I. ЦЕЛЬ

1. Совет придерживается философии открытости в ведении своей деятельности, полагая, что открытость способствует созданию более качественных программ, повышению эффективности их администрирования и формированию организации, более чуткой к интересам общественности и менее подверженной влиянию частных интересов. Совет ведет свою деятельность, исходя из принципа открытости. В то же время Совет признает и уважает права частных лиц на неприкосновенность частной жизни, предусмотренные законом. Совет также признает, что существуют определенные исключения из Закона штата Миннесота об открытых заседаниях, признанные в законодательстве, когда было определено, что в ограниченных обстоятельствах общественным интересам лучше всего служит закрытие заседания Совета.
    
2. Цель данной политики заключается в предоставлении руководящих принципов, обеспечивающих право общественности присутствовать на заседаниях школьного совета, а также защищающих права личности на неприкосновенность частной жизни в соответствии с законом, и в проведении закрытых заседаний, когда этого требуют общественные интересы, признанные законом.

II. ОБЩЕЕ ЗАЯВЛЕНИЕ О ПОЛИТИКЕ

A. За исключением случаев, когда законом прямо предусмотрено иное, все заседания Совета открыты для публики.

B. Заседания являются закрытыми только в тех случаях, когда это прямо разрешено законом.

III. ОПРЕДЕЛЕНИЕ

«Заседание» означает собрание, на котором присутствует как минимум кворум или больше членов Совета, на котором члены обсуждают, принимают решения или получают информацию в качестве группы по вопросам, связанным с официальной деятельностью Совета. Этот термин также включает учебные сессии и слушания. Термин не включает случайные или социальные собрания.

IV. ПРОЦЕДУРЫ

A. Заседания

1. Регулярные собрания

Расписание регулярных заседаний Совета хранится в его главном офисе. Если Совет решает провести регулярное заседание в другое время или в другом месте, чем указано в расписании, он должен уведомить об этом так же, как и о проведении внеочередного заседания. Регулярные заседания включают «учебные сессии», в ходе которых Совет собирается для обсуждения вопросов или получения информации, даже если Совет не проводит официального голосования.

2. Специальные заседания

1. Внеочередное заседание — это заседание, созванное для решения конкретной задачи, часто в другое время и в другом месте, чем очередное заседание. В случае внеочередного заседания Совет должен разместить письменное уведомление о дате, времени, месте и цели заседания на главной доске объявлений округа. Действия Совета на внеочередном заседании ограничиваются вопросами, указанными в уведомлении.
    
2. Уведомление также должно быть отправлено по почте или иным способом доставлено каждому лицу, которое подало письменный запрос на получение уведомлений о специальных собраниях.
    
3. Данное уведомление должно быть размещено и отправлено по почте или доставлено не позднее чем за три дня до даты собрания. В качестве альтернативы отправке по почте или иной доставке уведомления лицам, подавших письменный запрос, Совет может опубликовать уведомление один раз, не позднее чем за три дня до собрания, в официальной газете округа.
    
4. Лицо, подающее запрос на получение уведомлений о специальных собраниях, может ограничить запрос определенными темами, и в этом случае Совет обязан направлять этому лицу уведомления только по этим конкретным темам.
    
5. Совет установит срок действия запросов на уведомление о проведении специальных собраний и потребует их повторной подачи один раз в год. Не позднее чем за 60 дней до истечения срока действия запроса на уведомление Совет направит уведомление о требовании повторной подачи каждому лицу, которое подавало запрос в течение предыдущего года.

3. Чрезвычайные заседания

1. Чрезвычайное собрание — это специальное собрание, созываемое в связи с обстоятельствами, которые, по мнению Совета, требуют немедленного рассмотрения и не позволяют соблюсти требования к уведомлению о проведении собраний.
    
2. Чрезвычайное заседание может быть созвано председателем, секретарем или большинством голосов членов Совета.
    
