I. ПРОГРАММНОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ

Школьный округ признает свою ответственность за сбор, хранение и распространение общедоступных данных в соответствии с законодательством штата. Цель данной политики — предоставить сотрудникам школьного округа рекомендации относительно допустимых способов распространения таких данных.

II. ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ ПОЛИТИКИ

При рассмотрении запросов на предоставление общедоступных данных школьный округ будет соблюдать требования Закона штата Миннесота о порядке обращения с государственными данными (Minn. Stat. Ch. 13, MGDPA) и Правил штата Миннесота (разделы 1205.0100–1205.2000).

III. ОПРЕДЕЛЕНИЯ

1. Конфиденциальные данные о физических лицах
   
   Данные, которые не подлежат обнародованию в соответствии с законодательством штата или федеральным законодательством, применимым к данным, и которые недоступны самому субъекту этих данных.
    
2. Данные о физических лицах
   
   Все государственные данные, в которых какое-либо физическое лицо является или может быть идентифицировано в качестве субъекта этих данных, за исключением случаев, когда можно однозначно доказать, что упоминание имени или других идентифицирующих данных носит исключительно случайный характер и доступ к данным не осуществляется по имени или другим идентифицирующим данным какого-либо физического лица.
    
3. Специалист по вопросам соблюдения правил обращения с данными
   
   Специалист по вопросам соблюдения правил обращения с данными — это уполномоченный сотрудник школьного округа, к которому можно обращаться с вопросами или замечаниями, касающимися проблем с доступом к данным или иных вопросов, связанных с обращением с данными. Ответственным лицом может быть специалист по вопросам соблюдения правил обращения с данными.
    
4. Государственные данные
   
   Под «государственными данными» понимается вся зафиксированная информация, имеющаяся в распоряжении школьного округа, включая документы на бумажных носителях, электронные письма, флеш-накопители, компакт-диски, DVD-диски, фотографии и т. д.
    
5. Физическое лицо
   
   «Физическое лицо» означает физическое лицо. В случае несовершеннолетнего или недееспособного лица в соответствии с определением, приведенным в разделе 524.5-102 Свода законов штата Миннесота, подразделе 6, термин «физическое лицо» включает родителя или опекуна, либо лицо, действующее в качестве родителя или опекуна в отсутствие родителя или опекуна, за исключением случаев, когда уполномоченный орган должен отказать в предоставлении данных родителям или опекунам, либо лицам, действующим в качестве родителей или опекунов в отсутствие родителей или опекунов, по просьбе несовершеннолетнего, если уполномоченный орган определит, что отказ в предоставлении данных будет отвечать наилучшим интересам несовершеннолетнего.
    
6. Ознакомление
   
   «Ознакомление» означает визуальный осмотр бумажных и аналогичных носителей, содержащих государственные данные. Ознакомление не включает в себя распечатку копий школьным округом, за исключением случаев, когда распечатка копии является единственным способом обеспечения возможности ознакомления с данными.
    
7. Непубличные данные
   
   Данные, не касающиеся конкретных лиц, которые в соответствии с законодательством штата или федеральным законодательством, применимым к данным: (a) не доступны для общественности; и (b) доступны субъекту данных, если таковой имеется.
    
8. Непубличные данные
   
   Любые государственные данные, отнесенные в соответствии с законодательством, федеральным законом или временной классификацией к категории конфиденциальных, частных, непубличных или защищенных непубличных данных.
    
9. Личные данные физических лиц
   
   Данные, в отношении которых в соответствии с законодательством штата или федеральным законодательством: (a) не являются общедоступными; и (b) доступны самому субъекту этих данных.
    
10. Защищенные непубличные данные
    
    Данные, не касающиеся конкретных лиц, которые в соответствии с законодательством штата или федеральным законодательством, применимым к данным, (а) не являются публичными и (б) недоступны субъекту данных.
     
