Политика 425.1 — Закон о переносимости и подотчетности в сфере медицинского страхования (HIPAA)

Школьный округ Миннетонка № 276 (далее — «Миннетонка ISD № 276») осуществляет самострахование по программам медицинского и стоматологического страхования, а также ведет гибкий расходный счет на медицинские расходы; на эти программы распространяются положения о административном упрощении, предусмотренные Законом о переносимости и подотчетности в сфере медицинского страхования 1996 года («HIPAA»)

Указатель: Политика 425:

425.1 Назначение ответственного за вопросы конфиденциальности

425.2 Хранение административных документов

425.3 Смягчение вредных последствий

425.4 Дисциплинарные взыскания в отношении сотрудников

425.5 Обучение персонала

425.6 Процедура рассмотрения жалоб и претензий

425.7 Учет раскрываемой информации

425.8 Ознакомление с документами и их копирование

425.9 Запрос на внесение изменений

425.10 Запрос конфиденциальной информации

425.11 Запрос об ограничении раскрытия информации

425.12 Минимально необходимая информация

425.13 Личный представитель

425.14 Деловые партнеры

425.15 Разрешения и формы разрешений

425.16 Общее раскрытие информации с уведомлением

425.17 Умершие лица

425.18 Проверка запросов на предоставление ПМИ (персональной медицинской информации)

425.19 Использование и раскрытие информации; работодатель/организатор плана

425.20 Требование законодательства

Принято: 22 апреля 2004 года
Порядок, вступающий в силу 14 апреля 2004 года
 
 

ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Положение № 425.1 HIPAA — Назначение ответственного за вопросы конфиденциальности

Назначение ответственного за вопросы конфиденциальности

Цель: Установить порядок ответственности за защиту конфиденциальной медицинской информации в школьном округе Миннетонка № 276.

Политика: Ответственное лицо по вопросам конфиденциальности назначается школьным советом на основании соответствующего постановления, что фиксируется в должностной инструкции данного лица.

Должность ответственного за вопросы конфиденциальности в школьном округе Миннетонка № 276 будет занимать исполнительный директор по финансам и операционной деятельности.

Специалист по вопросам конфиденциальности будет подчиняться непосредственно начальнику школьного управления.

Специалист по вопросам конфиденциальности будет отвечать за реализацию программы по обеспечению конфиденциальности в школьном округе Миннетонка № 276 и будет выполнять следующие обязанности:

Разработка и внедрение политик и процедур в области конфиденциальности школьного округа Миннетонка № 276.

Разработка и контроль за реализацией программы обучения по вопросам конфиденциальности в школьном округе Миннетонка № 276.

Разработка и поддержка системы рассмотрения жалоб и претензий, включающей прием и обработку внутренних и внешних жалоб.

Несет ответственность за принятие мер в отношении любых действий, противоречащих политикам и процедурам школьного округа Миннетонка № 276 и/или его деловых партнеров.

Обеспечить общее соблюдение требований к использованию и хранению соответствующей документации в школьном округе Миннетонка № 276.

Обеспечивать информированность сотрудников школьного округа Миннетонка № 276 об изменениях и текущих событиях, касающихся стандартов конфиденциальности.

Отчет для школьного совета о соблюдении требований законодательства о конфиденциальности в школьном округе Миннетонка № 276.

Ссылка: §§ 164.530(a), 164.526(d)(1)(iv)

Принято: 22 апреля 2004 года

 

ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Правило № 425.2 HIPAA — Хранение административных документов

Сроки хранения административных документов

Цель: Установитьтребование о хранении всей документации, касающейся конфиденциальности, в письменной или электронной форме в течение определенного периода времени.

Политика: Всеполитики и процедуры в области конфиденциальности, а также вся переписка, действия, мероприятия или назначения, которые необходимо сохранять в соответствии с прилагаемыми политиками, будут храниться в письменной и/или электронной форме в течение срока, установленного законом.

Порядок действий:

  1. Все необходимые документы должны храниться в бумажном или электронном виде в отношении:
     
    1. шесть лет с даты составления требуемого документа или с даты, когда требуемый документ в последний раз имел силу, в зависимости от того, какая из этих дат наступила позднее, или
       
    2.  Или дольше, если это предусмотрено законом.
       
  2. Все бумажные копии необходимых документов будут сохранены.
     
  3. По истечении срока хранения вся документация будет уничтожена в соответствии с правилами уничтожения документов штата Миннесота.
Ссылка:
§§164.530(j); 164.508; 164.512(i);
164.520(e); 164.522; 164.524(e); 164.526(f);
164.528(d); 164.530(i)(3); 164.520(b)(3)
 
Дата вступления в силу: 22 апреля 2004 г.
Дата вступления в силу: 14 апреля 2004 г.



 

ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Правило № 425.3 HIPAA — Смягчение вредных последствий

Смягчение вредных последствий

Цель: Смягчить негативные последствия нарушений политики и процедур в области конфиденциальности или стандартов конфиденциальности HIPAA, о которых известно школьному округу Миннетонка № 276.

Политика: Школьный округ Миннетонка № 276 обязуется, насколько это практически возможно, устранять любые вредные последствия, о которых ему стало известно и которые возникли в результате использования или раскрытия защищенной медицинской информации с нарушением требований Правил о конфиденциальности, политик и процедур школьного округа Миннетонка № 276 или любого применимого законодательства.

Порядок действий:

  1. Специалист по вопросам конфиденциальности, в случае нарушения, о котором стало известно школьному округу Миннетонка № 276, совершенного Minnetonka ISD #276 или деловым партнером Minnetonka ISD #276, политики и процедур Minnetonka ISD #276 в области конфиденциальности или применимого законодательства, должен разработать и реализовать план по принятию разумных мер для определения вредных последствий такого нарушения, основываясь на своих знаниях о том, где и как PHI была неправомерно использована или раскрыта, как она может быть использована для причинения вреда физическому лицу, и какие меры могут фактически иметь смягчающий эффект в данной конкретной ситуации.
  2. План должен разрабатываться с учетом конкретных обстоятельств каждого дела, но может включать, в зависимости от ситуации, следующие элементы:
  • Выявление источника (источников) утечки информации и принятие соответствующих мер по исправлению ситуации.
  • Обратиться к получателю информации, которая стала предметом несанкционированного раскрытия, и потребовать от него уничтожить или вернуть эту информацию.
  • Дать указание такому получателю не разглашать данную информацию в дальнейшем.
  • В зависимости от обстоятельств — уведомление лица, чья защищенная медицинская информация стала предметом несанкционированного разглашения.
  • Пересмотр и, при необходимости, исправление любых политик или процедур школьного округа Миннетонка № 276, которые непосредственно привели к несанкционированному раскрытию информации или способствовали ему.
  1. Сотрудники школьного округа Миннетонка № 276, которым стало известно о вредных последствиях нарушения конфиденциальности, должны уведомить об этом сотрудника, ответственного за вопросы конфиденциальности.
     
  2. Специалист по вопросам конфиденциальности, проконсультировавшись с юрисконсультом, примет разумные меры по исправлению ситуации.
     
  3. Школьный округ Миннетонка № 276 обязуется не прибегать к запугиванию, угрозам, принуждению, дискриминации или иным мерам возмездия в отношении сотрудников или других лиц, которые могут:
  • Подайте жалобу в Министерство здравоохранения и социальных служб.
  • Давать показания, оказывать содействие или принимать участие в расследовании, проверке соблюдения требований, судебном разбирательстве или слушании, связанных с использованием или раскрытием медицинской информации пациента (PHI).
  • Выступать против любых действий или практик, связанных с использованием или раскрытием медицинской информации о пациенте.

