I. ЗАЯВЛЕНИЕ О ПОЛИТИКЕ

Школьный округ признает свою ответственность за сбор, хранение и распространение публичных данных, как это предусмотрено законами штата. Цель данной политики - предоставить сотрудникам школьного округа руководство по допустимому распространению таких данных.

II. ОБЩЕЕ ЗАЯВЛЕНИЕ О ПОЛИТИКЕ

Школьный округ будет соблюдать требования Закона штата Миннесота о порядке использования государственных данных (Minnesota Government Data Practices Act, Minn. Stat. Ch. 13 (MGDPA)) и Правил штата Миннесота (Minn. Rules Parts 1205.0100-1205.2000) при ответе на запросы о предоставлении общедоступных данных.

III. ОПРЕДЕЛЕНИЯ

1. Конфиденциальные данные о физических лицах
   
   Данные, которые не подлежат обнародованию в соответствии с законодательством или федеральным законом, применимым к данным, и недоступны для физического лица, являющегося субъектом этих данных.
    
2. Данные о физических лицах
   
   Все государственные данные, в которых любое физическое лицо является или может быть идентифицировано в качестве субъекта этих данных, за исключением случаев, когда можно четко доказать, что появление имени или других идентифицирующих данных является лишь случайным и что доступ к данным не осуществляется по имени или другим идентифицирующим данным какого-либо физического лица.
    
3. Сотрудник по обеспечению соблюдения правил обращения с данными
   
   Сотрудник по обеспечению соблюдения правил обращения с данными — это назначенный сотрудник школьного округа, к которому можно обращаться с вопросами или проблемами, связанными с доступом к данным или другими проблемами, связанными с обращением с данными. Ответственным органом может быть сотрудник по обеспечению соблюдения правил обращения с данными.
    
4. Данные правительства
   
   «Данные правительства» означают всю записанную информацию, которой располагает школьный округ, включая бумажные документы, электронную почту, флеш-накопители, компакт-диски, DVD-диски, фотографии и т. д.
    
5. Физическое лицо
   
   «Физическое лицо» означает физическое лицо. В случае несовершеннолетнего или недееспособного лица, как определено в разделе 524.5-102 Статута штата Миннесота, подразделе 6, «физическое лицо» включает родителя или опекуна, либо физическое лицо, действующее в качестве родителя или опекуна в отсутствие родителя или опекуна, за исключением случаев, когда ответственный орган удерживает данные от родителей или опекунов, либо физических лиц, действующих в качестве родителей или опекунов в отсутствие родителей или опекунов, по просьбе несовершеннолетнего, если ответственный орган определяет, что удержание данных будет в наилучших интересах несовершеннолетнего.
    
6. Проверка
   
   «Проверка» означает визуальный осмотр бумажных и аналогичных типов государственных данных. Проверка не включает в себя печать копий школьным округом, за исключением случаев, когда печать копии является единственным способом обеспечить проверку данных.
    
7. Непубличные данные
   
   Данные, не относящиеся к физическим лицам, которые в соответствии с законодательством или федеральным законом, применимым к данным: (a) недоступны для общественности; и (b) доступны для субъекта данных, если таковой имеется.
    
8. Непубличные данные
   
   Любые государственные данные, классифицированные в соответствии с законодательством, федеральным законом или временной классификацией как конфиденциальные, частные, непубличные или защищенные непубличные.
    
9. Личные данные о физических лицах
   
   Данные, которые в соответствии с законодательством штата или федеральным законодательством: (a) не являются общедоступными; и (b) доступны для физического лица, к которому относятся эти данные.
    
10. Защищенные непубличные данные
    
    Данные, не относящиеся к физическим лицам, которые в соответствии с законодательством или федеральным законом, применимым к данным, (a) не являются публичными и (b) недоступны для субъекта данных.
     
11. Публичные данные
    
    «Публичные данные» означают все государственные данные, собираемые, создаваемые, получаемые, хранящиеся или распространяемые школьным округом, за исключением данных, классифицированных в соответствии с законодательством, временной классификацией, в соответствии с законодательством или федеральным законом как непубличные или защищенные непубличные; или, в отношении данных о физических лицах, как частные или конфиденциальные.
     