3. Если обсуждаются или принимаются решения по вопросам, не имеющим прямого отношения к чрезвычайной ситуации, в протоколе заседания должно быть дано конкретное описание этих вопросов.
    
4. Следующие процедуры составляют требуемое уведомление о проведении чрезвычайного собрания, а требования к уведомлению о проведении других специальных собраний не применяются.
    
   1. Совет должен приложить все усилия, чтобы уведомить о чрезвычайном собрании каждое новостное агентство, которое подало письменный запрос на уведомление, если в запросе указан номер телефона новостного агентства.
       
   2. Уведомление о проведении внеочередного заседания направляется по телефону или любым другим способом, используемому для уведомления членов Совета.
       
   3. Уведомление должно быть направлено каждому новостному агентству, которое подало письменный запрос на получение уведомления, в разумные сроки после направления уведомления членам совета директоров.
       
   4. Уведомление должно содержать тему собрания.

4. Перенесенные или продолженные заседания

Если собрание является перерывом или продолжением предыдущего собрания, а время и место проведения собрания были определены во время предыдущего собрания и зафиксированы в протоколе этого собрания, то дальнейшее опубликование или рассылка уведомлений не требуется.

5. Уведомление о закрытых заседаниях

Требования к уведомлению, описанные в настоящей Политике, применяются как к открытым, так и к закрытым заседаниям.

6. Фактическое уведомление

Если лицо получает фактическое уведомление о заседании Совета не менее чем за 24 часа до его начала, все требования в отношении уведомления считаются выполненными в отношении этого лица, независимо от способа получения уведомления.

7. Пандемия или объявленная чрезвычайная ситуация в области здравоохранения

В случае пандемии или чрезвычайной ситуации, объявленной в соответствии с Minn. Stat. Ch. 12, собрание может проводиться по телефону или с помощью других электронных средств в соответствии с Minn. Stat. § 13D.021.

B. Голоса

Голоса членов Совета должны быть занесены в журнал, ведущийся для этой цели, и журнал должен быть доступен для общественности в течение всего обычного рабочего времени в административных офисах Округа.

C. Письменные материалы

1. На любом открытом заседании копия любых печатных материалов, относящихся к вопросам повестки дня, подготовленных или распространенных Советом или его сотрудниками и распространенных среди всех членов Совета или доступных для них, должна быть доступна в зале заседаний для ознакомления общественности во время рассмотрения Советом соответствующих вопросов.
    
2. Данное положение не распространяется на материалы, не классифицированные законом как общедоступные, а также на материалы, относящиеся к вопросам повестки дня закрытого заседания.

D. Данные

1. За исключением случаев, описанных ниже в разделе E «Закрытые заседания», заседания не могут быть закрытыми только по той причине, что обсуждаемые данные не являются общедоступными.
    
2. Данные, которые не являются общедоступными, могут обсуждаться на открытом заседании, если их раскрытие касается вопроса, входящего в компетенцию Совета, и является разумно необходимым для ведения дел или рассмотрения вопроса повестки дня, стоящего перед Советом.
    
3. Данные, обсуждаемые на открытом заседании, сохраняют свою первоначальную классификацию; однако протокол заседания, независимо от его формы, является публичным.

E. Закрытые заседания

1. Стратегия ведения переговоров с профсоюзами

1. Совет может большинством голосов на открытом заседании принять решение о проведении закрытого заседания для рассмотрения стратегии ведения переговоров с профсоюзами, включая стратегии ведения переговоров или их ход, а также обсуждение и рассмотрение предложений по ведению переговоров с профсоюзами.
    
2. Время и место проведения закрытого заседания объявляются на открытом заседании. Письменный список членов совета и всех других лиц, присутствующих на закрытом заседании, предоставляется общественности после закрытого заседания. Ход заседания записывается на магнитную ленту, которая хранится в течение двух лет после подписания договора, обсуждаемого на заседании. Запись предоставляется общественности после подписания советом всех трудовых договоров на текущий бюджетный период.