Ссылка: §164.530(f)

Дата вступления в силу: 22 апреля 2004 г.
Дата вступления в силу: 14 апреля 2004 г.


 

ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Положение № 425.4 HIPAA — Дисциплинарные меры в отношении сотрудников

Дисциплинарные меры в отношении сотрудников

Цель: Установить порядок сообщения о случаях несоблюдения политики и процедур в области конфиденциальности школьного округа Миннетонка № 276, а также предусмотреть меры наказания за их несоблюдение

Политика: Школьный округ Миннетонка № 276 обязуется применять санкции, насколько это практически возможно, в случаях использования или раскрытия защищенной медицинской информации (PHI) с нарушением требований Правил о конфиденциальности, политик и процедур школьного округа Миннетонка № 276 или любого применимого законодательства со стороны сотрудников школьного округа Миннетонка № 276 или его деловых партнеров.

Порядок действий:

  1. Все сотрудники школьного округа Миннетонка № 276 обязаны соблюдать установленные правила, стандарты и процедуры. Нарушение этих правил является основанием для принятия мер дисциплинарного воздействия, вплоть до увольнения, а также для применения профессиональных дисциплинарных мер и привлечения к гражданской или уголовной ответственности.
     
  2. О любом случае несанкционированного разглашения информации со стороны школьного округа Миннетонка № 276 или любого из его деловых партнеров, обнаруженном любым сотрудником школьного округа Миннетонка № 276, необходимо незамедлительно сообщать ответственному за вопросы конфиденциальности.
     
  3. Специалист по вопросам конфиденциальности будет рассматривать жалобы, поступающие из внешних источников, касающиеся нарушений политики и процедур в области конфиденциальности.
     
  4. Все жалобы или ситуации, связанные с предполагаемыми нарушениями, будут расследованы с учетом тяжести и умысла нарушителя.
     
  5. Будет применяться следующий график санкций:
     
    1. Если со стороны сотрудника не было умышленного нарушения, вопрос о проведении обучения по данной политике будет решать сотрудник, ответственный за вопросы конфиденциальности.
       
    2. В случае повторного нарушения данного правила тем же сотрудником сотрудник по вопросам конфиденциальности инициирует дисциплинарное разбирательство в школьном округе Миннетонка № 276.
       
    3. В случае выявления фактов умышленного нарушения сотрудником политики и процедур в области конфиденциальности к нему будут применены дисциплинарные меры, предусмотренные школьным округом Миннетонка № 276, вплоть до увольнения.
       
  6. В случае подозрения в умышленном нарушении политики и процедур в области конфиденциальности необходимо немедленно уведомить об этом сотрудника, ответственного за вопросы конфиденциальности.

Ссылка: §§164.502(j)(1); 164.502(j)(2); 164.530(e)(1); 164.530(e)(2); 164.530(g); 164.530(j)

Дата вступления в силу: 22 апреля 2004 г.
Дата вступления в силу: 14 апреля 2004 г.


 

ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Положение № 425.5 HIPAA — Обучение персонала

Обучение персонала

Цель: Все соответствующие сотрудники школьного округа Миннетонка № 276 должны владеть необходимыми знаниями и уметь последовательно применять политику и процедуры по обеспечению конфиденциальности в своей повседневной работе.

Политика: Всесоответствующие сотрудники школьного округа Миннетонка № 276 должны пройти обучение и быть осведомлены о политиках и процедурах в области конфиденциальности, а также уметь выполнять свои повседневные обязанности в соответствии с этими политиками и процедурами.

Порядок действий:

  1. Все сотрудники, на которых распространяются соответствующие требования, должны пройти учебную программу, разработанную специалистом по вопросам конфиденциальности, в течение 60 дней с момента приема на работу в школьный округ Миннетонка № 276.
     
  2. Специалист по вопросам конфиденциальности отвечает за обеспечение участия соответствующего сотрудника в программе обучения, а также за надлежащее ведение документации в личном деле сотрудника.
     
  3. Обучение будет включать в себя, в частности, следующие темы:
     
    1. Обзор политики и процедур в области конфиденциальности школьного округа Миннетонка № 276.
       
    2. Применимость политик и процедур к служебным обязанностям сотрудников.
       
    3. Знание всех документов, касающихся конфиденциальности, таких как договоры с деловыми партнерами и разрешения.
       
    4. Знание мер дисциплинарного взыскания, применяемых к сотрудникам за нарушение политики и процедур в области конфиденциальности.
       
    5. Процедура подачи жалоб и претензий.
       
    6. Права отдельных сотрудников в отношении использования и раскрытия их защищенной медицинской информации.
       
    7. Подпись сотрудника на бланке подтверждения прохождения обучения.
       
  4. Соответствующая документация по обучению будет храниться в личном деле каждого сотрудника и вестись отделом кадров.
     
  5. Данный учебный курс будет ежегодно обновляться сотрудником, ответственным за вопросы конфиденциальности, с целью учета последних изменений в законодательстве (федеральном и штатном), а также отражения любых изменений в политиках и процедурах организации.
     
  6. Каждый учебный модуль будет учитывать необходимые различия в законодательстве штатов в соответствии с требованиями положения о конфиденциальности.

Ссылка: §164.530(b)

Дата вступления в силу: 22 апреля 2004 г.
Дата вступления в силу: 14 апреля 2004 г.


 

ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Положение № 425.6 HIPAA — Процедура рассмотрения жалоб и претензий

Процедура подачи жалоб и претензий

Цель: Обеспечить механизм, с помощью которого граждане могут подавать жалобы, касающиеся нарушения конфиденциальности, и добиваться принятия соответствующих мер.

Политика: Школьный округ Миннетонка № 276 обеспечит порядок рассмотрения жалоб сотрудников, который позволит им подавать жалобы и своевременно получать ответы на свои обращения.

Порядок действий:

  1. Все индивидуальные жалобы, касающиеся нарушения конфиденциальности, должны направляться сотруднику по вопросам конфиденциальности в письменной форме. Заявитель имеет право подать жалобу в течение 180 дней с момента, когда ему стало известно или должно было стать известно о совершении действия или бездействии, за исключением случаев, когда государственные органы отменяют этот срок.
     
  2. Вся документация по данному инциденту будет храниться у ответственного за вопросы конфиденциальности, включая сведения о затронутой защищаемой медицинской информации, а также о том, какие другие организации, подпадающие под действие законодательства, и деловые партнеры оказались затронутыми. Ответственный за вопросы конфиденциальности примет надлежащие меры в отношении деловых партнеров и других организаций, подпадающих под действие законодательства, если жалоба касается действий или бездействия этих субъектов.
     
  3. Специалист по вопросам конфиденциальности определит, имело ли место нарушение политики и процедур в области конфиденциальности, и при необходимости с помощью юрисконсульта определит надлежащие меры реагирования в отношении заявителя.
     
  4. Специалист по вопросам конфиденциальности определит необходимость внесения изменений в действующие политики и процедуры, пересмотра операционных обязанностей или разработки новых политик и процедур.
     
  5. Специалист по вопросам конфиденциальности ответит на все жалобы в течение 30 дней и закроет дело, указав принятые меры и соответствующие даты.
     
  6. Если заявитель обратился в Министерство здравоохранения и социальных служб (HHS) в соответствии с положениями о конфиденциальности, сотрудник, ответственный за вопросы конфиденциальности, проведет все необходимые расследования и обеспечит переписку с государственным органом.
     
