на приобретение оборудования, клуб поддержки должен перечислить средства в отдел по внешкольным мероприятиям с указанием цели использования. Затем спортивный отдел оформит заказ на поставку для инициирования закупки. Все оборудование и расходные материалы должны доставляться по адресу школьного округа.

Клубы поддержки не должны заказывать материалы напрямую или просить доставлять их на дом.

Если клуб болельщиков финансирует должность тренера, средства должны быть перечислены школьному округу до начала сезона, а все тренеры должны оформить документы для новых сотрудников. Позвоните в отдел по внешкольным мероприятиям по номеру 952-401-5903, чтобы записаться на прием. По окончании сезона отдел по внешкольным мероприятиям использует средства клуба болельщиков для выплаты вознаграждения тренеру.

Отдел по организации досуга не может предоставить номер налоговой льготы школьного округа. Спонсоры, желающие сделать пожертвования, должны следовать описанной выше процедуре приобретения оборудования.

Сбор средств сегодня является неотъемлемой частью школьной жизни и спортивных мероприятий. Мы очень благодарны родителям и клубам поддержки за их усилия

Обратите внимание, что членство в команде и/или игровое время никоим образом не зависят от суммы средств, собранной участником.

Взносы в клуб поддержки и другие сборы должны возвращаться учащимся, которые были исключены из команды.

1. В каждом клубе болельщиков должны быть избранные или назначенные должностные лица (президент, казначей и секретарь).
2. Перед началом первой тренировки каждого сезона президент каждого клуба болельщиков должен сообщить директору школы и руководителю отдела внешкольных мероприятий имена и контактные данные (адрес, телефон и адрес электронной почты) всех членов руководства клуба.
3. Заседания клуба поддержки должны проходить по установленной повестке дня (приветствие, протокол предыдущего заседания, отчет казначея, рассмотрение старых вопросов, рассмотрение новых вопросов)
4. Все поля, указанные на этой странице, являются обязательными для заполнения, если прямо не указано иное.

Соблюдение законодательства для клубов болельщиков

Каждый клуб должен соблюдать требования законодательства штата и федерального законодательства, чтобы получить статус «клуба болельщиков» от школьного округа; в этом случае ему будет предоставлена страховка по гражданской ответственности, оплачиваемая школьным округом.

Чтобы сохранить статус клуба с хорошей репутацией, каждый клуб должен выполнить следующие требования:

• Получите федеральный идентификационный номер налогоплательщика, идентификационный номер работодателя на уровне штата и, при необходимости, номер разрешения продавца на уровне штата (налог с продаж).
• Клубы, как правило, считаются некоммерческими организациями и занимаются сбором средств на территории штата Миннесота. В целях соблюдения действующего законодательства о благотворительности клубу необходимо:
  • Зарегистрироваться в штате Миннесота (разработать устав и учредительный договор, а также соблюдать требования, предъявляемые к деятельности такого рода) в качестве некоммерческой корпорации.
  • Зарегистрироваться в Генеральной прокуратуре штата в качестве благотворительной организации.
  • Подайте форму 1023, чтобы получить статус организации, освобожденной от уплаты налогов, в Налоговом управлении США (IRS).
  • Ежегодно подавать в Налоговое управление США (IRS) форму 990 или «отчет в формате открытки» (в зависимости от ситуации) и ежегодно подавать годовой отчет благотворительной организации в Генеральную прокуратуру штата Миннесота.
  • В зависимости от доходов и источников дохода может потребоваться подача формы M4NP штата Миннесота — обратитесь к специалисту по налогам.
• Клубы, не зарегистрированные в качестве некоммерческих организаций, должны будут подтвердить округу, что они соблюдают действующее законодательство в отношении отчетности о доходах и расходах в качестве коммерческой корпорации, товарищества или физического лица.
• Предоставить окружному управлению (директору школы / заместителю директора) копии соответствующих годовых налоговых деклараций и отчетных документов, поданных в соответствующие федеральные и штатные органы.