2. Сессии, закрытые Бюро посреднических услуг

Все переговоры, посреднические сессии и слушания между Советом и его сотрудниками или их соответствующими представителями являются открытыми заседаниями, за исключением случаев, когда комиссар Бюро посреднических услуг предусматривает иное. Закрытое заседание должно быть записано в электронном виде за счет округа, и запись должна храниться не менее трех лет после даты заседания. Запись не доступна для общественности.

3. Предварительное рассмотрение обвинений

Совет должен закрыть одно или несколько заседаний для предварительного рассмотрения обвинений или претензий в отношении лица, подпадающего под его юрисдикцию. Если члены Совета придут к выводу, что в результате этих конкретных обвинений или претензий может быть оправдано применение дисциплинарных мер любого характера, дальнейшие заседания или слушания, связанные с этими конкретными обвинениями или претензиями, проводимые после достижения такого вывода, должны быть открытыми. Заседание также должно быть открытым по просьбе лица, которое является предметом обсуждения на заседании. Закрытое заседание должно быть записано на электронный носитель за счет округа, и запись должна храниться не менее трех лет после даты заседания. Запись не доступна для общественности.

4. Оценка эффективности работы

Совет может закрыть заседание для оценки деятельности лица, подчиняющегося его полномочиям. Совет должен определить лицо, подлежащее оценке, до закрытия заседания. На следующем открытом заседании Совет должен подвести итоги своих выводов по результатам оценки. Заседание должно быть открытым по просьбе лица, которое является предметом обсуждения на заседании. Закрытое заседание должно быть записано на электронный носитель за счет округа, а запись должна быть защищена, заперта и храниться не менее трех лет после даты заседания. Ответственность за безопасность таких записей несет председатель Совета. Запись не доступна для общественности.

5. Встреча адвоката с клиентом

Заседание может быть закрытым, если это разрешено адвокатской тайной. Адвокатская тайна применяется, когда судебный процесс неизбежен или угрожает, или когда Совет нуждается в консультации, выходящей за рамки общей юридической консультации, т. е. касающейся конкретных действий и их правовых последствий. Заседание может быть закрытым для получения юридической консультации по поводу стратегии судебного разбирательства, но сама по себе угроза судебного разбирательства в результате принятия того или иного решения не является основанием для закрытия заседания. В ходатайстве о закрытии заседания должно быть конкретно описано, какой вопрос будет обсуждаться на закрытом заседании, с учетом соответствующих соображений конфиденциальности и неразглашения информации в соответствии с законодательством штата и федеральным законодательством. Закон не требует ведения записи такого заседания.

6. Слушание по увольнению

1. Слушание по вопросу об увольнении лицензированного учителя проводится публично или в закрытом режиме по усмотрению учителя. Слушание по вопросу о направлении учителей в нежелательный отпуск проводится публично.
    
2. Слушание по вопросу об отчислении учащегося в соответствии с Законом о справедливом отчислении учащихся проводится в закрытом режиме, за исключением случаев, когда учащийся, родитель или опекун запрашивают открытое слушание.
    
3. В случае проведения закрытого слушания по вопросу об увольнении учителя или исключении учащегося перед Советом, закрытое заседание должно быть записано в электронном виде за счет округа, и запись должна храниться не менее трех лет после даты заседания. Запись не доступна для общественности.

7. Тренеры; возможность ответить

1. Если Совет отказался продлить контракт с лицензированным или нелицензированным главным тренером университетской команды, он должен уведомить тренера об этом решении в течение 14 дней.
    
2. Если тренер запрашивает причины отказа в продлении контракта, правление должно предоставить тренеру эти причины в письменном виде в течение 10 дней с момента получения запроса.
    
3. По просьбе тренера совет должен предоставить тренеру разумную возможность ответить на эти причины на заседании школьного совета.
    
4. Встреча может быть открытой или закрытой по усмотрению тренера, за исключением случаев, когда встреча проводится для обсуждения образовательных или определенных других непубличных данных, как описано ниже в разделе E.8.
    