  7. Если жалоба требует применения мер дисциплинарного взыскания в отношении сотрудников за нарушение правил и процедур школьного округа Миннетонка № 276, просьба руководствоваться правилами и процедурами о дисциплинарных взысканиях в отношении сотрудников для принятия соответствующих мер.
     
  8. Все жалобы, касающиеся конфиденциальности, будут фиксироваться с указанием как минимум следующей информации:
     
    1. Идентификационные данные заявителя,
       
    2. Место происшествия,
       
    3. Дата получения,
       
    4. Затронута защищенная медицинская информация,
       
    5. Описание действий, которые, как считается, нарушают их право на неприкосновенность частной жизни,
       
    6. Любые затронутые организации или деловые партнеры,
       
    7. Следственные действия и их результаты,
       
    8. Меры, принятые для рассмотрения жалобы,
       
    9. Ведение документации о всех необходимых дисциплинарных мерах в отношении сотрудников, а также
       
    10. Если в адрес секретаря поступила жалоба, сотрудник по вопросам конфиденциальности будет хранить всю переписку с данной организацией в деле по данной жалобе.
       
  9. Школьный округ Миннетонка № 276 заведет журнал жалоб для целей документирования.
Ссылка:
§§160.306; 160.310(b); 160.312;
164.530(a)(1)(ii); 164.530(d); 164.530(g);
164.520(b)(vi); 164.524(d)(2)(iii); 164.526(d)(iv)
 
Дата вступления в силу: 22 апреля 2004 г.
Дата вступления в силу: 14 апреля 2004 г.

 

 

ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Правило № 425.7 HIPAA — Учет случаев раскрытия информации

Учет раскрываемой информации

Цель: Определить обязанности школьного округа Миннетонка № 276 в отношении выполнения запросов о предоставлении отчета обо всех случаях использования и раскрытия защищенной медицинской информации (PHI).

Политика: По запросу физического лица или его личного представителя школьный округ Миннетонка № 276 предоставит заявителю отчет обо всех случаях раскрытия информации в соответствии с настоящей политикой. Речь идет о любом раскрытии защищенной медицинской информации (PHI) о данном физическом лице, произведенном школьным округом Миннетонка № 276 или его деловым партнером 14 апреля 2003 года или позднее.

Порядок действий:

  1. Физическое лицо или его законный представитель вправе запросить отчет о всех случаях раскрытия его медицинской информации (PHI). Любому лицу, обратившемуся в школьный округ Миннетонка № 276 с целью получения такого отчета, будет предложено подать запрос в письменной форме.
     
  2. По получении письменного запроса о предоставлении отчета о раскрытии информации школьный округ Миннетонка № 276 обязан предоставить заявителю отчет о раскрытии информации за шестилетний (6-летний) период, непосредственно предшествующий дате подачи запроса. Школьный округ Миннетонка № 276 предоставляет отчет за период менее шести (6) лет только в том случае, если шестилетний (6-летний) период включает даты до 14 апреля 2003 года или в запросе указан более короткий период.

    Школьный округ Миннетонка № 276 не обязан предоставлять лицу отчет о случаях раскрытия медицинской информации, которые были осуществлены в следующих целях:
     
    • Для осуществления операций, связанных с лечением, оплатой и оказанием медицинской помощи (TPO).
       
    • Каждому человеку.
       
    • В соответствии с разрешением
       
    • в целях обеспечения национальной безопасности или в разведывательных целях;
       
    • В исправительные учреждения.
       
    • Любое раскрытие информации, имевшее место до 14 апреля 2003 года.
       
  3. Школьный округ Миннетонка № 276 обязан предоставить лицу письменный отчет, содержащий всю следующую информацию в отношении каждого случая раскрытия данных, осуществленного школьным округом Миннетонка № 276 или любым из его деловых партнеров в течение отчетного периода (шесть лет с даты подачи запроса лицом, если только лицо не запросит более короткий срок):
  • Дата раскрытия информации;
     
  • Наименование организации или фамилия и имя лица, получившего ПИЗ, а также, если известно, адрес такой организации или этого лица;
     
  • Краткое описание раскрываемой медицинской информации; и
     
  • Один из следующих вариантов, в зависимости от ситуации:
     
  • Краткое изложение цели раскрытия информации, которое в достаточной мере информирует лицо об основаниях для такого раскрытия; или
     
  • Копия письменного запроса (при наличии) от министра здравоохранения и социальных служб («Запрос министра») о проведении расследования или установлении факта соблюдения школьным округом Миннетонка № 276 Правил о конфиденциальности (если такой запрос министра касается раскрытия информации в установленном порядке в течение отчетного периода); или
  1. В течение десяти (10) дней с момента получения школьным округом Миннетонка № 276 письменного запроса о предоставлении отчета школьный округ Миннетонка № 276 обязан предоставить лицу один из следующих документов:
    • Письменный отчет, как описано выше.
       
    • Если школьный округ Миннетонка № 276 не сможет предоставить письменный отчет в течение десяти (10) дней с момента получения им письменного запроса от физического лица, то необходимо представить письменное объяснение причин задержки и указать дату, к которой школьный округ Миннетонка № 276 предоставит отчет (которая ни при каких обстоятельствах не может быть позднее девяноста (90) дней с даты получения школьным округом Миннетонка № 276 первоначального письменного запроса пациента).
       
  2. Школьный округ Миннетонка № 276 обязан хранить все письменные отчеты, составленные им в соответствии с настоящей политикой, а также все письменные ответы, предоставленные им физическим лицам, в течение шести (6) лет с даты составления соответствующего отчета или ответа.
     

Ссылка: §§ 164.508; 164.512; 164.528; 164.530(j)

Дата вступления в силу: 22 апреля 2004 г.
Дата вступления в силу: 14 апреля 2004 г.


 

ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Правило № 425.8 HIPAA — Просмотр и копирование

Просмотреть и скопировать

Цель: Разработать рекомендации, касающиеся права физического лица на ознакомление со своей защищенной медицинской информацией или на ее копирование.

Политика: Школьный округ Миннетонка № 276 предоставляет лицам право на ознакомление со своей защищенной медицинской информацией и ее копирование, если это не запрещено настоящей политикой или законодательством. Школьный округ Миннетонка № 276 вправе отказать в доступе к защищенной медицинской информации в случаях, предусмотренных настоящей политикой или законодательством, однако предоставляет лицу право обжаловать такой отказ.

Порядок действий:

  1. Школьный округ Миннетонка № 276 предоставляет возможность любому лицу ознакомиться со своей защищенной медицинской информацией и сделать её копию.
     
  2. В случае возникновения сомнений относительно того, имеет ли лицо право ознакомиться со своими данными или получить их копию, либо если есть опасения, что данное лицо не является тем, кому следует раскрывать эту информацию, следует обратиться к сотруднику, ответственному за вопросы конфиденциальности.
     
  3. Все запросы на копирование или ознакомление с личным делом должны быть удовлетворены в течение 10 дней с момента подачи запроса, если не было подано ходатайство о продлении срока. Продление срока дает дополнительные 30 дней на выполнение запроса при условии, что лицу будет предоставлено письменное заявление с объяснением причин задержки и указанием даты, к которой школьный округ Миннетонка № 276 выполнит запрос. Чтобы продление было действительным, оно должно быть предоставлено пациенту в течение первых 30 дней с момента получения запроса. На один запрос допускается только одно продление.
     
  4. Перед раскрытием любой конфиденциальной медицинской информации необходимо предоставить подписанную форму согласия с подписью сотрудника.
     
