Политика 425.1 - Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA)

Школьный округ Миннетонка № 276 имеет самозастрахованный медицинский план, самозастрахованный стоматологический план и гибкий медицинский расходный счет (далее именуемый "Minnetonka ISD № 276"), которые подпадают под действие положений об упрощении административных процедур Закона о переносимости и подотчетности медицинского страхования от 1996 года ("HIPAA").

Индекс: Политика 425:

425.1 Назначение сотрудника по вопросам конфиденциальности

425.2 Хранение административных документов

425.3 Смягчение вредных последствий

425.4 Санкции в отношении сотрудников

425.5 Обучение персонала

425.6 Процедура подачи жалоб и претензий

425.7 Учет раскрытия информации

425.8 Проверка и копирование

425.9 Запрос на внесение поправок

425.10 Запрос конфиденциальной информации

425.11 Запрос об ограничении раскрытия информации

425.12 Минимально необходимая информация

425.13 Личный представитель

425.14 Деловые партнеры

425.15 Формы разрешений и авторизаций

425.16 Общее раскрытие информации с уведомлением

425.17 Умершие лица

425.18 Проверка запросов на получение PHI (персональной медицинской информации)

425.19 Использование и раскрытие информации; работодатель/спонсор плана

425.20 Требуется по закону

Принято: 22 апреля 2004 г.
Процедуры, вступающие в силу 14 апреля 2004 г.
 
 

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Политика № 425.1 HIPAA — Назначение сотрудника по вопросам конфиденциальности

Назначение сотрудника, ответственного за конфиденциальность

Цель: Установить ответственность за защиту частной медицинской информации в Minnetonka ISD # 276.

Политика: Ответственный за конфиденциальность назначается школьным советом путем принятия соответствующего решения, которое фиксируется в должностной инструкции данного лица.

Ответственным за вопросы конфиденциальности в Minnetonka ISD # 276 будет исполнительный директор по финансам и операциям.

Сотрудник по вопросам конфиденциальности будет подчиняться непосредственно начальнику школьного управления.

Специалист по вопросам конфиденциальности будет отвечать за программу конфиденциальности Minnetonka ISD # 276 и будет нести ответственность за:

Разработка и внедрение политики и процедур конфиденциальности Minnetonka ISD # 276.

Разработка и контроль программы обучения по вопросам конфиденциальности в школьном округе Minnetonka ISD # 276.

Разработка и поддержание системы рассмотрения жалоб и претензий, которая включает в себя прием и обработку внутренних и внешних жалоб.

Отвечает за разрешение любых действий, противоречащих политикам и процедурам Minnetonka ISD # 276 и/или ее деловых партнеров.

Обеспечить общее соблюдение требований по использованию и хранению соответствующей документации в Minnetonka ISD # 276.

Информируйте сотрудников Minnetonka ISD # 276 об изменениях и текущих событиях, касающихся стандартов конфиденциальности.

Отчет школьному совету о соблюдении правил конфиденциальности в школьном округе Minnetonka ISD # 276.

Ссылка: §§164.530(a), 164.526(d)(1)(iv)

Принято: 22 апреля 2004 г.

 

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Политика № 425.2 HIPAA — Хранение административных записей

Хранение административных документов

Цель: Установитьтребования, согласно которым вся документация, касающаяся конфиденциальности, должна храниться в письменной или электронной форме в течение определенного периода времени.

Политика: Всеполитики и процедуры конфиденциальности, а также все сообщения, действия, мероприятия или назначения, которые необходимо сохранять в соответствии с прилагаемыми политиками, будут храниться в письменной и/или электронной форме в течение срока, установленного законом.

Процедура:

  1. Все необходимые документы должны храниться в письменной или электронной форме для:
     
    1. Шесть лет с даты создания требуемого документа или даты, когда требуемый документ был в последний раз в силе, в зависимости от того, что наступило позднее, или
       
    2.  Дольше, если это требуется по закону.
       
  2. Все бумажные копии необходимых документов будут сохранены.
     
  3. Вся документация по истечении срока хранения будет уничтожена в соответствии с политикой штата Миннесота в отношении уничтожения документов.
Ссылка:
§§164.530(j); 164.508; 164.512(i);
164.520(e); 164.522; 164.524(e); 164.526(f);
164.528(d); 164.530(i)(3); 164.520(b)(3)
 
Дата вступления политики в силу: 22 апреля 2004 г.
Процедура вступает в силу: 14 апреля 2004 г.



 

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Политика № 425.3 HIPAA — Смягчение вредных последствий

Смягчение вредных последствий

Цель: Смягчить вредные последствия нарушений политики и процедур конфиденциальности или стандартов конфиденциальности HIPAA, известных Minnetonka ISD #276.

Политика: Minnetonka ISD #276 обязуется, насколько это возможно, смягчить любые вредные последствия, о которых Minnetonka ISD #276 известно, что они возникли в результате использования или раскрытия защищенной медицинской информации в нарушение требований Правила о конфиденциальности, политик и процедур Minnetonka ISD #276 или любого применимого закона.

Процедура:

  1. Сотрудник по вопросам конфиденциальности, в случае нарушения, о котором известно Minnetonka ISD #276, со стороны Minnetonka ISD #276 или делового партнера Minnetonka ISD #276, политики и процедур Minnetonka ISD #276 в области конфиденциальности или применимого законодательства, разрабатывает и реализует план принятия разумных мер для определения вредных последствий такого нарушения, основываясь на своих знаниях о том, где и как была неправомерно использована или раскрыта PHI, как она может быть использована для причинения вреда физическому лицу и какие меры могут фактически иметь смягчающий эффект в конкретной ситуации.
  2. План должен быть адаптирован к обстоятельствам каждого конкретного случая, но может включать, в зависимости от ситуации, следующие элементы:
  • Выявление источника (источников) утечки информации и принятие соответствующих мер по исправлению ситуации.
  • Связаться с получателем информации, которая стала предметом несанкционированного раскрытия, и потребовать от него уничтожить или вернуть эту информацию.
  • Дать указание такому получателю не раскрывать такую информацию в дальнейшем.
  • В зависимости от обстоятельств, уведомление лица, чья защищенная медицинская информация стала предметом несанкционированного раскрытия.
  • Пересмотр и, при необходимости, исправление любой политики или процедуры Minnetonka ISD #276, которая непосредственно привела к несанкционированному раскрытию информации или способствовала ему.
  1. Сотрудники Minnetonka ISD #276, которым известно о вредных последствиях нарушения конфиденциальности, должны уведомить об этом сотрудника по вопросам конфиденциальности.
     
  2. Специалист по вопросам конфиденциальности, консультируясь с юрисконсультом, примет практические меры по исправлению ситуации.
     
  3. Minnetonka ISD #276 не будет запугивать, угрожать, принуждать, дискриминировать или принимать другие меры возмездия в отношении сотрудников или других лиц, которые могут:
  • Подайте жалобу в Министерство здравоохранения и социальных служб.
  • Давать показания, оказывать содействие или участвовать в расследовании, проверке соблюдения требований, разбирательстве или слушании, связанном с использованием или раскрытием PHI.
  • Противодействие любым действиям или практикам, связанным с использованием или раскрытием PHI.