11. Открытые данные
    
    «Открытые данные» означают все государственные данные, собираемые, создаваемые, получаемые, хранящиеся или распространяемые школьным округом, за исключением данных, которые в соответствии с законодательством, временной классификацией, установленной на основании законодательства, или федеральным законодательством отнесены к категории закрытых или защищенных закрытых данных; либо, в отношении данных о физических лицах, к категории личных или конфиденциальных данных.
     
12. Ответственное лицо
    
    Лицо, назначенное школьным советом в качестве ответственного за сбор, использование и распространение любых данных о физических лицах, государственных данных или обобщенных данных, если иное не предусмотрено законодательством штата. До тех пор, пока школьный совет не назначит ответственное лицо, им является суперинтендант.
     
13. Обобщенные данные
    
    Статистические записи и отчеты, составленные на основе данных о физических лицах, но в которых личности этих лиц не раскрываются и из которых невозможно установить ни их личность, ни какие-либо другие характеристики, позволяющие однозначно идентифицировать конкретное лицо. Если обобщенные данные не относятся к категории, определенной в разделе 13.06 Закона штата Миннесота, в ином законодательном акте или в федеральном законе, они являются общедоступными.

IV. ОТВЕТСТВЕННЫЙ ОРГАН, СОТРУДНИК ПО ВОПРОСАМ СОБЛЮДЕНИЯ ТРЕБОВАНИЙ В ОБЛАСТИ ОБРАБОТКИ ДАННЫХ

Школьный округ назначил начальника школьного управления лицом, ответственным за ведение и безопасность документации школьного округа, а его заместителя или исполнительного директора по кадрам — ответственным за соблюдение правил обращения с данными, к которому можно обращаться с вопросами или замечаниями, касающимися доступа к данным, прав субъектов данных или других вопросов, связанных с обработкой данных. Вопросы, касающиеся политики и процедур школьного округа в области конфиденциальности данных, следует направлять ответственному за обращение с данными.

1. Ответственный орган разработает процедуры, обеспечивающие оперативное реагирование округа на запросы о предоставлении государственных данных.

V. ДАННЫЕ О КОНКРЕТНОМ СУБЪЕКТЕ ДАННЫХ

1. Сбор и хранение всех данных о физических лицах, а также использование и распространение частных и конфиденциальных данных о физических лицах должны ограничиваться тем, что необходимо для администрирования и управления программами, конкретно санкционированными законодательным органом или школьным округом либо предписанными федеральным правительством.
    
2. Школьный округ не вправе собирать, хранить, использовать или распространять личные или конфиденциальные данные о физическом лице для каких-либо целей, отличных от тех, о которых данному лицу было сообщено во время сбора данных в соответствии со статьёй 13.04 Закона штата Миннесота, за исключением случаев, предусмотренных подразделом 4 статьи 13.05 Закона штата Миннесота.
    
3. По запросу, направленному в компетентный орган или уполномоченному лицу, физическому лицу должно быть сообщено, является ли оно субъектом хранящихся данных о физических лицах, а также о том, относятся ли эти данные к категории общедоступных, частных или конфиденциальных. По повторному запросу физическому лицу, являющемуся субъектом хранящихся частных или общедоступных данных о физических лицах, должны быть бесплатно предоставлены эти данные, а при желании — разъяснены их содержание и значение.
    
4. После того как лицу были представлены его личные данные и разъяснено их значение, в течение последующих шести месяцев эти данные не подлежат раскрытию данному лицу, за исключением случаев, когда рассматривается спор или ведется судебное разбирательство в соответствии с настоящим разделом либо были собраны или созданы дополнительные данные о данном лице.
    
5. Ответственный орган или уполномоченное им лицо обязаны предоставить копии частных или публичных данных по запросу физического лица, в отношении которого они относятся. Ответственный орган или уполномоченное им лицо вправе потребовать от заявителя возместить фактические расходы, связанные с изготовлением и заверением копий.
    