  5. Школьный округ Миннетонка № 276 предоставит только минимальный объем запрашиваемой информации в формате, согласованном обеими сторонами.
     
  6. Лицу может быть предоставлено краткое изложение запрашиваемой информации, если оно заранее даст согласие на такое изложение или разъяснение, а также на уплату любых сборов, взимаемых за предоставление такого изложения или разъяснения.
     
  7. Сборы, взимаемые с физического лица за копирование или ознакомление с медицинской документацией (при необходимости), ограничиваются следующими суммами:
     
    1. Фактическая стоимость расходных материалов для копирования и затраты на оплату труда, связанные с копированием.
       
    2. Стоимость доставки (при отправке по почте).
       
    3. Расходы на подготовку каких-либо пояснений или составление резюме.
       
  8. Все запросы на ознакомление и копирование будут храниться в личном деле сотрудника вместе с содержанием соответствующей медицинской информации, а также указанием должности и фамилии лица, ответственного за прием и обработку таких запросов.

Ссылка: §164 .524

Дата вступления в силу: 22 апреля 2004 г.
Дата вступления в силу: 14 апреля 2004 г.
 

 

ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Положение № 425.9 HIPAA — Запрос на внесение изменений

Запрос на внесение изменений

Цель: Разработать рекомендации, касающиеся права физического лица на подачу запроса об изменении своей защищенной медицинской информации.

Политика: Школьный округ Миннетонка № 276 разрешает лицам подавать запросы на внесение изменений в свою защищенную медицинскую информацию, если это не запрещено настоящей политикой или законодательством.

Порядок действий:

  1. Школьный округ Миннетонка № 276 рассмотрит запрос сотрудника об изменении его медицинской информации в течение 60 дней с момента получения запроса.
     
  2. Изменения, которые школьный округ Миннетонка № 276 внесет в PHI, будут включать, помимо прочего, следующие данные:
     
    1. Демографические данные пациентов.
       
    2. Информация о страховании.
       
  3. Если требование о 60-дневном сроке не может быть выполнено, отдел направит пациенту письменное объяснение причин задержки с указанием даты, к которой запрос будет удовлетворен. Это продлит срок еще на 60 дней.
     
  4. В случае внесения изменений в медицинскую информацию пациента (изменение демографических данных, дополнение демографической информации и т. п.) сотрудник своевременно уведомит пациента о внесении таких изменений. Кроме того, сотрудник сообщит пациенту, каким лицам или организациям будут переданы эти изменения.
     
  5. Все остальные организации, на которые повлияло изменение в PHI, как это определено школьным округом Миннетонка № 276 и доведено до сведения сотрудника, будут уведомлены об этом изменении. Также будут уведомлены лица и организации, указанные сотрудником. Сюда входят, в частности:
     
    1. Медицинские организации.
       
    2. Больницы, центры диагностической визуализации, амбулаторные центры.
       
    3. Коллекторские агентства.
       
    4. Компании, занимающиеся обработкой выписок.
       
    5. Затронутые страховые компании.

      Если школьный округ Миннетонка № 276 получит уведомление от другого субъекта, подпадающего под действие закона, о внесении изменений в медицинскую информацию пациентов (PHI), он внесет эти изменения в личное дело сотрудника в соответствии с пунктом 164.526(e).
       
  6. Если запрос на внесение изменений касается данных, не указанных в пункте (2) выше, сотруднику будет предложено обратиться к источнику медицинской информации о пациенте (PHI). Школьный округ Миннетонка № 276 направит сотрудника обратно в больницу, к деловому партнеру или иной соответствующей третьей стороне для подачи запроса на внесение изменений в его медицинскую информацию о пациенте (PHI). Примеры таких случаев могут быть следующими:
     
    1. Изменения в формах согласия: больница, деловой партнер или центр, в котором было оформлено согласие.
       
    2. Внесение изменений в медицинские карты или диагностические заключения: больницы или медицинские учреждения, в зависимости от ситуации.
       
  7. Если, несмотря на все вышесказанное, школьный округ Миннетонка № 276 получит запрос на внесение изменений в медицинскую информацию сотрудника, при этом ни один из вышеперечисленных случаев не будет иметь место, и вероятность отказа представляется высокой, об этом следует уведомить сотрудника, ответственного за вопросы конфиденциальности.
     
  8. В соответствии с положениями, отказ в удовлетворении запроса может быть вынесен только в том случае, если установлено, что затронутая медицинская информация:
     
    1. Не было создано школьным округом Миннетонка № 276.
       
    2. Эта информация не входит в установленный набор данных.
       
    3. Является точным и полным.
       
  9. В случае подачи заявления о несогласии школьный округ Миннетонка № 276 после получения уведомления от делового партнера будет прилагать эту информацию к любому будущему раскрытию PHI, к которому относится данное несогласие. Если заявление о несогласии не было подано, запрос на внесение изменений и отказ будут прилагаться к любому будущему раскрытию PHI, связанному с данным несогласием, только в том случае, если лицо само обратилось с такой просьбой.
     
  10. Все вышеперечисленные действия, связанные с подачей возражения деловым партнером, будут осуществляться при содействии сотрудника, ответственного за вопросы конфиденциальности.

Ссылка: §164.524

Дата вступления в силу: 22 апреля 2004 г.
Датавступления процедуры в силу: 14 апреля 2004 г.


 

ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Положение № 425.10 HIPAA — Запрос конфиденциальной информации

Запрос конфиденциальной информации

Цель: Разработать рекомендации, касающиеся права физического лица требовать предоставления защищенной медицинской информации посредством конфиденциальной связи.

Политика: Школьный округ Миннетонка № 276 разрешает лицам запрашивать передачу медицинской информации (PHI) посредством конфиденциальной связи в соответствии со стандартами конфиденциальности.

Порядок действий:

  1. Школьный округ Миннетонка № 276 рассмотрит запрос сотрудника о конфиденциальном порядке передачи информации (с использованием альтернативных адресов или средств связи), обратившись к деловому партнеру. Школьный округ Миннетонка № 276 не будет напрямую рассматривать запросы подобного рода от физических лиц, касающиеся раскрытия их защищенной медицинской информации (PHI).
     
  2. После подачи запроса о конфиденциальном общении школьный округ Миннетонка № 276 будет действовать в соответствии с указаниями делового партнера.
     
  3. Школьный округ Миннетонка № 276 будет следовать всем указаниям делового партнера, чтобы обеспечить соблюдение требований законодательства о конфиденциальности:
     
    1. Школьный округ Миннетонка № 276 может попросить сотрудника подать письменный запрос о конфиденциальном общении. Запись об этом запросе будет храниться в школьном округе Миннетонка № 276 и занесена в личное дело сотрудника. От сотрудника не может требоваться объяснение причин подачи такого запроса.
       
    2. Школьный округ Миннетонка № 276 определит обоснованность запроса с точки зрения административной сложности. Школьный округ Миннетонка № 276 будет следовать всем указаниям сотрудника относительно альтернативных способов связи с ним. Сотрудники должны направлять все запросы сотруднику по вопросам конфиденциальности.

Ссылка: §164.522(b); 164.502(h)

Дата вступления в силу: 22 апреля 2004 г.
Датавступления процедуры в силу: 14 апреля 2004 г.


 

ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Положение № 425.11 HIPAA — Запрос об ограничении раскрытия информации

Запрос об ограничении раскрытия информации

Цель: Разработать рекомендации, касающиеся права физического лица запрашивать ограничения на раскрытие медицинской информации (PHI) в целях лечения, оплаты и организации медицинского обслуживания.