Ссылка: §164.530(f)

Дата вступления политики в силу: 22 апреля 2004 г.
Процедура вступает в силу: 14 апреля 2004 г.


 

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Политика № 425.4 HIPAA — Санкции в отношении сотрудников

Санкции в отношении сотрудников

Цель: Обеспечить процессы для сообщения о несоблюдении политики и процедур конфиденциальности Minnetonka ISD #276 и наложения санкций за несоблюдение.

Политика: Minnetonka ISD #276 будет применять санкции, насколько это возможно, в случае использования или раскрытия PHI с нарушением требований Правила о конфиденциальности, политик и процедур Minnetonka ISD #276 или любого применимого закона со стороны сотрудников Minnetonka ISD #276 или ее деловых партнеров.

Процедура:

  1. Все сотрудники Minnetonka ISD #276 будут соблюдать политики, стандарты и процедуры. Нарушения этих политик являются основанием для принятия корректирующих мер, вплоть до увольнения, профессиональной дисциплинарной ответственности и гражданского или уголовного преследования.
     
  2. Информация о любом несанкционированном раскрытии информации со стороны Minnetonka ISD #276 или любого из ее деловых партнеров, обнаруженном любым сотрудником Minnetonka ISD #276, должна быть незамедлительно сообщена сотруднику по вопросам конфиденциальности.
     
  3. Специалист по вопросам конфиденциальности будет рассматривать жалобы от внешних источников, касающиеся нарушений политики и процедур конфиденциальности.
     
  4. Все жалобы или ситуации, связанные с предполагаемыми нарушениями, будут расследоваться с учетом тяжести и умысла правонарушения.
     
  5. Будет применяться следующая шкала санкций:
     
    1. Если со стороны сотрудника не было умышленного нарушения, обучение по конкретной политике будет проводиться сотрудником по вопросам конфиденциальности.
       
    2. В случае повторного нарушения одного и того же сотрудником одной и той же политики, сотрудник по вопросам конфиденциальности инициирует дисциплинарный процесс Minnetonka ISD #276.
       
    3. Если стало известно о преднамеренном нарушении политики и процедур конфиденциальности со стороны сотрудника, он будет подвергнут дисциплинарному разбирательству Minnetonka ISD #276, вплоть до увольнения.
       
  6. Если есть подозрение в умышленном нарушении политики и процедур конфиденциальности, необходимо немедленно уведомить об этом сотрудника, ответственного за конфиденциальность.

Ссылка:§§164.502(j)(1); 164.502(j)(2); 164.530(e)(1); 164.530(e)(2); 164.530(g); 164.530(j)

Дата вступления политики в силу: 22 апреля 2004 г.
Процедура вступает в силу: 14 апреля 2004 г.


 

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Политика № 425.5 HIPAA — Обучение персонала

Обучение персонала

Цель:Все соответствующие сотрудники Minnetonka ISD #276 будут обладать необходимыми знаниями и уметь последовательно применять политику и процедуры конфиденциальности в своей повседневной деятельности.

Политика: Всесоответствующие сотрудники Minnetonka ISD #276 пройдут обучение и будут осведомлены о политиках и процедурах конфиденциальности, а также смогут выполнять свои повседневные обязанности в соответствии с политиками и процедурами конфиденциальности.

Процедура:

  1. Все соответствующие сотрудники должны будут пройти программу обучения, разработанную сотрудником по вопросам конфиденциальности, в течение 60 дней с момента их приема на работу в Minnetonka ISD #276.
     
  2. Сотрудник по вопросам конфиденциальности отвечает за обеспечение участия соответствующих сотрудников в программе обучения и за надлежащее документирование в личном деле сотрудника.
     
  3. Обучение будет включать в себя следующее, но не ограничиваться этим:
     
    1. Обзор политики и процедур Minnetonka ISD #276 в области конфиденциальности.
       
    2. Применимость политик и процедур к рабочим обязанностям сотрудников.
       
    3. Знание всех документов, касающихся конфиденциальности, таких как договоры с деловыми партнерами и разрешения.
       
    4. Знание санкций, применяемых к сотрудникам за нарушение политики и процедур конфиденциальности.
       
    5. Процесс подачи жалоб и претензий.
       
    6. Индивидуальные права сотрудников в отношении использования и раскрытия их защищенной медицинской информации.
       
    7. Подпись сотрудника на форме подтверждения прохождения обучения.
       
  4. Соответствующая документация по обучению будет храниться в личном деле каждого сотрудника и вестись отделом кадров.
     
  5. Обучение будет ежегодно обновляться сотрудником по вопросам конфиденциальности с целью включения в него последних изменений в нормативных актах (федеральных и штатных) и отражения любых изменений в политике и процедурах организации.
     
  6. Каждый учебный модуль будет отражать необходимые различия в законодательстве штата в соответствии с требованиями положений о конфиденциальности.

Ссылка: §164.530(b)

Дата вступления политики в силу: 22 апреля 2004 г.
Процедура вступает в силу: 14 апреля 2004 г.


 

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Политика № 425.6 HIPAA — Процедура подачи жалоб и претензий

Процедура подачи жалоб и претензий

Цель: Обеспечить процесс, в рамках которого физические лица могут подавать жалобы, связанные с нарушением конфиденциальности, и принимать соответствующие меры.

Политика: Minnetonka ISD #276 обеспечит процедуру подачи жалоб сотрудниками, которая позволит им подавать жалобы и получать своевременные ответы на свои обращения.

Процедура:

  1. Все индивидуальные жалобы, касающиеся конфиденциальности, должны быть поданы в письменном виде сотруднику по вопросам конфиденциальности. Жалобщик имеет 180 дней на подачу жалобы с момента, когда он узнал или должен был узнать о совершении действия или бездействия, за исключением случаев, когда правительство отменяет этот срок.
     
  2. Вся документация по данному событию будет храниться у сотрудника по вопросам конфиденциальности, включая защищенную медицинскую информацию, которая была затронута, а также информацию о других затронутых организациях и деловых партнерах. Сотрудник по вопросам конфиденциальности примет соответствующие меры в отношении деловых партнеров и других затронутых организаций, если жалоба касается действий или бездействия этих организаций.
     
  3. Сотрудник по вопросам конфиденциальности определит, имело ли место нарушение политики и процедур в области конфиденциальности, и при необходимости с помощью юрисконсульта определит надлежащий ответ заявителю.
     
  4. Сотрудник по вопросам конфиденциальности определит необходимость внесения изменений в существующие политики и процедуры, пересмотра операционных обязанностей или необходимость разработки новых политик и процедур.
     
  5. Специалист по вопросам конфиденциальности ответит на все жалобы в течение 30 дней и закроет жалобу, отметив принятые меры и даты.
     