12. Ответственное лицо
    
    Лицо, назначенное школьным советом в качестве ответственного за сбор, использование и распространение любых данных о физических лицах, государственных данных или сводных данных, если иное не предусмотрено законодательством штата. До тех пор, пока школьный совет не назначит ответственное лицо, этой функцией занимается суперинтендант.
     
13. Сводные данные
    
    Статистические записи и отчеты, полученные на основе данных о физических лицах, но в которых физические лица не идентифицируются и из которых невозможно установить их личность или какие-либо другие характеристики, которые могли бы однозначно идентифицировать физическое лицо. Если они не классифицированы в соответствии с разделом 13.06 Статута штата Миннесота, другим статутом или федеральным законом, сводные данные являются общедоступными.

IV. ОТВЕТСТВЕННЫЙ ОРГАН, СОТРУДНИК, ОТВЕЧАЮЩИЙ ЗА СОБЛЮДЕНИЕ ТРЕБОВАНИЙ К ОБРАЩЕНИЮ С ДАННЫМИ

Школьный округ назначил суперинтенданта школ ответственным за ведение и безопасность записей школьного округа, а помощника суперинтенданта или исполнительного директора по кадрам — ответственным за соблюдение правил обращения с данными, к которому можно обращаться с вопросами или проблемами, касающимися доступа к данным, прав субъектов данных или других вопросов, связанных с обращением с данными. Вопросы, касающиеся правил и процедур школьного округа в области конфиденциальности данных, следует направлять ответственному за обращение с данными.

1. Ответственный орган установит процедуры, обеспечивающие оперативное реагирование округа на запросы о предоставлении государственных данных.

V. ДАННЫЕ О КОНКРЕТНОМ СУБЪЕКТЕ ДАННЫХ

1. Сбор и хранение всех данных о физических лицах, а также использование и распространение частных и конфиденциальных данных о физических лицах должны ограничиваться тем, что необходимо для администрирования и управления программами, специально санкционированными законодательным органом или школьным округом или предписанными федеральным правительством.
    
2. Частные или конфиденциальные данные о физическом лице не должны собираться, храниться, использоваться или распространяться школьным округом для каких-либо целей, кроме тех, которые были указаны физическому лицу на момент сбора данных в соответствии с разделом 13.04 Статута штата Миннесота, за исключением случаев, предусмотренных разделом 13.05, подразделом 4 Статута штата Миннесота.
    
3. По запросу, направленному в компетентный орган или уполномоченное лицо, физическое лицо должно быть проинформировано о том, является ли оно субъектом хранящихся данных о физических лицах, и классифицируются ли эти данные как общедоступные, частные или конфиденциальные. По повторному запросу физическому лицу, являющемуся субъектом хранящихся частных или общедоступных данных о физических лицах, должны быть бесплатно предоставлены эти данные и, по желанию, предоставлена информация о содержании и значении этих данных.
    
4. После того как лицу были показаны частные данные и оно было проинформировано об их значении, эти данные не должны раскрываться этому лицу в течение шести месяцев, за исключением случаев, когда рассматривается спор или иск в соответствии с настоящим разделом, либо были собраны или созданы дополнительные данные о данном лице.
    
5. Ответственный орган или уполномоченное лицо предоставляет копии частных или публичных данных по запросу лица, на которое относятся эти данные. Ответственный орган или уполномоченное лицо может потребовать от запрашивающего лица оплатить фактические расходы на изготовление и заверение копий.
    
6. Ответственный орган или уполномоченное лицо должны незамедлительно, если это возможно, выполнить любой запрос, сделанный в соответствии с настоящим подразделом, или в течение десяти дней с даты запроса, исключая субботы, воскресенья и официальные праздники, если незамедлительное выполнение невозможно.
    
7. Физическое лицо, являющееся субъектом данных, может оспорить точность или полноту публичных или частных данных. Для осуществления этого права физическое лицо должно в письменной форме уведомить ответственный орган, описав характер разногласий. Ответственный орган в течение 30 дней должен либо: (1) исправить данные, признанные неточными или неполными, и попытаться уведомить предыдущих получателей неточных или неполных данных, включая получателей, указанных физическим лицом; либо (2) уведомить физическое лицо о том, что орган считает данные правильными. Данные, являющиеся предметом спора, раскрываются только в том случае, если заявление физического лица о несогласии прилагается к раскрываемым данным.
    