5. Закрытое заседание должно быть записано в электронном виде за счет округа, и запись должна храниться не менее трех лет после даты заседания. Запись не доступна для общественности.

8. Совещания для обсуждения определенных непубличных данных

а. Любая часть заседания должна быть закрытой, если обсуждаются следующие типы данных:

1. Данные, которые могут идентифицировать предполагаемых жертв или лиц, сообщивших о преступных действиях сексуального характера, домашнем насилии или жестоком обращении с несовершеннолетними или уязвимыми взрослыми;
    
2. Активные следственные данные, собранные или созданные правоохранительным органом;
    
3. Образовательные данные, данные о здоровье, медицинские данные, данные о социальном обеспечении или данные о психическом здоровье, которые не являются общедоступными данными; или
    
4. Личные медицинские записи человека.

б. Закрытое заседание должно быть записано в электронном виде за счет округа, и запись должна храниться не менее трех лет после даты заседания. Запись не доступна для общественности.

9. Покупка и продажа недвижимости

1. Совет может закрыть заседание:
   
   i. для определения цены продажи недвижимого или движимого имущества, которое будет продано округом;
   ii. для рассмотрения конфиденциальных или непубличных данных оценки; и
   iii. для разработки или рассмотрения предложений или встречных предложений о покупке или продаже недвижимого или движимого имущества.

2. Перед закрытием заседания Совет должен официально указать в протоколе конкретное недвижимое или движимое имущество, которое является предметом закрытого заседания.
    
3. Закрытое заседание должно быть записано на пленку за счет округа. Пленка должна храниться в течение восьми лет после даты заседания и быть доступной для общественности после того, как все недвижимое или личное имущество, обсуждавшееся на заседании, будет куплено или продано, либо Совет откажется от покупки или продажи. Недвижимое или личное имущество, являющееся предметом закрытого заседания, должно быть четко указано на пленке. Список членов совета и всех других лиц, присутствовавших на закрытом заседании, должен быть доступен для общественности после закрытого заседания.
    
4. Соглашение, достигнутое на основе предложения, рассмотренного на закрытом заседании, зависит от его одобрения Советом на открытом заседании. Фактическая покупка или продажа должна быть одобрена на открытом заседании, а покупная или продажная цена является общедоступной информацией.

10. Вопросы безопасности

1. Совет может закрыть заседание для получения брифингов и отчетов по вопросам безопасности, обсуждения вопросов, связанных с системами безопасности, обсуждения процедур реагирования на чрезвычайные ситуации, а также обсуждения недостатков в области безопасности или рекомендаций в отношении общественных услуг, инфраструктуры и объектов, если раскрытие обсуждаемой информации может представлять угрозу для общественной безопасности или поставить под угрозу процедуры или меры реагирования в области безопасности.
    
2. Финансовые вопросы, связанные с вопросами безопасности, должны обсуждаться, а все соответствующие финансовые решения должны приниматься на открытом заседании.
    
3. Перед закрытием заседания Совет должен сослаться на объекты, системы, процедуры, услуги или инфраструктуру, которые будут рассматриваться в ходе закрытого заседания.
    
4. Закрытое заседание должно быть записано на пленку за счет округа, и запись должна храниться не менее четырех лет.

11. Прочие заседания

Другие заседания являются закрытыми в соответствии с законодательством, за исключением случаев, указанных выше. Закрытое заседание должно быть записано в электронном виде за счет округа, и запись должна храниться не менее трех лет после даты заседания. Запись не доступна для общественности.

F. Процедуры закрытия заседания

Совет должен уведомлять о закрытых заседаниях так же, как и об открытых. Закрытое заседание школьного совета может быть созвано только после большинства голосов на открытом заседании. Перед закрытием заседания совет должен официально заявить о конкретных полномочиях, позволяющих закрыть заседание, и описать тему, которая будет обсуждаться.