  6. Если заявитель обратился к министру здравоохранения и социальных служб (HHS) в соответствии с положениями о конфиденциальности, сотрудник по вопросам конфиденциальности проведет все необходимое расследование и переписку с государственным органом.
     
  7. Если жалоба требует применения санкций в отношении сотрудников за нарушение политики и процедур Minnetonka ISD #276, пожалуйста, обратитесь к политике и процедуре применения санкций в отношении сотрудников для принятия соответствующих мер.
     
  8. Все жалобы, касающиеся конфиденциальности, будут документированы с указанием как минимум следующей информации:
     
    1. Идентификация заявителя,
       
    2. Место возникновения,
       
    3. Дата получения,
       
    4. Затронутая защищенная медицинская информация,
       
    5. Описание действий, которые, по мнению заявителей, нарушают их право на неприкосновенность частной жизни,
       
    6. Любые затронутые организации или деловые партнеры,
       
    7. Следственные действия и результаты,
       
    8. Действия, предпринятые для разрешения жалобы,
       
    9. Документация любых необходимых мер наказания сотрудников, а также
       
    10. Если жалоба была подана секретарю, сотрудник по вопросам конфиденциальности будет хранить всю переписку с этим лицом в деле по жалобе.
       
  9. Журнал жалоб будет заведен Minnetonka ISD #276 для целей документирования.
Ссылка:
§§160.306; 160.310(b); 160.312;
164.530(a)(1)(ii); 164.530(d); 164.530(g);
164.520(b)(vi); 164.524(d)(2)(iii); 164.526(d)(iv)
 
Дата вступления политики в силу: 22 апреля 2004 г.
Процедура вступает в силу: 14 апреля 2004 г.

 

 

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Политика № 425.7 HIPAA — Учет раскрытия информации

Учет раскрытия информации

Цель: Определить ответственность Minnetonka ISD #276 в отношении выполнения запросов о предоставлении отчетов обо всех случаях использования и раскрытия PHI.

Политика: По запросу физического лица или его личного представителя Minnetonka ISD #276 предоставит запрашивающему лицу отчет обо всех раскрытиях информации в соответствии с настоящей политикой. Это любое раскрытие защищенной медицинской информации (PHI) о физическом лице, осуществленное Minnetonka ISD #276 или деловым партнером Minnetonka ISD #276 14 апреля 2003 г. или после этой даты.

Процедура:

  1. Физическое лицо или его личный представитель может запросить отчет обо всех случаях раскрытия его PHI. Любое физическое лицо, обратившееся в Minnetonka ISD #276 с целью получения такого отчета, должно будет подать письменный запрос.
     
  2. По получении письменного запроса о предоставлении отчета о раскрытии информации. Minnetonka ISD #276 предоставит запрашивающей стороне отчет о раскрытии информации за шестилетний (6) период, непосредственно предшествующий дате запроса о предоставлении отчета. Minnetonka ISD #276 предоставит отчет за период менее шести (6) лет только в том случае, если шестилетний (6) период включает даты до 14 апреля 2003 года или в запросе указан более короткий период.

    Minnetonka ISD #276 не обязан предоставлять физическому лицу отчет о раскрытии PHI, которое было осуществлено в следующих целях:
     
    • Для осуществления лечения, оплаты и медицинского обслуживания (TPO).
       
    • Индивидуальному лицу.
       
    • В соответствии с разрешением
       
    • В целях национальной безопасности или разведки;
       
    • В исправительные учреждения.
       
    • Любое раскрытие информации, имевшее место до 14 апреля 2003 года.
       
  3. Minnetonka ISD #276 должна предоставить лицу письменный отчет, включающий все следующие сведения в отношении каждого раскрытия информации, которое было сделано Minnetonka ISD #276 или любым из ее деловых партнеров в течение отчетного периода (шесть лет с даты запроса лица, если лицо не запрашивает более короткий период):
  • Дата раскрытия информации;
     
  • Название организации или имя лица, получившего PHI, и, если известно, адрес такой организации или лица;
     
  • Краткое описание раскрытой PHI; и
     
  • Одно из следующего, в зависимости от ситуации:
     
  • Краткое заявление о цели раскрытия информации, которое разумно информирует физическое лицо об основании для раскрытия информации; или
     
  • Копия письменного запроса (если таковой имеется) от министра здравоохранения и социальных служб («Запрос министра») о расследовании или определении соблюдения Minnetonka ISD #276 Правила конфиденциальности (если такой Запрос министра касается Ответственного раскрытия информации в течение отчетного периода); или
  1. В течение десяти (10) дней после получения письменного запроса о предоставлении отчета Minnetonka ISD #276 обязана предоставить лицу одно из следующего:
    • Письменный отчет, как описано выше.
       
    • Если Minnetonka ISD #276 не может предоставить письменный отчет в течение десяти (10) дней с момента получения Minnetonka ISD #276 письменного запроса от лица, то необходимо предоставить письменное заявление с указанием причин задержки и даты, к которой Minnetonka ISD #276 предоставит отчет (которая ни в коем случае не может быть позднее девяноста (90) дней с даты получения Minnetonka ISD #276 первоначального письменного запроса пациента.
       
  2. Minnetonka ISD #276 обязана хранить каждую письменную отчетность, составленную в соответствии с настоящей политикой, и каждый письменный ответ, предоставленный физическому лицу, в течение шести (6) лет с даты составления письменной отчетности или письменного ответа, в зависимости от ситуации.
     

См.: §§164.508; 164.512; 164.528; 164.530(j)

Дата вступления политики в силу: 22 апреля 2004 г.
Процедура вступает в силу: 14 апреля 2004 г.


 

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Политика № 425.8 HIPAA — Проверка и копирование

Проверка и копирование

Цель: Установить руководящие принципы в отношении права физического лица на ознакомление с защищенной медицинской информацией о себе или на ее копирование.

Политика: Minnetonka ISD #276 разрешает физическим лицам просматривать и копировать свою защищенную медицинскую информацию, если это не запрещено настоящей политикой или законом. Minnetonka ISD #276 может отказать в доступе к защищенной медицинской информации в соответствии с настоящей политикой или законом, но разрешает физическому лицу обжаловать такой отказ.

Процедура:

  1. Minnetonka ISD #276 разрешает физическим лицам просматривать и копировать свою защищенную медицинскую информацию.
     
  2. Следует связаться с сотрудником по вопросам конфиденциальности, если есть какие-либо сомнения относительно того, имеет ли лицо право на просмотр или копирование своей записи, или если есть какие-либо опасения, что данное лицо не является надлежащим лицом для раскрытия информации.
     
  3. Все запросы на копирование или просмотр записей должны быть выполнены в течение 10 дней с момента подачи запроса, если не было подано заявление о продлении срока. Продление срока дает право на дополнительные 30 дней для выполнения запроса, если лицу предоставляется письменное заявление с объяснением причин задержки и датой, к которой Minnetonka ISD #276 выполнит запрос. Продление срока должно быть предоставлено пациенту в течение первых 30 дней с момента получения запроса, чтобы быть действительным. Допускается только одно продление срока на каждый запрос.
     