6. Компетентный орган или уполномоченное им лицо обязаны удовлетворить любой запрос, поданный в соответствии с настоящим подразделом, по возможности немедленно, а в случае невозможности немедленного удовлетворения — в течение десяти дней с даты получения запроса, не считая суббот, воскресений и официальных праздничных дней.
    
7. Физическое лицо, в отношении которого собраны данные, вправе оспорить точность или полноту публичных или частных данных. Для реализации этого права физическое лицо должно направить в письменной форме уведомление в компетентный орган с изложением сути несогласия. Ответственный орган в течение 30 дней должен либо: (1) исправить данные, признанные неточными или неполными, и попытаться уведомить предыдущих получателей неточных или неполных данных, включая получателей, указанных физическим лицом; либо (2) уведомить физическое лицо о том, что орган считает данные правильными. Данные, являющиеся предметом спора, раскрываются только в том случае, если заявление физического лица о несогласии прилагается к раскрываемым данным.
    
8. Решение компетентного органа может быть обжаловано в соответствии с положениями Закона об административных процедурах, касающимися спорных дел. По получении апелляции от физического лица комиссар, прежде чем вынести постановление и направить уведомление о слушании по спорному делу, как того требует глава 14 Свода законов штата Миннесота, должен попытаться урегулировать спор посредством разъяснительной работы, проведения совещаний, примирения или убеждения. При согласии сторон комиссар может передать дело на рассмотрение в рамках процедуры медиации. После этих попыток комиссар отклоняет апелляцию или выносит постановление и направляет уведомление о слушании.
    
9. Данные о лицах, достоверность которых была успешно оспорена каким-либо лицом, должны быть дополнены, исправлены или уничтожены государственным органом независимо от требований раздела 138.17 Свода законов штата Миннесота.
    
10. После дополнения, исправления или уничтожения данных, оспаривание которых было признано обоснованным, школьный округ вправе сохранить копию распоряжения комиссара по административным вопросам, выданного в соответствии с главой 14 Свода законов штата Миннесота, или, в случае отсутствия такого распоряжения, краткое изложение сути спора между сторонами, не содержащее никаких сведений о данных, оспаривание которых было признано обоснованным.

VI. ЗАПРОСЫ НА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ДАННЫХ ОТ ФИЗИЧЕСКОГО ЛИЦА, ЯВЛЯЮЩЕГОСЯ СУБЪЕКТОМ ДАННЫХ

1. Все запросы на предоставление персональных данных должны направляться в письменной форме ответственному за соблюдение требований в области обработки данных.
    
2. Запрос на предоставление данных по отдельному субъекту должен содержать следующую информацию:
    
   1. Заявление о том, что запрос подается в качестве субъекта данных в отношении данных о данном лице или о учащемся, родителем или опекуном которого является данное лицо;
       
   2. Дата подачи запроса;
       
   3. Четкое описание запрашиваемых данных;
       
   4. Подтверждение того, что данное лицо является субъектом данных либо его родителем или опекуном;
       
   5. Определение формы предоставления данных (например, ознакомление, копирование, как ознакомление, так и копирование и т. д.); и
       
   6. Способ связи с заявителем (например, номер телефона, адрес или адрес электронной почты).
       
3. Если запрос на предоставление данных сформулирован нечетко, уполномоченный орган может обратиться к заявителю за разъяснениями, прежде чем дать ответ на запрос.
    
4. Политика № 515 («Защита и конфиденциальность данных об учащихся») регулирует вопросы, связанные с запросами учащихся или их родителей о предоставлении учебных документов и данных.

VII. ЗАПРОСЫ НА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ОБЩЕСТВЕННО ДОСТУПНЫХ ДАННЫХ

1. Все запросы на предоставление общедоступных данных должны подаваться в письменной форме и направляться сотруднику, ответственному за соблюдение требований в области обработки данных.
    