8. Решение ответственного органа может быть обжаловано в соответствии с положениями Закона об административных процедурах, касающимися спорных дел. По получении апелляции от физического лица комиссар, прежде чем вынести постановление и уведомление о слушании спорного дела, требуемое главой 14 Статута штата Миннесота, должен попытаться разрешить спор путем просвещения, переговоров, примирения или убеждения. С согласия сторон комиссар может передать дело на медиацию. После этих мер комиссар отклоняет апелляцию или издает приказ и уведомление о слушании.
    
9. Данные о лицах, которые были успешно оспорены каким-либо лицом, должны быть дополнены, исправлены или уничтожены государственным органом без учета требований раздела 138.17 Статута штата Миннесота.
    
10. После завершения, исправления или уничтожения успешно оспоренных данных школьный округ может сохранить копию распоряжения комиссара по административным вопросам, выданного в соответствии с главой 14 Статута штата Миннесота, или, если распоряжение не было выдано, краткое изложение спора между сторонами, не содержащее никаких подробностей об успешно оспоренных данных.

VI. ЗАПРОСЫ НА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ДАННЫХ ОТ СУБЪЕКТА ДАННЫХ

1. Все запросы на предоставление данных по отдельным предметам должны направляться в письменном виде ответственному за соблюдение правил обращения с данными.
    
2. Запрос на предоставление данных по отдельному предмету должен содержать следующую информацию:
    
   1. Заявление о том, что лицо подает запрос в качестве субъекта данных о себе или о студенте, родителями или опекунами которого оно является;
       
   2. Дата подачи запроса;
       
   3. Четкое описание запрашиваемых данных;
       
   4. Доказательство того, что данное лицо является субъектом данных или родителем или опекуном субъекта данных;
       
   5. Определение формы, в которой должны быть предоставлены данные (например, просмотр, копирование, просмотр и копирование и т. д.); и
       
   6. Способ связи с заявителем (например, номер телефона, адрес или адрес электронной почты).
       
3. Ответственный орган может запросить разъяснения у заявителя, если запрос не является ясным, прежде чем предоставить ответ на запрос о предоставлении данных.
    
4. Политика 515 (Защита и конфиденциальность данных об учащихся) регулирует запросы учащихся или их родителей на предоставление учебных документов и данных.

VII. ЗАПРОСЫ НА ПУБЛИЧНЫЕ ДАННЫЕ

1. Все запросы на предоставление общедоступных данных должны быть оформлены в письменном виде и направлены сотруднику, ответственному за соблюдение правил использования данных.
    
   1. Запрос на получение публичных данных должен содержать следующую информацию:
       
      1. Дата подачи запроса;
          
      2. Четкое описание запрашиваемых данных;
          
      3. Определение формы, в которой должны быть предоставлены данные (например, просмотр, копирование, просмотр и копирование и т. д.); и
          
      4. Способ связи с заявителем (например, номер телефона, адрес или адрес электронной почты).
          
   2. Если это не предусмотрено законом, запрашивающий данные не обязан раскрывать свою личность, а также объяснять причину запроса данных. Лицо может быть попрошено предоставить определенную идентифицирующую или разъясняющую информацию исключительно с целью облегчения доступа к данным.
       
   3. Запрос на предоставление публичных данных, включая личность заявителя, если она указана, является публичным.
       
   4. Сотрудник, ответственный за соблюдение правил обращения с данными, может запросить разъяснения у заявителя, если запрос неясен, прежде чем дать ответ на запрос о предоставлении данных.
       
2. Сотрудник, ответственный за соблюдение правил обработки данных, ответит на запрос о предоставлении данных в разумные сроки и в разумных местах следующим образом:
    
   1. Сотрудник, ответственный за соблюдение правил обращения с данными, уведомит заявителя в письменной форме следующим образом:
       
      1. Запрашиваемые данные отсутствуют; или
          
      2. Запрашиваемые данные существуют, но запрашивающий не имеет доступа ко всем или части данных; или
          
         1. Если сотрудник, ответственный за соблюдение правил обращения с данными, определит, что запрашиваемые данные являются секретными, и доступ к ним запрашивающему лицу будет отказан, ответственный орган как можно скорее уведомит запрашивающее лицо о своем решении в письменной форме и укажет конкретный раздел законодательства, временную классификацию или конкретное положение федерального закона, на котором основано данное решение.
             