  4. Перед раскрытием любой защищенной медицинской информации требуется подписанная форма с подписью сотрудника.
     
  5. Minnetonka ISD #276 предоставит только минимальный объем запрошенной информации в формате, согласованном обеими сторонами.
     
  6. Краткое изложение запрошенной информации может быть предоставлено лицу, если оно заранее согласилось на такое краткое изложение или объяснение, а также на любые сборы, взимаемые за краткое изложение или объяснение.
     
  7. Плата, взимаемая с физического лица за копирование или просмотр медицинских записей (при необходимости), будет ограничена следующим:
     
    1. Фактическая стоимость расходных материалов для копирования и затраты на рабочую силу, связанные с копированием.
       
    2. Почтовые расходы, если отправляется по почте.
       
    3. Расходы на подготовку любого объяснения или создание резюме.
       
  8. Все запросы на просмотр и копирование будут храниться в личном деле сотрудника вместе с содержанием затронутой медицинской информации, а также должностями и именами лиц, ответственных за прием и обработку запросов.

Ссылка: §164 .524

Дата вступления политики в силу: 22 апреля 2004 г.
Процедура вступает в силу: 14 апреля 2004 г.
 

 

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Политика № 425.9 HIPAA — Запрос на внесение изменений

Запрос на изменение

Цель: Установить руководящие принципы в отношении права физического лица запрашивать внесение изменений в свою защищенную медицинскую информацию.

Политика: Minnetonka ISD #276 разрешает физическим лицам запрашивать внесение изменений в их защищенную медицинскую информацию, если это не запрещено настоящей политикой или законом.

Процедура:

  1. Minnetonka ISD #276 рассмотрит запрос сотрудника об изменении его PHI в течение 60 дней с момента получения запроса.
     
  2. Изменения, которые Minnetonka ISD #276 внесет в PHI, будут включать, но не ограничиваться следующими данными:
     
    1. Демографическая информация о пациентах.
       
    2. Информация о страховании.
       
  3. Если требование о 60-дневном сроке не может быть выполнено, офис предоставит пациенту письменное заявление с указанием причин задержки и даты, к которой запрос будет выполнен. Это продлит срок еще на 60 дней.
     
  4. В случае внесения изменений в PHI физического лица (изменение демографических данных, добавление к демографической информации и т. д.), сотрудник своевременно уведомит пациента о завершении изменения. Сотрудник также сообщит пациенту, каким физическим или юридическим лицам будет передана информация о внесении изменений.
     
  5. Все другие организации, затронутые изменением в PHI, как определено Minnetonka ISD #276 и сообщено сотруднику, будут уведомлены об изменении. Также будут уведомлены лица и организации, указанные сотрудником. Это включает, но не ограничивается:
     
    1. Медицинские группы.
       
    2. Больницы, центры визуальной диагностики, амбулаторные центры.
       
    3. Коллекторские агентства.
       
    4. Компании по обработке отчетов.
       
    5. Затронутые страховые компании.

      Если Minnetonka ISD #276 получает уведомление от другого субъекта, на которого распространяется действие поправки к PHI пациентов, она внесет соответствующие изменения в файл сотрудника в соответствии с 164.526(e).
       
  6. Если запрос на внесение изменений не относится к перечисленным в пункте (2) случаям, сотрудник будет направлен к источнику PHI. Minnetonka ISD #276 направит сотрудника обратно в больницу, к деловому партнеру или другой соответствующей третьей стороне для подачи запроса на внесение изменений в PHI. Примеры таких случаев:
     
    1. Изменения в формах согласия: больница, деловой партнер или центр, где было заполнено согласие.
       
    2. Изменения в медицинских картах или диагностических отчетах: больницы или медицинские учреждения, в зависимости от ситуации.
       
  7. Если, несмотря на все вышесказанное, Minnetonka ISD #276 получает запрос на внесение изменений в PHI сотрудника, и ни одно из вышеуказанных положений не применимо, и отказ представляется вероятным, об этой ситуации следует уведомить сотрудника по вопросам конфиденциальности.
     
  8. Согласно положению, отказ в удовлетворении запроса может быть сделан только в том случае, если установлено, что затронута PHI:
     
    1. Не было создано Minnetonka ISD #276.
       
    2. Это касается информации, которая не входит в установленный набор записей.
       
    3. Является точным и полным.
       
  9. Если заявление о несогласии было подано, Minnetonka ISD #276, после уведомления от делового партнера, добавит эту информацию к любому будущему раскрытию PHI, к которому относится несогласие. Если заявление о несогласии не было подано, запрос на изменение и отказ будет включен в любое будущее раскрытие PHI, относящееся к несогласию, только в том случае, если лицо запросило такое действие.
     
  10. Все вышеуказанные действия, связанные с подачей отказа деловыми партнерами, будут осуществляться при содействии сотрудника по вопросам конфиденциальности.

Ссылка: §164.524

Дата вступления политики в силу: 22 апреля 2004 г.
Процедура вступает в силу: 14 апреля 2004 г.


 

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Политика № 425.10 HIPAA — Запрос конфиденциальной информации

Запрос конфиденциальной информации

Цель: Установить руководящие принципы в отношении права физических лиц запрашивать предоставление защищенной медицинской информации посредством конфиденциальной связи.

Политика: Minnetonka ISD #276 разрешает физическим лицам запрашивать предоставление PHI посредством конфиденциальной связи в соответствии со стандартами конфиденциальности.

Процедура:

  1. Minnetonka ISD #276 будет действовать в соответствии с запросом сотрудника о получении конфиденциальных сообщений (по альтернативным адресам или средствам связи), связавшись с деловым партнером. Minnetonka ISD #276 не будет напрямую действовать в соответствии с каким-либо запросом такого рода от физического лица в отношении раскрытия его PHI.
     
  2. Minnetonka ISD #276 будет следовать указаниям делового партнера после подачи запроса на конфиденциальную коммуникацию.
     
  3. Minnetonka ISD #276 будет следовать всем указаниям делового партнера, чтобы обеспечить соблюдение требований законодательства о конфиденциальности:
     
    1. Minnetonka ISD #276 может попросить человека подать письменный запрос на конфиденциальное общение. Меморандум с запросом будет храниться в Minnetonka ISD #276 и занесен в личное дело сотрудника. Никаких объяснений причин запроса не требуется.
       
    2. Minnetonka ISD #276 определит обоснованность запроса с точки зрения административных сложностей. Minnetonka ISD #276 будет следовать всем указаниям сотрудника относительно альтернативных методов коммуникации для сотрудника. Сотрудники будут направлять все запросы сотруднику по вопросам конфиденциальности.

Ссылка: §164.522(b);164.502(h)

Дата вступления политики в силу: 22 апреля 2004 г.
Процедура вступает в силу: 14 апреля 2004 г.