   1. Запрос на предоставление открытых данных должен содержать следующую информацию:
       
      1. Дата подачи запроса;
          
      2. Четкое описание запрашиваемых данных;
          
      3. Определение формы предоставления данных (например, ознакомление, копирование, как ознакомление, так и копирование и т. д.); и
          
      4. Способ связи с заявителем (например, номер телефона, адрес или адрес электронной почты).
          
   2. Если иное не предусмотрено законом, запрашивающий данные не обязан указывать свои личные данные, равно как и объяснять причину запроса. Лицо может быть попрошено предоставить определенную идентифицирующую или уточняющую информацию исключительно в целях облегчения доступа к данным.
       
   3. Запрос на предоставление публичных данных, включая данные о личности заявителя (если таковые были указаны), является общедоступным.
       
   4. Специалист по обеспечению соблюдения требований в области обработки данных может обратиться к заявителю за разъяснениями, если запрос сформулирован нечетко, прежде чем дать ответ на запрос о предоставлении данных.
       
2. Специалист по обеспечению соблюдения требований в области обработки данных ответит на запрос о предоставлении данных в разумные сроки и в разумных пределах следующим образом:
    
   1. Специалист по обеспечению соблюдения требований в области обработки данных уведомит заявителя в письменной форме следующим образом:
       
      1. Запрашиваемые данные отсутствуют; либо
          
      2. Запрашиваемые данные действительно существуют, но либо все данные, либо их часть недоступны для заявителя; либо
          
         1. Если сотрудник, ответственный за соблюдение правил обращения с данными, примет решение о том, что запрашиваемые данные относятся к категории секретной информации, в результате чего заявителю будет отказано в доступе к ним, уполномоченный орган в кратчайшие сроки в письменной форме уведомит заявителя об этом решении и укажет конкретный раздел законодательства, временную классификацию или конкретное положение федерального закона, на которых основано данное решение.
             
         2. По запросу заявителя, которому было отказано в доступе к данным, сотрудник, ответственный за соблюдение правил обращения с данными, должен в письменной форме подтвердить факт отказа и указать конкретный раздел законодательства, временную классификацию или конкретное положение федерального закона, на основании которых был вынесен отказ.
             
      3. Если запрашиваемые данные имеются, необходимо организовать их ознакомление, указать время, когда данные будут готовы к получению, либо сообщить, что данные будут отправлены по почте. Если заявитель не явится в установленное время и место для ознакомления с данными или данные не будут получены в течение десяти (10) рабочих дней после уведомления заявителя, школьный округ сделает вывод о том, что данные больше не требуются, и сочтет запрос закрытым.
          
   2. На время рассмотрения запроса школьным округом могут влиять объем и сложность конкретного запроса, в том числе необходимость редактирования данных, а также количество запросов, поступивших за определенный период времени.
       
   3. По запросу школьный округ предоставит разъяснения по технической терминологии, сокращениям или аббревиатурам, содержащимся в предоставленных данных.
       
   4. В соответствии с законом MGDPA школьный округ не обязан создавать или собирать новые данные в ответ на запрос о предоставлении информации, а также предоставлять запрашиваемые данные в определенной форме или виде, если такие данные у школьного округа отсутствуют в данной форме или виде.
       
   5. Школьный округ не обязан отвечать на вопросы, не касающиеся конкретного запроса о предоставлении данных или запросов о предоставлении данных в целом.

VIII. ЗАПРОС НА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ СВОДНЫХ ДАННЫХ

1. Запрос о подготовке сводных данных должен быть направлен в письменной форме в адрес уполномоченного органа.
    
   1. Запрос на подготовку сводных данных должен содержать следующую информацию:
       
      1. Дата подачи запроса;
          
      2. Четкое описание запрашиваемых данных;
      3. Определите, в какой форме должны быть предоставлены данные (например, в виде ознакомления, копирования, как ознакомления, так и копирования и т. д.); и
          
      4. Способ связи с заявителем (номер телефона, адрес или адрес электронной почты).
          