Политика: Школьный округ Миннетонка № 276 разрешает лицам подавать запросы об ограничении раскрытия медицинской информации (PHI) в целях лечения, оплаты и оказания медицинских услуг в соответствии со стандартом конфиденциальности.

Порядок действий:

  1. Школьный округ Миннетонка № 276 примет решение по запросу сотрудника об ограничении раскрытия медицинской информации (PHI) только после перенаправления данного запроса или направления сотрудника к деловому партнеру для утверждения запроса.
     
  2. Школьный округ Миннетонка № 276 будет действовать в соответствии с указаниями делового партнера после того, как тот рассмотрит запрос об ограничении раскрытия информации.
     
  3. Школьный округ Миннетонка № 276 будет следовать всем указаниям делового партнера, с тем чтобы обеспечить соблюдение требований положения о конфиденциальности в соответствии с пунктами 164.522(a) и 164.510(b), как это определено сотрудником по вопросам конфиденциальности школьного округа Миннетонка № 276. Minnetonka ISD #276 зафиксирует все ограничения на раскрытие информации в личном деле сотрудника. Сам запрос на ограничение раскрытия информации в данном случае не будет предоставлен никакой внешней стороне, если только это не предписано деловым партнером. Minnetonka ISD #276 будет передавать только необходимую пересмотренную PHI всем соответствующим внешним сторонам, с которыми она взаимодействует, включая: коллекторские агентства, компании по обработке выписок, страховые компании и т. д.
     
  4. Школьный округ Миннетонка № 276 будет непосредственно удовлетворять запросы об ограничении раскрытия информации, касающейся:
     
    1. Лицо, подающее запрос на ограничение, просит ограничить передачу платежной и демографической информации третьим сторонам, если это не повлияет на возмещение расходов (т. е. выписки или счета пациентов будут отправляться только по определенному адресу и т. п.). После этого бухгалтерский отдел школьного округа Миннетонка № 276 обеспечит, чтобы третьим сторонам, таким как коллекторские агентства и компания по обработке выписок, передавалась только необходимая информация. Сам запрос на ограничение раскрытия информации не будет передаваться напрямую каким-либо внешним сторонам, за исключением случаев, когда это предписано деловым партнером или сотрудником.

      Если обе стороны — Minnetonka ISD #276 и сотрудник — согласны с ограничением раскрытия информации, это будет зафиксировано в личном деле сотрудника.
       
  5. Если сотрудник подает запрос на отмену ограничения на раскрытие информации, не относящейся к данным, указанным в пункте 4 выше, этот запрос будет перенаправлен деловому партнеру. После этого школьный округ Миннетонка № 276 будет действовать в соответствии со всеми указаниями делового партнера, как того требует положение о конфиденциальности 164.522(a)(2). Документация об отмене ограничения будет храниться в личном деле сотрудника.
     
  6. Если сотрудник подаст запрос на отмену ограничения на раскрытие информации о защищенных медицинских данных (PHI), указанного в пункте 4 выше, школьный округ Миннетонка № 276 запросит у сотрудника письменное заявление об отмене, а документация об этом ограничении будет помещена в личное дело сотрудника.

Ссылка: §164.522(a)

Дата вступления в силу: 22 апреля 2004 г.
Дата вступления в силу: 14 апреля 2004 г.


 

ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Правило № 425.12 HIPAA — Минимально необходимая информация

Минимально необходимая информация

Цель: Разработать рекомендации по ограничениям, касающимся объема медицинской информации (PHI), доступной физическим лицам в школьном округе Миннетонка № 276.

Политика: Школьный округ Миннетонка № 276 предоставляет доступ только к тому минимальному объему медицинской информации, который необходим сотруднику для выполнения поставленных задач или обязанностей.

Порядок действий:

  1. Школьный округ Миннетонка № 276 будет передавать различным подразделениям и категориям сотрудников только тот объем медицинской информации (PHI), который необходим для выполнения поставленных перед ними задач. Сотрудники будут иметь доступ к следующей информации, необходимой для выполнения их служебных обязанностей:
     
    1. Демографические данные пациентов.
       
    2. Информация о форме заявления о выплате страхового возмещения и приложения.
       
    3. Отчеты и медицинские записи, полученные от делового партнера и учреждений, подпадающих под действие закона, которые необходимы для кодирования и выставления счетов сторонним плательщикам.
       
    4. Разъяснение выплат и другая корреспонденция с третьими лицами, выступающими в качестве плательщиков, включая органы по выплате компенсаций работникам, автомобильные страховые компании и т. д.
       
    5. Переписка с сотрудниками по вопросам возмещения расходов.
       
    6. Корреспонденция по банковским вкладам.
       
    7. Переписка по вопросам возмещения расходов от коллекторских агентств, компаний по обработке выписок и сторонних компаний, занимающихся кодированием

      Доступ к вышеуказанной информации будет предоставлен сотрудникам, в круг обязанностей которых входит подготовка, решение или осуществление мероприятий, связанных с возмещением расходов.
       
  2. Специалист по вопросам конфиденциальности будет иметь доступ к вышеуказанной информации для выполнения своих управленческих обязанностей и обязанностей, связанных с возмещением расходов, в рамках операций по оплате и оказанию медицинских услуг от имени школьного округа Миннетонка № 276.
     
  3. В случае возникновения ситуации, когда доступ к медицинской информации пациента (PHI) вызывает сомнения, об этом будет уведомлен сотрудник, ответственный за вопросы конфиденциальности, и будет принято решение о том, какую часть PHI необходимо предоставить сотруднику для ознакомления. Если возникнут вопросы относительно доступа, будет запрошена консультация юриста.
     
  4. В случае подозрения в умышленном нарушении принципа сбора только необходимой информации со стороны одного или нескольких сотрудников об этом будет уведомлен сотрудник, ответственный за вопросы конфиденциальности. В зависимости от масштаба и умысла нарушения будут применены меры дисциплинарного воздействия в соответствии с действующими правилами и процедурами.

Ссылка: §164.502(b); 164.514(d)

Дата вступления в силу: 22 апреля 2004 г.
Датавступления процедуры в силу: 14 апреля 2004 г.


 

ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Положение № 425.13 HIPAA — Представитель персонала

Личный представитель

Цель: Разработать рекомендации по раскрытию информации о здоровье пациентов (PHI) самим пациентам и лицам, назначенным их личными представителями.

Политика: Школьный округ Миннетонка № 276 разрешает раскрытие медицинской информации (PHI) самим заинтересованным лицам или лицам, назначенным в качестве их законных представителей в соответствии с законодательством.

Порядок действий:

  1. Школьный округ Миннетонка № 276 разрешит передачу медицинской информации (PHI) самому лицу, в отношении которого она была собрана.
     
  2. Конфиденциальная медицинская информация (PHI), предоставляемая физическому лицу сотрудником школьного округа Миннетонка № 276, будет ограничиваться данными, содержащимися в личном деле данного сотрудника. Сюда входят, в частности: демографические данные пациента, информация о страховке, состояние счета сотрудника, финансовая информация и статус возмещения по счету, а также перечень оказанных услуг. По вопросам, касающимся клинических отчетов, диагнозов и других аспектов медицинской документации, физическое лицо будет направлено к деловому партнеру или иной организации в зависимости от ситуации.
     
  3. Для подтверждения личности лица перед предоставлением какой-либо медицинской информации (PHI) или данных учетной записи по телефону или иным способом будут запрошены следующие данные:
    1. Дата рождения, или
       
    2. Номер социального страхования, а также
       
    3. Дата оказания соответствующей услуги.