 

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Политика № 425.11 HIPAA — Запрос об ограничении раскрытия информации

Запрос на ограничение раскрытия информации

Цель: Установить руководящие принципы в отношении права физического лица запрашивать ограничения на раскрытие PHI для лечения, оплаты и медицинского обслуживания.

Политика: Minnetonka ISD #276 разрешает физическим лицам запрашивать ограничение раскрытия PHI в целях лечения, оплаты и оказания медицинских услуг в соответствии со стандартами конфиденциальности.

Процедура:

  1. Minnetonka ISD #276 будет действовать по запросу сотрудника об ограничении раскрытия PHI только после пересылки запроса или направления сотрудника к деловому партнеру для утверждения запроса.
     
  2. Minnetonka ISD #276 будет следовать указаниям делового партнера после того, как он рассмотрит запрос об ограничении раскрытия информации.
     
  3. Minnetonka ISD #276 будет следовать всем указаниям делового партнера, чтобы требования к конфиденциальности были выполнены в соответствии с 164.522(a) и 164.510(b), как определено сотрудником по вопросам конфиденциальности Minnetonka ISD #276. Minnetonka ISD #276 будет документировать все ограничения на раскрытие информации в личном деле сотрудника. Сам запрос на ограничение раскрытия информации не будет доступен для каких-либо внешних сторон в данном случае, если это не будет предписано деловым партнером. Minnetonka ISD #276 будет передавать только необходимую пересмотренную PHI всем соответствующим внешним сторонам, с которыми она имеет дело, включая: коллекторские агентства, компании по обработке выписок, страховые компании и т. д.
     
  4. Minnetonka ISD #276 будет непосредственно удовлетворять запросы об ограничении раскрытия информации, касающейся:
     
    1. Лицо, запрашивающее ограничение, просит ограничить раскрытие информации о выставлении счетов и демографической информации внешним сторонам, если это не повлияет на возмещение расходов (т. е. выписки или счета пациентов будут отправляться только на определенный адрес и т. д.). Отдел выставления счетов Minnetonka ISD #276 обеспечит, чтобы только соответствующая информация отправлялась внешним сторонам, таким как коллекторские агентства и компания по обработке выписок. Сам запрос на ограничение раскрытия информации не будет передан каким-либо внешним сторонам напрямую, за исключением случаев, когда это предписано деловым партнером или сотрудником.

      Если обе стороны, Minnetonka ISD #276 и сотрудник, согласятся на ограничение раскрытия информации, это будет зафиксировано в личном деле сотрудника.
       
  5. Если сотрудник запрашивает отмену ограничения на раскрытие информации, не относящейся к информации, указанной в пункте 4 выше, запрос на отмену будет направлен деловому партнеру. Minnetonka ISD #276 будет следовать всем указаниям делового партнера в соответствии с положениями о конфиденциальности 164.522(a)(2). Документация об отмене будет храниться в личном деле сотрудника.
     
  6. Если сотрудник запрашивает отмену ограничения на раскрытие информации, относящейся к PHI, указанной в пункте 4 выше, Minnetonka ISD #276 попросит сотрудника предоставить письменное заявление об отмене, и документация об ограничении будет помещена в личное дело сотрудника.

Ссылка: §164.522(a)

Дата вступления политики в силу: 22 апреля 2004 г.
Процедура вступает в силу: 14 апреля 2004 г.


 

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Политика № 425.12 HIPAA — Минимально необходимая информация

Минимально необходимая информация

Цель: Установить руководящие принципы в отношении ограничений на использование личной медицинской информации, доступной лицам в рамках школьного округа Minnetonka ISD #276.

Политика: Minnetonka ISD #276 разрешает доступ только к минимальному объему PHI, необходимому для выполнения индивидуумом своих задач или обязанностей.

Процедура:

  1. Minnetonka ISD #276 разрешит передачу только необходимого объема PHI различным отделам и категориям персонала для выполнения их конкретных задач. Персонал будет иметь доступ к следующей информации, необходимой для выполнения своих обязанностей:
     
    1. Демографическая информация о пациентах.
       
    2. Информация о форме заявления о выплате страхового возмещения и приложения.
       
    3. Отчеты и медицинские записи, полученные от делового партнера и соответствующих организаций, которые необходимы для кодирования и выставления счетов третьим лицам-плательщикам.
       
    4. Разъяснение льгот и другая переписка с третьими лицами, включая компенсацию работникам, автомобильные страховые компании и т. д.
       
    5. Переписка с сотрудниками по вопросам возмещения расходов.
       
    6. Корреспонденция по банковским вкладам.
       
    7. Корреспонденция по вопросам возмещения расходов от коллекторских агентств, компаний по обработке выписок и внешних компаний по кодированию

      Сотрудники, в чьи обязанности входит подготовка, разрешение или реализация мероприятий по возмещению расходов, будут иметь доступ к вышеуказанной информации.
       
  2. Сотрудник по вопросам конфиденциальности будет иметь доступ к вышеуказанной информации для выполнения своих управленческих обязанностей и обязанностей, связанных с возмещением расходов, в рамках деятельности по оплате и оказанию медицинских услуг от имени Minnetonka ISD #276.
     
  3. Если возникает вопрос о доступе к PHI, об этом уведомляется сотрудник по вопросам конфиденциальности, который принимает решение о том, какие элементы PHI необходимо предоставить сотруднику для просмотра. В случае возникновения вопросов о доступе обращаются за консультацией к юрисконсульту.
     
  4. Если есть подозрение, что одно или несколько лиц умышленно нарушили политику минимально необходимого, об этом будет уведомлен сотрудник по вопросам конфиденциальности. В зависимости от степени и намерения нарушения будут применены санкции и процедуры в отношении сотрудников.

Ссылка: §164.502(b);164.514(d)

Дата вступления политики в силу: 22 апреля 2004 г.
Процедура вступает в силу: 14 апреля 2004 г.


 

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Политика № 425.13 HIPAA — Представитель персонала

Личный представитель

Цель: Установить правила раскрытия PHI физическим лицам и лицам, назначенным в качестве личных представителей.

Политика: Minnetonka ISD #276 разрешает раскрытие PHI затронутым лицам или лицам, назначенным в качестве личных представителей этих лиц в соответствии с законом.

Процедура:

  1. Minnetonka ISD #276 разрешает передачу PHI лицу, которое является субъектом PHI.
     
  2. PHI, предоставляемая физическому лицу сотрудником Minnetonka ISD #276, будет ограничена элементами информации, содержащимися в личном деле сотрудника. Это включает, но не ограничивается: демографическую информацию о пациенте, информацию о страховке, состояние счета сотрудника, финансовую информацию и состояние возмещения по его счету, оказанные услуги. Физическое лицо будет направлено к деловому партнеру или другой организации, в зависимости от ситуации, для получения информации о клинических отчетах и диагнозах, а также по другим вопросам, связанным с медицинскими записями.
     