2. Компетентный орган ответит в течение десяти (10) рабочих дней с момента получения запроса о подготовке сводных данных и сообщит заявителю следующее:
    
   1. Предполагаемые расходы на подготовку сводных данных, если таковые имеются; и
       
   2. запрашиваемые сводные данные; или
       
   3. письменное заявление с указанием графика подготовки запрашиваемых сводных данных, включая обоснование возможных задержек; или
       
   4. Письменное заявление с изложением причин, по которым уполномоченный орган пришел к выводу, что предоставление доступа заявителю может поставить под угрозу неприкосновенность частной жизни или конфиденциальность данных.
       
3. Школьный округ вправе потребовать от заявителя предварительной оплаты всей или части стоимости подготовки сводных данных до того, как школьный округ приступит к их подготовке.

IX. РАСХОДЫ

1. Открытые данные
    
   1. Школьный округ будет взимать плату за предоставление копий в следующем порядке:
       
      1. За печать до 100 страниц черно-белых копий на бумаге формата Letter или Legal взимается плата в размере 25 центов за одностороннюю копию или 50 центов за двустороннюю.
          
      2. За более чем 100 страниц или копии других материалов взимается плата, рассчитанная исходя из фактических затрат на поиск и извлечение данных, а также на изготовление копий, если только стоимость не установлена законодательно или нормативными актами.
          
         1. Фактическая стоимость изготовления копий включает в себя затраты рабочего времени сотрудников, стоимость носителей, на которые копируются данные, а также расходы на почтовую отправку (если таковые имеются).
             
         2. Кроме того, если школьный округ не имеет возможности самостоятельно изготовить копии, например фотографии, то будет взиматься фактическая сумма, уплаченная школьным округом стороннему поставщику.
             
   2. Все расходы должны быть оплачены наличными или банковским чеком/денежным переводом до получения копий.
       
2. Сводные данные
    
   1. Все расходы, связанные с подготовкой сводных данных, должны быть оплачены заказчиком до начала подготовки или предоставления таких данных.
       
   2. Школьный округ может начислять расходы, связанные с подготовкой сводных данных, следующим образом:
       
      1. Стоимость материалов, включая бумагу; затраты на рабочую силу, необходимую для подготовки сводных данных; тарифы на стандартные услуги по копированию, установленные школьным округом; любые дополнительные расходы, связанные с изготовлением таких копий с использованием автоматизированных систем хранения данных, включая компьютеры и системы микрофильмирования;
          
      2.  Школьный округ может принять во внимание разумную стоимость подготовленных сводных данных и, при необходимости, уменьшить сумму расходов, взимаемых с заявителя.
          
3. Данные, относящиеся к конкретному субъекту
    
   1. Компетентный орган или уполномоченное им лицо вправе потребовать от заявителя возместить фактические расходы, связанные с изготовлением и заверением копий.
      
      Компетентный орган не взимает с субъекта данных никакой платы в тех случаях, когда субъект данных желает лишь ознакомиться с конфиденциальными данными.

X. Ежегодный обзор и публикация

1. Ответственный орган должен разработать письменную политику доступа к данным и письменную политику в отношении прав субъектов данных (включая конкретные процедуры, применяемые школьным округом для обеспечения доступа субъектов данных к открытым или закрытым данным о физических лицах). Ответственный орган должен обновлять эти политики по мере необходимости не позднее 1 августа каждого года, а также в любое другое время, когда это требуется для отражения изменений в кадровом составе, процедурах или других обстоятельствах, влияющих на возможность доступа общественности к данным.
    
2. Копии этих правил должны быть легко доступны для общественности посредством их бесплатного распространения, размещения в хорошо заметном месте на территории школьного округа, доступном для посещения общественностью, либо публикации на веб-сайте школьного округа.

Принято 5.11.2008
Пересмотрено 16.12.2021
Принято 6.01.2022
Пересмотрено 27.10.2022
Принято 31.11.2022