      Если личность не может быть подтверждена с помощью указанных средств, информация не будет предоставлена.
       
  4. Личным представителям будет предоставляться медицинская информация о пациенте (PHI) или данные о счете физического лица исключительно в соответствии с положениями пункта 164.502(g) и при наличии надлежащего подписанного документа, подтверждающего полномочия. Если в соответствии с законодательством штата лицо уполномочено действовать от имени физического лица, являющегося:
     
    1. Взрослый или эмансипированный несовершеннолетний,
       
    2. Умершее физическое лицо,
       
    3. Если речь идет об уполномоченном представителе в соответствии с законодательством штата, то медицинская информация (PHI) или данные учетной записи будут предоставляться указанным выше личным представителям только при наличии соответствующих документов и только в том объеме, который указан в пункте 2 выше.
       
  5. Если у сотрудника возникнут вопросы относительно целесообразности передачи какой-либо защищенной медицинской информации (PHI) или данных учетной записи назначенному личному представителю, об этом следует уведомить сотрудника, ответственного за вопросы конфиденциальности.

Ссылка: §§164.502(g); 164.524; 164.528; 164.510(b)

Дата вступления в силу: 22 апреля 2004 г.
Дата вступления в силу: 14 апреля 2004 г.


 

ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Правило № 425.14 HIPAA — Деловые партнеры

Деловые партнеры

Цель: Обеспечить заключение договоров с деловыми партнерами — организациями, выполняющими от имени школьного округа Миннетонка № 276 функции, связанные с использованием защищенной медицинской информации (PHI).

Политика: Школьный округ Миннетонка № 276 заключает договоры с деловыми партнерами со всеми физическими и юридическими лицами, которые используют и имеют доступ к медицинской информации о пациентах (PHI) в целях выполнения работ от имени школьного округа Миннетонка № 276.

Порядок действий:

  1. Прилагаемый договор с деловым партнером будет использоваться для заключения договорных соглашений со всеми внешними организациями, выполняющими для школьного округа Миннетонка № 276 (Minnetonka ISD #276) функции, связанные с использованием или доступом к защищенной медицинской информации (PHI) физических лиц. В договор могут вноситься изменения только после его рассмотрения следующими должностными лицами: сотрудником по вопросам конфиденциальности или председателем совета школьного округа Миннетонка № 276.
     
  2. Все договоры с деловыми партнерами будут пересмотрены и подписаны руководителем того уровня, который будет сочтен целесообразным сотрудником по вопросам конфиденциальности.
     
  3. Копия договора с деловым партнером будет храниться в административном отделе школьного округа Миннетонка № 276.
     
  4. Если сотрудник школьного округа Миннетонка № 276 (Minnetonka ISD #276) заподозрит нарушение договора о сотрудничестве со стороны делового партнера, он должен обратиться к ответственному за вопросы конфиденциальности, который примет необходимые меры в соответствии с положениями пункта 164.504(e)(1)(ii).
     
  5. В случае возникновения вопросов относительно необходимости заключения договора с деловым партнером об этом будет уведомлен сотрудник, ответственный за вопросы конфиденциальности, который определит статус делового партнера в соответствии с определением, приведенным в пункте 160.103.
     
  6. В случае если школьному округу Миннетонка № 276 будет предложено заключить договор о сотрудничестве с другим субъектом, подпадающим под действие закона, или иной организацией, ответственность за рассмотрение всех запросов и заключение договоров будет возложена на сотрудника, ответственного за вопросы конфиденциальности. После подписания школьным округом Миннетонка № 276 договора о сотрудничестве все сотрудники, взаимодействующие с данным партнером, должны будут ознакомиться с положениями такого договора и соблюдать их.

Ссылка: §§ 164.504(f); 164.510(b)(2); 164.510; 164.504(e)

Дата вступления в силу: 22 апреля 2004 г.
Дата вступления в силу: 14 апреля 2004 г.


 

ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Правило № 425.15 HIPAA — Разрешения и формы разрешений

Разрешения и формы разрешений

Цель: Получение авторизации от сотрудника в случае необходимости.

Политика: Школьный округ Миннетонка № 276 обязуется получать от каждого лица письменное разрешение, подписанное и датированное им самим, на любое использование или раскрытие защищенной медицинской информации, которое не связано с оплатой, лечением или организацией медицинского обслуживания и не подпадает под исключения, предусмотренные государственной политикой, перечисленные в §164.512.

Порядок действий:

  1. Все сотрудники школьного округа Миннетонка № 276 обязаны использовать соответствующую форму разрешения на раскрытие защищенной медицинской информации, приведенную в настоящей политике. Разрешение не может быть размещено на одной странице с каким-либо другим документом.
     
  2. Сотрудник будет использовать прилагаемые формы разрешения как для внутреннего использования защищенной медицинской информации, так и для ее передачи третьим лицам. В форму разрешения будет включена следующая информация, однако ее содержание не ограничивается перечисленным ниже:
     
    1. Описание информации, которая будет использоваться или раскрываться,
       
    2. Указание лица (лиц), уполномоченного (уполномоченных) осуществлять запрашиваемое использование или раскрытие,
       
    3. Срок действия или событие, имеющее отношение к данному лицу, целям использования или раскрытия,
       
    4. Указание на право физического лица отозвать разрешение,
       
    5. Подпись сотрудника и дата подписания,
       
    6. Текст должен быть написан простым и понятным языком.
       
  3. На бланке разрешения должны быть указаны подпись сотрудника и дата подписания. Для того чтобы разрешение считалось действительным, все разделы бланка должны быть заполнены.
     
  4. Если пациент откажется подписать документ, в случае необходимости вмешается сотрудник по вопросам конфиденциальности.
     
  5. Копия заполненной формы разрешения будет передана сотруднику.
     
  6. Разрешение действует только в отношении одного конкретного случая (использования или раскрытия), поэтому при необходимости любого другого обоснованного использования или раскрытия защищенной медицинской информации требуется новое подписанное разрешение.
     
  7. Сотрудник может отозвать свое согласие в любое время (принять решение не давать разрешения на использование и раскрытие данных). Отказ должен быть оформлен в письменном виде и храниться в личном деле сотрудника. Если согласие уже было получено и данные были использованы или раскрыты, необходимо уведомить об этом сотрудника, ответственного за вопросы конфиденциальности, в случае поступления отказа позже. Если данные еще не были использованы или раскрыты, все действия, связанные с их использованием и раскрытием, должны быть прекращены, а сотрудник, ответственный за вопросы конфиденциальности, должен быть уведомлен об отказе.
     
  8. Все запросы на раскрытие информации, требующие разрешения, будут направлены деловому партнеру для рассмотрения и утверждения. Школьный округ Миннетонка № 276 будет следовать инструкциям делового партнера после их получения.
     
  9. Разрешение на раскрытие медицинской информации о физическом лице не требуется в следующих случаях, включая, помимо прочего:
     
    1. Коллекторские агентства.
       
    2. Процессоры операций.
       
    3. Страховые компании и сторонние плательщики.
       
    4. Деловые партнеры.
       
    5. Компании по автострахованию.
       
    6. Клиринговые центры.
       
    7. Исключения, связанные с общественными интересами, перечисленные в положении о раскрытии информации, предусмотренном законодательством, в настоящем руководстве.
       
      1. Если возникают сомнения относительно необходимости получения разрешения, об этом следует уведомить сотрудника, ответственного за вопросы конфиденциальности.
         
      2. Разрешения будут храниться в бумажном виде в доступном месте, а их получение будет фиксироваться в документах. Документация должна включать:
        1. Сотрудник, делающий пометку.
           