  3. Для подтверждения личности лица перед предоставлением любой информации о PHI или учетной записи по телефону или другими способами будут получены следующие элементы для подтверждения личности:
    1. Дата рождения, или
       
    2. Номер социального страхования, и
       
    3. Дата оказания услуги, о которой идет речь.

      Если личность не может быть подтверждена с помощью этих средств, информация не будет предоставлена.
       
  4. Личные представители получат доступ к PHI или информации о счете физического лица только в соответствии с положениями 164.502(g) и при наличии соответствующего подписанного полномочия в качестве доказательства. Если в соответствии с законодательством штата лицо имеет право действовать от имени физического лица, которое является:
     
    1. Взрослый или эмансипированный несовершеннолетний,
       
    2. Умершее лицо,
       
    3. Уполномоченный представитель, как определено законодательством штата, тогда PHI или информация об учетной записи будет предоставлена вышеуказанным личным представителям только при наличии соответствующих документов и только информация, перечисленная в пункте 2 выше.
       
  5. Если у сотрудника возникнут вопросы относительно целесообразности предоставления какой-либо PHI или информации о счете назначенному личному представителю, необходимо уведомить об этом сотрудника по вопросам конфиденциальности.

Ссылка: §§164.502(g); 164.524; 164.528; 164.510(b)

Дата вступления политики в силу: 22 апреля 2004 г.
Процедура вступает в силу: 14 апреля 2004 г.


 

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Политика № 425.14 HIPAA — Деловые партнеры

Деловые партнеры

Цель: Установить порядок заключения договоров с деловыми партнерами, выполняющими функции, связанные с использованием PHI от имени Minnetonka ISD #276.

Политика: Minnetonka ISD #276 заключит договоры о деловом сотрудничестве со всеми физическими и юридическими лицами, которые используют и имеют доступ к личной медицинской информации (PHI) для выполнения действий от имени Minnetonka ISD #276.

Процедура:

  1. Прилагаемый договор о деловом партнерстве будет использоваться для заключения договорных соглашений со всеми внешними организациями, которые выполняют функции для Minnetonka ISD #276, связанные с использованием или доступом к личной медицинской информации (PHI). Договор может быть изменен только после рассмотрения следующими лицами: сотрудником по вопросам конфиденциальности или председателем совета директоров Minnetonka ISD #276.
     
  2. Все договоры с деловыми партнерами будут пересмотрены и подписаны руководством на уровне, который сочтет целесообразным сотрудник по вопросам конфиденциальности.
     
  3. Копия договора с деловым партнером будет храниться в административном офисе Minnetonka ISD #276.
     
  4. Если сотрудник Minnetonka ISD #276 подозревает, что деловой партнер нарушил договор о деловом партнерстве, он связывается с сотрудником по вопросам конфиденциальности, который принимает необходимые меры в соответствии с требованиями 164.504(e)(1)(ii).
     
  5. Если возникает вопрос о том, необходимо ли организации подписать договор о деловом партнерстве, об этом будет уведомлен сотрудник по вопросам конфиденциальности, который определит статус делового партнера в соответствии с определением, приведенным в пункте 160.103.
     
  6. Если Minnetonka ISD #276 получит запрос на заключение договора о деловом партнерстве с другой охваченной организацией или другим субъектом, все запросы и договоры будут находиться в ведении сотрудника по вопросам конфиденциальности. После подписания договора о деловом партнерстве Minnetonka ISD #276 все сотрудники, имеющие дело с деловым партнером, будут проинформированы о положениях такого договора и обязаны соблюдать эти положения.

Ссылка: §§164.504(f); 164.510(b)(2);164.510; 164.504(e)

Дата вступления политики в силу: 22 апреля 2004 г.
Процедура вступает в силу: 14 апреля 2004 г.


 

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Политика № 425.15 HIPAA — Разрешения и формы разрешений

Разрешения и формы разрешений

Цель: При необходимости получить разрешение от сотрудника.

Политика: Minnetonka ISD #276 будет получать письменное разрешение от физических лиц, подписанное и датированное ими, на любое использование или раскрытие защищенной медицинской информации, которое не связано с оплатой, лечением или медицинским обслуживанием и не является исключением из общественной политики, перечисленным в §164.512.

Процедура:

  1. Все сотрудники Minnetonka ISD #276 должны использовать соответствующую форму разрешения на раскрытие защищенной медицинской информации, включенную в настоящую политику. Разрешение не может быть включено в страницу с каким-либо другим документом.
     
  2. Соответствующие формы разрешения будут использоваться сотрудником для внутреннего использования защищенной медицинской информации и для внешнего раскрытия защищенной медицинской информации, как указано в приложении. В форму разрешения будет включена следующая информация, но ее содержание не ограничивается этим:
     
    1. Описание информации, которая будет использоваться или раскрываться,
       
    2. Идентификация лица (лиц), уполномоченного (уполномоченных) на запрошенное использование или раскрытие информации,
       
    3. Срок действия или событие, относящееся к физическому лицу или цели использования или раскрытия информации,
       
    4. Заявление о праве физического лица отозвать разрешение,
       
    5. Подпись сотрудника и дата подписания,
       
    6. Должно быть написано простым языком.
       
  3. На бланке разрешения должны быть указаны подпись сотрудника и дата подписания. Для признания разрешения действительным необходимо заполнить все разделы бланка разрешения.
     
  4. Если пациент отказывается подписать документ, в случае необходимости вмешается сотрудник по вопросам конфиденциальности.
     
  5. Копия заполненной формы разрешения будет передана сотруднику.
     
  6. Разрешение действует только в отношении одного случая (использования или раскрытия), поэтому при любом другом надлежащем использовании или раскрытии защищенной медицинской информации требуется новое подписанное разрешение.
     
  7. Сотрудник может отозвать разрешение в любое время (принять решение не разрешать использование и раскрытие информации). Отзыв должен быть оформлен в письменном виде и храниться в личном деле сотрудника. Если разрешение уже было получено и использование или раскрытие информации уже произошло, то в случае последующего отзыва необходимо уведомить об этом сотрудника по вопросам конфиденциальности. Если использование или раскрытие информации еще не произошло, то все действия, связанные с использованием и раскрытием информации, должны быть прекращены, а сотрудник по вопросам конфиденциальности должен быть уведомлен об отзыве.
     
  8. Все запросы на раскрытие информации, требующие разрешения, будут направлены деловому партнеру для рассмотрения и утверждения. Minnetonka ISD #276 будет следовать инструкциям делового партнера после их получения.
     
  9. Разрешение не требуется для раскрытия личной медицинской информации в следующих случаях, но не ограничивается ими:
     
    1. Коллекторские агентства.
       
    2. Процессоры заявлений.
       
    3. Страховые компании и третьи стороны, осуществляющие оплату.
       
    4. Деловые партнеры.
       
    5. Автомобильные страховые компании.
       
    6. Клиринговые палаты.
       
    7. Исключения, связанные с общественными интересами, перечисленные в политике раскрытия информации, требуемой законом, в данном руководстве.
       
