I. ЦЕЛЬ

Целью данной политики является установление процедур, связанных с ведением документации Совета школы и публикацией его официальных материалов.

II. ОБЩЕЕ ЗАЯВЛЕНИЕ О ПОЛИТИКЕ

Политика школьного округа заключается в хранении своих документов таким образом, чтобы они были доступны для ознакомления широкой общественности, а также в обеспечении публикации своих официальных протоколов в соответствии с законодательством.

III. ВЕДЕНИЕ ПРОТОКОЛОВ И УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1. Секретарь или уполномоченное им лицо ведет и хранит постоянные записи Совета, включая протоколы заседаний школьного совета и другие необходимые записи Совета. Все голосования, проводимые на заседаниях, которые должны быть открытыми для публики в соответствии с Законом штата Миннесота об открытых заседаниях, должны быть занесены в журнал, ведущийся для этой цели. Публичные записи, хранящиеся в округе, должны быть доступны для ознакомления членами общественности в течение обычных рабочих часов округа. Протоколы заседаний должны быть доступны для ознакомления в административных офисах округа после их утверждения Советом. Протоколы заседаний школьного совета должны быть утверждены или изменены Советом на последующем заседании, что должно быть отражено в официальном протоколе этого последующего заседания.
    
2. Записи закрытых заседаний
    
   1. Все закрытые заседания, за исключением тех, которые закрыты в соответствии с адвокатской тайной, должны записываться в электронном виде за счет округа. Записи закрытых заседаний должны производиться отдельно от записей открытых заседаний, если такие заседания записываются. Если заседание закрыто для обсуждения более одного вопроса, каждый вопрос должен записываться отдельно.
       
   2. Записи закрытых заседаний должны храниться округом в течение следующих сроков:
      1. Закрытые заседания, посвященные обсуждению стратегии ведения переговоров по трудовым вопросам, должны храниться в течение двух (2) лет после подписания контракта.
          
      2. Записи заседаний, закрытых для обсуждения вопросов безопасности, должны храниться не менее четырех (4) лет.
          
      3. Заседания, закрытые для обсуждения вопросов покупки или продажи имущества, должны храниться не менее восьми (8) лет после даты проведения заседания.
          
      4. Все остальные закрытые заседания должны храниться школьным округом в течение не менее трех (3) лет после даты проведения заседания.
          
      5. По истечении вышеуказанных сроков записи закрытых заседаний должны храниться в соответствии с Графиком хранения документов школьного округа.
          
   3. Записи закрытых заседаний классифицируются округом как защищенные непубличные данные, недоступные для общественности или любого субъекта данных, за следующими исключениями:

1. Записи совещаний по стратегии ведения трудовых переговоров классифицируются как общедоступные данные и предоставляются общественности после подписания округом всех трудовых договоров на текущий бюджетный период.
    
2. Записи заседаний, связанных с покупкой или продажей имущества, классифицируются как общедоступные данные и предоставляются общественности после того, как все обсуждавшееся на заседании недвижимое или личное имущество было куплено или продано, либо округ отказался от покупки или продажи.
    
3. Записи любых других закрытых заседаний подлежат засекречиванию и/или обнародованию в соответствии с постановлением суда.

4. Записи закрытых заседаний должны храниться отдельно от записей открытых заседаний, в той мере, в какой записи открытых заседаний хранятся округом, за исключением записей, которые были классифицированы как общедоступные данные, как указано в разделе III.B.3. выше. Записи закрытых заседаний, классифицированные как непубличные данные, также должны храниться в безопасном месте, отдельно от записей, классифицированных как общедоступные данные.
    
5. Записи закрытых заседаний должны храниться таким образом, чтобы можно было легко определить классификацию данных записи. Записи должны быть идентифицированы как минимум следующей информацией:

а. Дата закрытого заседания;

б. Основание, на котором было закрыто заседание (например: стратегия трудовых переговоров, покупка или продажа недвижимости, данные об образовании и т. д.); и

c. Классификация данных.

6. Записи закрытых заседаний, связанных со стратегией ведения трудовых переговоров и покупкой или продажей имущества, должны храниться и контролироваться таким образом, чтобы при наступлении события, влекущего за собой переклассификацию данных, как указано в разделе III.B.3. выше, записи переклассифицировались как общедоступные.

IV. ПУБЛИКАЦИЯ ОФИЦИАЛЬНЫХ ПРОТОКОЛОВ

1. Совет должен обеспечить публикацию своих официальных протоколов один раз в официальной газете округа в течение тридцати (30) дней после заседания, на котором были приняты эти протоколы; однако, если Совет проводит регулярные заседания не чаще одного раза в тридцать (30) дней, Совет не обязан публиковать протоколы до истечения десяти (10) дней после их утверждения Советом.
    
2. Опубликуемые протоколы должны быть достаточно полными, чтобы достоверно отражать ход заседания. Они должны содержать суть всех официальных решений, принятых Советом на любом очередном или внеочередном заседании, и, как минимум, должны включать тему предложения, имена лиц, выдвинувших и поддержавших предложение, список голосов каждого присутствующего члена Совета по данному предложению, характер предложенных резолюций, включая краткое описание их предмета, а также информацию о том, были ли они приняты или отклонены. Протоколы и постоянные записи Совета могут содержать более подробную информацию, чем требуется для публикации в официальных протоколах. Если протоколы еще не утверждены Советом, в публикуемых протоколах может быть отражен этот факт.
    
3. Опубликуемые материалы могут представлять собой краткое изложение основных элементов разбирательства и/или решений и других официальных действий Совета. Такое краткое изложение должно быть написано ясным и связным языком и, по возможности, не содержать технических или юридических терминов, которые не являются общеизвестными. При публикации резюме в публикации должно быть четко указано, что опубликованный материал является лишь резюме и что полный текст доступен для общественного ознакомления в административных офисах округа, а копия протоколов, за исключением приложений к протоколам, доступна бесплатно в офисах округа или по стандартной или электронной почте.