        2. Почему была получена авторизация.
           
        3. Подтверждение получения действительного разрешения.
           
        4. Действия выполнены на основании полученного разрешения.
           
        5. Дата получения разрешения.

Ссылка: §§164.506)a); 164.512; 164.508(a–f); 164.520

Дата вступления в силу: 22 апреля 2004 г.
Датавступления процедуры в силу: 14 апреля 2004 г.


 

ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Правило № 425.16 HIPAA — Общее раскрытие информации с уведомлением

Общее раскрытие информации с уведомлением

Цель: Предоставить рекомендации относительно допустимых видов использования и/или раскрытия медицинской информации о пациенте (PHI).

Политика: Школьный округ Миннетонка № 276 использует и раскрывает защищенную медицинскую информацию (PHI) в целях лечения, оплаты и административной деятельности (TPO) в соответствии с настоящей политикой и Правилами о конфиденциальности.

Порядок действий:

  1. Правила о конфиденциальности разрешают школьному округу Миннетонка № 276 использовать и раскрывать медицинскую информацию участника программы (PHI) без предварительного получения от него разрешения на проведение программы TPO. Ниже приведены примеры использования и раскрытия медицинской информации участника программы (PHI):
     
    1. В связи с лечением, оплата медицинских услуг.
       
    2. Лечебная деятельность медицинского работника.
       
    3. Другая организация, подпадающая под действие закона, или поставщик медицинских услуг в отношении операций по оплате, осуществляемых организацией, получающей PHI.
       
    4. Другая организация, подпадающая под действие настоящего документа, в рамках медицинской деятельности организации, получающей PHI, при соблюдении всех следующих условий:
       
    5. Как школьный округ Миннетонка № 276, так и организация-получатель имеют или имели отношения с лицом, в отношении которого запрашивается защищенная медицинская информация;
       
    6. Данные о здоровье (PHI) относятся к таким отношениям; и
       
    7. Раскрытие информации осуществляется либо в целях выявления случаев мошенничества и злоупотреблений в сфере здравоохранения, либо в целях обеспечения соблюдения нормативных требований; либо
       
    8. Для любой из следующих целей:
       
      1. Проведение мероприятий по оценке и повышению качества, включая анализ результатов и разработку клинических рекомендаций.
         
      2. Проверка компетентности или квалификации медицинских работников, оценка эффективности работы врачей и поставщиков медицинских услуг, а также эффективности работы программ медицинского страхования.
Ссылка: §§ 164.502(a)(1); 164.506; 164.510;
           164,512; 164,532
 
Дата вступления в силу: 22 апреля 2004 г.
Датавступления процедуры в силу: 14 апреля 2004 г.


 

ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Правило № 425.17 HIPAA — Умершие лица

Умершие лица

Цель: Установить порядок передачи медицинской информации (PHI) или данных об учетной записи личным представителям умерших лиц.

Политика: Школьный округ Миннетонка № 276 разрешает раскрытие медицинской информации (PHI) или данных учетной записи умершего лица его личному представителю в соответствии с положениями о конфиденциальности, изложенными в §164.502.

Порядок действий:

  1. Школьный округ Миннетонка № 276 разрешает выдачу документов личному представителю умершего лица только при наличии соответствующих документов, подтверждающих его статус.
     
  2. Прежде чем предоставить какую-либо информацию об учетной записи или медицинские данные, все сотрудники школьного округа Миннетонка № 276 должны получить документы, подтверждающие статус исполнителя завещания, администратора наследства или иные соответствующие полномочия на действия от имени умершего лица или его наследников.
     
  3. Все остальные запросы о предоставлении информации об умершем лице будут перенаправлены в соответствующую организацию.
     
  4. Если отсутствуют документы, подтверждающие статус исполнителя завещания или иные полномочия личного представителя на получение информации, сотрудник уведомит об этом сотрудника, ответственного за вопросы конфиденциальности.

Ссылка: §§164.502(f); 164.502(g)(4); 164.512(g)

Дата вступления в силу: 22 апреля 2004 г.
Датавступления процедуры в силу: 14 апреля 2004 г.


 

ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Правило № 425.18 HIPAA — Проверка запросов на предоставление защищенной медицинской информации (PHI)

Проверка запросов на предоставление медицинской информации

Цель: Установить порядок действий, в соответствии с которым лица, запрашивающие медицинскую информацию о пациентах (PHI), получают разрешение на ее получение.

Политика: Школьный округ Миннетонка № 276 разрешает раскрытие медицинской информации (PHI) или данных учетной записи физического лица самому этому лицу только после надлежащей и обоснованной проверки его личности.

Порядок действий:

  1. Сотрудники школьного округа Миннетонка № 276 предоставляют данные учетной записи или медицинскую информацию физическому лицу только после получения ответов на соответствующие контрольные вопросы:
     
    1. Дата рождения, или
       
    2. Номер социального страхования, а также
       
    3. Дата(ы) оказания соответствующей(их) услуги(и).
       
  2. Если речь идет о взрослом, обращающемся от имени несовершеннолетнего, необходимо получить следующую дополнительную информацию:
     
    1. Дата рождения ребенка,
       
    2. б. Фамилия и имя лица, обратившегося с запросом, а также его родственные связи с ребенком.
       
  3. Если данное лицо является назначенным личным представителем, необходимо соблюдать установленные правила и процедуры, касающиеся личных представителей.
     
  4. Предоставляемая физическому лицу информация о здоровье (PHI) будет ограничиваться данными, относящимися к процедурам возмещения расходов. Сюда входят, в частности: данные о страховке, демографические данные, статус заявки на возмещение, запросы о выплатах и оказанные услуги. Все запросы на предоставление клинической и иной информации будут перенаправляться в соответствующую организацию, откуда была получена данная информация о здоровье (PHI).
     
  5. Если лицо, запрашивающее PHI, является государственным должностным лицом, сотрудник уведомит об этом сотрудника по вопросам конфиденциальности, и его действия будут осуществляться в соответствии с пунктом 164.512(a). Раскрытие информации государственным должностным лицам без разрешения самого пациента допускается только при определенных обстоятельствах, включая, помимо прочего:
     
    1. Запрос от государственного служащего подается лично с предъявлением документа, подтверждающего его служебный статус.
       
    2. Если запрос подан в письменной форме на бланке соответствующего государственного органа.
       
    3. Если информация раскрывается лицу, действующему от имени государственного должностного лица, при наличии соответствующих документов, подтверждающих, что оно действует от имени государственного должностного лица.
       
    4. Если запрос подан в рамках судебного разбирательства, на основании ордера, повестки в суд, постановления или иного судебного документа, выданного большим жюри, судом или административным органом.
       
  6. Любые необходимые отчеты о раскрытии информации будут составляться в соответствии с политикой и процедурами по раскрытию информации.

Ссылка: §§ 164.514(h); 164.512(a); 164.512(f); 164.502(f); 164.510(b)

Дата вступления в силу: 22 апреля 2004 г.
Дата вступления в силу: 14апреля 2004 г.


 

ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Правило № 425.19 HIPAA — Использование и раскрытие информации; Работодатель/организатор плана

Использование и раскрытие информации: работодатель/организатор пенсионного плана

Цель: Для того чтобы школьный округ Миннетонка № 276 мог осуществлять проверку медицинской информации (PHI) в целях рассмотрения апелляций по страховым выплатам, проведения аудита страховых выплат и других административных целей без необходимости получения индивидуального разрешения, школьному округу Миннетонка № 276 следует внести изменения в документы самофинансируемого плана, включив в них положения, предусмотренные нормами о конфиденциальности

Политика: Школьный округ Миннетонка № 276 обязуется вносить изменения в документы плана в соответствии с требованиями законодательства о конфиденциальности и подтверждать факт внесения таких изменений до того, как план (или другие организации, подпадающие под действие данного законодательства) смогут раскрывать ему защищенную медицинскую информацию (PHI).