      1. Если есть сомнения относительно необходимости получения разрешения, следует уведомить об этом сотрудника по вопросам конфиденциальности.
         
      2. Разрешения будут храниться в бумажном виде в доступном месте и документироваться при получении. Документация должна состоять из:
        1. Сотрудник, делающий запись.
           
        2. Почему было получено разрешение.
           
        3. Документальное подтверждение получения действительного разрешения.
           
        4. Действия, выполненные на основании полученного разрешения.
           
        5. Дата получения разрешения.

Ссылка: §§164.506)a); 164.512; 164.508(a-f); 164.520

Дата вступления политики в силу: 22 апреля 2004 г.
Процедура вступает в силу: 14 апреля 2004 г.


 

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Политика № 425.16 HIPAA — Общее раскрытие информации с уведомлением

Общее раскрытие информации с уведомлением

Цель: Предоставить рекомендации относительно разрешенных видов использования и/или раскрытия PHI.

Политика: Minnetonka ISD #276 использует и раскрывает защищенную медицинскую информацию (PHI) для лечения, оплаты и операций (TPO), как указано в настоящей политике, и в соответствии с Правилами конфиденциальности.

Процедура:

  1. Правило о конфиденциальности разрешает Minnetonka ISD #276 использовать и раскрывать PHI члена без предварительного получения разрешения члена на выполнение TPO. Ниже приведены примеры использования и раскрытия PHI:
     
    1. В связи с лечением, оплатой медицинских услуг.
       
    2. Лечебные мероприятия медицинского работника.
       
    3. Другая охватываемая организация или поставщик медицинских услуг для осуществления платежных операций организации, получающей PHI.
       
    4. Другая организация, занимающаяся медицинским обслуживанием, которая получает PHI, если выполняются все следующие условия:
       
    5. Как Minnetonka ISD #276, так и получающая организация имеют или имели отношения с членом, который является предметом запроса PHI;
       
    6. PHI относится к таким отношениям; и
       
    7. Раскрытие информации осуществляется либо в целях выявления мошенничества и злоупотреблений в сфере здравоохранения, либо в целях обеспечения соблюдения нормативных требований; либо
       
    8. Для любой из следующих целей:
       
      1. Проведение мероприятий по оценке и улучшению качества, включая оценку результатов и разработку клинических рекомендаций.
         
      2. Проверка компетенции или квалификации медицинских работников, оценка эффективности работы врачей и поставщиков медицинских услуг, а также эффективности медицинских страховых программ.
Ссылка: §§164.502(a)(1);164.506; 164.510;
           164,512; 164,532
 
Дата вступления политики в силу: 22 апреля 2004 г.
Процедура вступает в силу: 14 апреля 2004 г.


 

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Политика № 425.17 HIPAA — умершие лица

Умершие лица

Цель: Установить протоколы, в соответствии с которыми личная медицинская информация или информация об учетной записи может быть предоставлена личным представителям умерших лиц.

Политика: Minnetonka ISD #276 разрешает раскрытие PHI или информации об учетной записи физического лица личному представителю умершего лица в соответствии с положениями о конфиденциальности, изложенными в §164.502.

Процедура:

  1. Minnetonka ISD #276 разрешит получение записей личным представителем умершего лица только при наличии соответствующих документов, подтверждающих его статус.
     
  2. Все сотрудники Minnetonka ISD #276 должны получить документы, подтверждающие их статус исполнителя завещания, администратора или иные полномочия действовать от имени умершего лица или его наследников, прежде чем им будет предоставлена какая-либо информация о счете или PHI.
     
  3. Все остальные запросы на информацию об умершем лице будут направлены в соответствующую организацию.
     
  4. Если нет доказательств наличия полномочий исполнителя завещания или других полномочий личного представителя на получение информации, сотрудник уведомит об этом сотрудника по вопросам конфиденциальности.

Ссылка: §§164.502(f); 164.502(g)(4); 164.512(g)

Дата вступления политики в силу: 22 апреля 2004 г.
Процедура вступает в силу: 14 апреля 2004 г.


 

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Политика № 425.18 HIPAA — Проверка запросов на получение PHI

Проверка запросов на получение PHI

Цель: Установить протоколы, в соответствии с которыми лица, запрашивающие PHI, имеют право на получение PHI.

Политика: Minnetonka ISD #276 разрешает раскрытие личной медицинской информации (PHI) или информации об учетной записи физического лица только после надлежащей и разумной проверки его личности.

Процедура:

  1. Сотрудники Minnetonka ISD #276 предоставляют информацию об учетной записи или PHI только после получения ответов на соответствующие контрольные вопросы:
     
    1. Дата рождения, или
       
    2. Номер социального страхования, и
       
    3. Дата оказания соответствующих услуг.
       
  2. Если речь идет о взрослом лице, обращающемся от имени несовершеннолетнего, необходимо получить следующую дополнительную информацию:
     
    1. Дата рождения ребенка,
       
    2. б. Имя лица, подающего запрос, и его родительский статус по отношению к ребенку.
       
  3. Если данное лицо является назначенным личным представителем, необходимо следовать политике и процедуре, относящейся к личным представителям.
     
  4. ПИЗ, предоставляемая физическому лицу, будет ограничена элементами, включенными в его деятельность по возмещению расходов. Сюда входят, помимо прочего: страховая информация, демографическая информация, статус заявления о возмещении расходов, запросы об оплате и оказанные услуги. Все запросы о предоставлении клинической и другой информации будут направляться в соответствующую организацию, от которой была получена ПИЗ.
     
  5. Если лицо, запрашивающее PHI, является государственным служащим, сотрудник уведомит об этом сотрудника по вопросам конфиденциальности, и его действия будут осуществляться в соответствии с 164.512(a). Раскрытие информации государственным служащим может осуществляться только в определенных обстоятельствах без разрешения лица и включает, помимо прочего:
     
    1. Запрос от государственного служащего подается лично с предъявлением документа, подтверждающего его статус.
       
    2. Если запрос подан в письменной форме на бланке с соответствующим государственным логотипом.
       
    3. Если раскрытие информации осуществляется лицу, действующему от имени государственного служащего, при наличии соответствующих документов, подтверждающих, что оно действует от имени государственного служащего.
       
    4. Если запрос подан в соответствии с судебным процессом, ордером, повесткой, постановлением или другим судебным процессом, выданным большим жюри, судебным или административным трибуналом.
       
  6. Любая необходимая отчетность по раскрытию информации будет составлена в соответствии с политикой и процедурой учета раскрытия информации.

Ссылка: §§164.514(h);164.512(a); 164.512(f) 164.502(f); 164.510(b)

Дата вступления политики в силу: 22 апреля 2004 г.
Процедура вступает в силу: 14апреля 2004 г.


 

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Политика № 425.19 HIPAA — Использование и раскрытие информации; Работодатель/спонсор плана

Использование и раскрытие информации: работодатель/спонсор плана

Цель: Чтобы Minnetonka ISD #276 могла просматривать PHI для целей обжалования претензий, аудита претензий и других административных целей без необходимости получения индивидуального разрешения, Minnetonka ISD #276 должна внести поправки в документы самофинансируемого плана, чтобы включить в них положения, требуемые правилами конфиденциальности.