Порядок действий:

Школьный округ Миннетонка № 276 внесет изменения в документы своего самофинансируемого плана с целью включения в них следующих положений, предусмотренных нормами о конфиденциальности.

Каждый из перечисленных планов должен:

  1. Опишите, как организатор программы может (а в некоторых случаях обязан) использовать или раскрывать медицинскую информацию, подпадающую под действие закона о защите конфиденциальности (PHI). Такое использование и раскрытие не должны противоречить правилам конфиденциальности.
     
    1. Укажите, что организатор плана не будет использовать ПИЗ для каких-либо целей, не предусмотренных планом или не требуемых законом. План должен прямо запрещать организатору плана использовать или раскрывать ПИЗ при принятии решений, связанных с трудоустройством, или в связи с другими планами.
       
  2. Обязать организатора плана уведомлять администрацию плана в случае выявления фактов неправомерного использования или неправомерного разглашения медицинской информации.
     
  3. Обеспечить, чтобы физические лица имели надлежащий доступ к своей медицинской информации, а организатор плана вносил в нее необходимые изменения по запросу.
     
  4. Обязать организатора плана вести надлежащий учет случаев раскрытия информации о здоровье (PHI).
     
  5. Обязать организатора пенсионного плана предоставить Министерству здравоохранения и социального обеспечения (HHS) доступ к своим внутренним процедурам, бухгалтерским книгам и документации.
     
  6. Обязать организатора программы определить сотрудников (или категории сотрудников) и других лиц, имеющих доступ к защищенной медицинской информации (PHI), и ограничить доступ только этими сотрудниками и другими лицами.
     
  7. Создать механизм для решения вопросов, связанных с несоблюдением требований документации плана.
     
  8. Требовать от организатора программы обеспечить, чтобы агенты, включая субподрядчиков, которым он предоставляет ПИЗ, согласились с теми же ограничениями и условиями.
     
  9. Предусмотреть, что, если это возможно, организатор плана обязуется вернуть или уничтожить всю полученную от плана защищенную медицинскую информацию (PHI), когда она больше не будет необходима для достижения целей раскрытия.
     
  10. Организатор плана должен подтвердить, что в документы плана внесены надлежащие изменения, прежде чем план (или другие соответствующие организации) смогут раскрывать ему ПИЗ.

Ссылка: §164.504(b)(c); 164.504(f)(1-3);
          §164.508(a); 164.508(b)(4)(A-B); 164.514(g); 164.504(f)
164.528

Дата вступления в силу: 22 апреля 2004 г.
Дата вступления в силу: 14 апреля 2004 г.


 

ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ МИННЕТОНКА

Правило № 425.20 HIPAA — предусмотрено законом

Требуется по закону

Цель: Выявить случаи, в которых использование и раскрытие медицинской информации о физическом лице будет осуществляться без его согласия, разрешения или возможности выразить согласие или возражение.

Политика: Школьный округ Миннетонка № 276 разрешает раскрытие медицинской информации о пациенте (PHI) только при наличии согласия, разрешения или возможности для лица выразить свое согласие или возражение, если это соответствует требованиям раздела §164.512.

Порядок действий:

  1. Школьный округ Миннетонка № 276 разрешает использование или раскрытие медицинской информации о пациенте (PHI) без разрешения или согласия самого пациента по указанию делового партнера в следующих целях:
     
    1. Мероприятия в области общественного здравоохранения, описанные в §164.512(b)(1–2).
       
    2. Жертвы жестокого обращения, безнадзорности или домашнего насилия в соответствии с пунктом (c) статьи 164.512.
       
    3. В целях правоприменения в соответствии с § 164.512(f).
       
    4. Медицинская информация об умерших в соответствии с §164.512(g).
       
    5. Донорство органов или тканей в соответствии с §164.512(h)
       
    6. Исследовательские цели в соответствии с §164.512(i).
       
    7. Предотвращение серьезной угрозы здоровью или безопасности в соответствии с §164.512(j).
       
    8. Специализированные государственные функции в соответствии с §164.512 (k).

      Перед раскрытием информации будет проведена надлежащая проверка организации, запрашивающей PHI (пропуск, письмо на официальном бланке и т. д.). Эти «исключения в интересах общественности» предусмотрены законом, и решение о раскрытии PHI в таких случаях принимает деловой партнер. Все сотрудники школьного округа Миннетонка № 276 должны проконсультироваться с сотрудником по вопросам конфиденциальности, если они получают запросы на информацию от этих организаций. Вся соответствующая документация будет храниться в личном деле сотрудника в соответствии с политикой учета раскрытия информации.
       
  2. Школьный округ Миннетонка № 276 разрешает использование или раскрытие медицинской информации о пациенте без его разрешения или согласия в следующих случаях в соответствии с требованиями §164.512:
    1. В целях осуществления надзора в сфере здравоохранения. Школьный округ Миннетонка № 276 разрешает передачу медицинской информации (PHI) органу по надзору в сфере здравоохранения для осуществления деятельности, предусмотренной законом, в том числе:
       
      1. Аудиты.
         
      2. гражданские, административные или уголовные разбирательства или иски; а также
         
      3. К другим видам деятельности относятся надзор за системой здравоохранения, государственные программы социального обеспечения, в рамках которых медицинская информация имеет значение для определения права получателей на льготы, а также организации, подпадающие под действие государственных программ регулирования, для которых медицинская информация необходима в целях определения соответствия стандартам этих программ.
         
    2. В рамках судебных и административных разбирательств. Школьный округ Миннетонка № 276 разрешает раскрытие информации о здоровье пациента (PHI) в ходе любых судебных или административных разбирательств при наличии следующих доказательств:
       
      1. Постановление суда или административного трибунала (только информация, запрашиваемая в соответствии с постановлением).
         
      2. В случае получения повестки в суд, запроса о предоставлении доказательств или иного законного требования, не сопровождаемого судебным постановлением, школьный округ Миннетонка № 276 перенаправит такой запрос своему деловому партнеру.
         
    3. Компенсация работникам. Школьный округ Миннетонка № 276 будет раскрывать ПИЗ в той мере, в какой это необходимо для соблюдения законов, касающихся компенсации работникам или аналогичных программ, предусматривающих выплату пособий в связи с производственными травмами или заболеваниями независимо от вины.

      Все вышеуказанные запросы должен рассматривать сотрудник, ответственный за вопросы конфиденциальности. Такое раскрытие информации допускается исключительно в целях надзора за здравоохранением и не допускается в рамках расследований или иных мероприятий, в которых данное лицо является объектом расследования или мероприятия. Вся соответствующая документация о раскрытии будет храниться в личном деле сотрудника в соответствии с политикой учета раскрытия информации. Перед началом раскрытия PHI будет проведена соответствующая проверка личности.
       
  3. В любом случае будет раскрываться только минимально необходимый объем медицинской информации. В отношении организаций, перечисленных в пункте 2, запрашиваемая информация может считаться минимально необходимой.

Ссылка: §§164.501; 164.512; 164.502(b)(2)(iv);
164.514(d)(3)(iii)(A); 164.514(h)(1)

Дата вступления в силу: 22 апреля 2004 г.
Дата вступления в силу: 14 апреля 2004 г.