Политика: Minnetonka ISD #276 внесет изменения в документы плана в соответствии с требованиями правил конфиденциальности и подтвердит, что такие изменения были внесены до того, как план (или другие охваченные организации) смогут раскрыть ему PHI.

Процедура:

Minnetonka ISD #276 внесет поправки в документы своего самофинансируемого плана, чтобы включить в них следующие положения, требуемые правилами конфиденциальности.

Каждый из покрываемых планов должен:

  1. Опишите, как спонсор плана может (а в некоторых случаях должен) использовать или раскрывать PHI. Такое использование и раскрытие не должно противоречить правилам конфиденциальности.
     
    1. Обеспечить, чтобы спонсор плана не использовал PHI для каких-либо целей, не предусмотренных планом или не требуемых законом. План должен конкретно запрещать спонсору плана использовать или раскрывать PHI для принятия решений, связанных с трудоустройством, или в связи с другими планами.
       
  2. Требовать от спонсора плана уведомлять план, когда ему становится известно о неправомерном использовании и ненадлежащем раскрытии PHI.
     
  3. Обеспечить, чтобы физические лица имели надлежащий доступ к своей PHI и чтобы спонсор плана вносил изменения в PHI по запросу, когда это необходимо.
     
  4. Требовать от спонсора плана вести надлежащий учет раскрытия PHI.
     
  5. Требовать от спонсора плана предоставить HHS доступ к своим внутренним процедурам, бухгалтерским книгам и записям.
     
  6. Требовать от спонсора плана определить сотрудников (или категории сотрудников) и других лиц, имеющих доступ к PHI, и ограничить доступ к этим сотрудникам и другим лицам.
     
  7. Создать механизм для решения вопросов, связанных с несоблюдением требований документа плана.
     
  8. Требовать от спонсора плана обеспечить, чтобы агенты, включая субподрядчиков, которым он предоставляет PHI, согласились с теми же ограничениями и условиями.
     
  9. Предусмотреть, что, если это возможно, спонсор плана вернет или уничтожит всю PHI, полученную от плана, когда она больше не будет необходима для достижения целей раскрытия.
     
  10. Спонсор плана должен подтвердить, что документы плана были надлежащим образом изменены, прежде чем план (или другие охваченные организации) смогут раскрыть ему PHI.

Ссылка: §164.504(b)(c); 164.504(f)(1-3);
          §164.508(a); 164.508(b)(4)(A-B); 164.514(g);164.504(f)
164.528

Дата вступления политики в силу: 22 апреля 2004 г.
Процедура вступает в силу: 14 апреля 2004 г.


 

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Политика № 425.20 HIPAA — Требования законодательства

Требуется по закону

Цель: Выявить случаи, в которых использование и раскрытие личной медицинской информации (PHI) будет осуществляться без согласия, разрешения или возможности выразить согласие или возражение.

Политика: Minnetonka ISD #276 разрешает раскрытие PHI только с согласия, разрешения или возможности для лица согласиться или возразить, если это соответствует требованиям раздела §164.512..

Процедура:

  1. Minnetonka ISD #276 разрешает использование или раскрытие PHI без разрешения или согласия физического лица по указанию делового партнера в следующих целях:
     
    1. Деятельность в области общественного здравоохранения, как описано в §164.512(b)(1-2).
       
    2. Жертвы жестокого обращения, пренебрежения или домашнего насилия в соответствии с §164.512 (c).
       
    3. Цели правоприменения в соответствии с §164.512(f).
       
    4. PHI о умерших лицах в соответствии с §164.512(g).
       
    5. Донорство органов или тканей в соответствии с §164.512(h)
       
    6. Цели исследования в соответствии с §164.512(i).
       
    7. Отвращение к серьезной угрозе здоровью или безопасности в соответствии с §164.512(j).
       
    8. Специализированные государственные функции в соответствии с §164.512 (k).

      Перед раскрытием информации будет проведена соответствующая проверка организации, запрашивающей PHI (идентификационный знак, письмо на официальном бланке и т. д.). Эти «исключения по общественной приоритетности» требуются по закону, и деловой партнер будет определять раскрытие PHI в этих случаях. Все сотрудники Minnetonka ISD #276 должны проконсультироваться с сотрудником по вопросам конфиденциальности, если они получают запросы на информацию от этих организаций. Вся соответствующая документация будет храниться в личном деле сотрудника в соответствии с политикой раскрытия информации.
       
  2. Minnetonka ISD #276 разрешает использование или раскрытие PHI без разрешения или согласия лица в следующих случаях, как того требует §164.512:
    1. Для деятельности по надзору за здравоохранением. Minnetonka ISD #276 разрешит передачу PHI агентству по надзору за здравоохранением для деятельности, разрешенной законом, включая:
       
      1. Аудиты.
         
      2. Гражданские, административные или уголовные разбирательства или иски; и
         
      3. Другие виды деятельности включают надзор за системой здравоохранения, государственными программами социального обеспечения, в которых PHI имеет отношение к праву получателей на льготы, организациями, подпадающими под действие государственных программ регулирования, для которых медицинская информация необходима для определения соответствия стандартам программ.
         
    2. Для судебных и административных разбирательств. Minnetonka ISD #276 разрешает раскрытие PHI в ходе любого судебного или административного разбирательства при наличии следующих доказательств:
       
      1. Постановление суда или административного трибунала (только информация, запрошенная в соответствии с постановлением).
         
      2. В случае получения повестки в суд, запроса о раскрытии информации или другого законного запроса, не сопровождаемого постановлением суда, Minnetonka ISD #276 направит запрос своему деловому партнеру.
         
    3. Компенсация работникам. Minnetonka ISD #276 раскроет PHI в той мере, в какой это необходимо для соблюдения законов, касающихся компенсации работникам или аналогичных программ, которые предоставляют льготы в случае производственных травм или заболеваний, независимо от вины.

      Сотрудник по вопросам конфиденциальности должен обрабатывать все вышеуказанные запросы. Такое раскрытие информации может производиться только в целях надзора за состоянием здоровья и не допускается для расследований или других действий, в которых данное лицо является объектом расследования или действия. Вся соответствующая документация по раскрытию информации будет храниться в личном деле сотрудника в соответствии с политикой учета раскрытия информации. Перед раскрытием PHI будет проведена соответствующая проверка личности.
       
  3. В любом случае будет раскрыта только минимально необходимая PHI. Для организаций, перечисленных в пункте 2, запрошенная информация может считаться минимально необходимой.

Ссылка: §§164.501; 164.512; 164.502(b)(2)(iv);
164.514(d)(3)(iii)(A); 164.514(h)(1)

Дата вступления политики в силу: 22 апреля 2004 г.
Процедура вступает в силу: 14 апреля 2004 г.