         2. По запросу заявителя, которому было отказано в доступе к данным, сотрудник, ответственный за соблюдение правил обращения с данными, должен в письменной форме подтвердить, что в удовлетворении запроса было отказано, и сослаться на конкретный раздел законодательства, временную классификацию или конкретное положение федерального закона, на основании которого был вынесен отказ.
             
      3. Запрашиваемые данные действительно существуют, и необходимо организовать их просмотр, определить, когда данные будут готовы к получению, или указать, что данные будут отправлены по почте. Если заявитель не явится в установленное время и место для просмотра данных или данные не будут получены в течение десяти (10) рабочих дней после уведомления заявителя, школьный округ сделает вывод, что данные больше не требуются, и считает запрос закрытым.
          
   2. На время реагирования школьного округа могут повлиять объем и сложность конкретного запроса, включая необходимость редактирования данных, а также количество запросов, поступивших за определенный период времени.
       
   3. По запросу школьный округ предоставит объяснение технической терминологии, сокращений или аббревиатур, содержащихся в ответных данных.
       
   4. Школьный округ не обязан в соответствии с MGDPA создавать или собирать новые данные в ответ на запрос данных, а также предоставлять соответствующие данные в определенной форме или порядке, если школьный округ не хранит данные в такой форме или порядке.
       
   5. Школьный округ не обязан отвечать на вопросы, которые не касаются конкретного запроса данных или запросов данных в целом.

VIII. ЗАПРОС НА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ СВОДНЫХ ДАННЫХ

1. Запрос о подготовке сводных данных должен быть направлен в письменном виде в адрес ответственного органа.
    
   1. Запрос на подготовку сводных данных должен содержать следующую информацию:
       
      1. Дата подачи запроса;
          
      2. Четкое описание запрашиваемых данных;
      3. Укажите форму, в которой должны быть предоставлены данные (например, просмотр, копирование, просмотр и копирование и т. д.); и
          
      4. Способ связи с заявителем (номер телефона, адрес или адрес электронной почты).
          
2. Ответственный орган ответит в течение десяти (10) рабочих дней с момента получения запроса на подготовку сводных данных и проинформирует заявителя о следующем:
    
   1. Ориентировочная стоимость подготовки сводных данных, если таковая имеется; и
       
   2. Запрашиваемые сводные данные; или
       
   3. Письменное заявление с описанием графика подготовки запрошенных сводных данных, включая причины любых задержек; или
       
   4. Письменное заявление с описанием причин, по которым ответственный орган определил, что предоставление доступа заявителю может поставить под угрозу конфиденциальные данные.
       
3. Школьный округ должен потребовать от заявителя предоплатить всю или часть стоимости подготовки сводных данных до того, как школьный округ начнет подготовку сводных данных.

IX. РАСХОДЫ

1. Публичные данные
    
   1. Школьный округ взимает плату за предоставленные копии в следующем размере:
       
      1. За 100 или менее страниц черно-белых копий на бумаге формата Letter или Legal взимается плата в размере 25 центов за одностороннюю копию или 50 центов за двустороннюю копию.
          
      2. За более чем 100 страниц или копий на других материалах взимается плата, основанная на фактических затратах на поиск и извлечение данных, а также на изготовление копий, если только стоимость не установлена специально законом или правилом.
          
         1. Фактическая стоимость изготовления копий включает в себя время сотрудников, стоимость материалов, на которые копируются данные, и расходы на почтовую отправку (если таковые имеются).
             
         2. Кроме того, если школьный округ не имеет возможности сделать копии, например фотографии, будет взиматься фактическая стоимость, уплаченная школьным округом внешнему поставщику.
             
   2. Все расходы должны быть оплачены наличными или банковским чеком/денежным переводом до получения копий.
       
2. Сводные данные
    
   1. Любые расходы, связанные с подготовкой сводных данных, оплачиваются запрашивающей стороной до начала подготовки или предоставления сводных данных.
       
   2. Школьный округ может оценить расходы, связанные с подготовкой сводных данных, следующим образом:
       
      1. Стоимость материалов, включая бумагу; стоимость труда, необходимого для подготовки сводных данных; любой график стандартных расценок на копирование, установленный школьным округом, любые специальные расходы, необходимые для изготовления таких копий с помощью машинного системы ведения учета, включая компьютеры и системы микрофильмов;
          
      2.  Школьный округ может рассмотреть разумную стоимость подготовленных сводных данных и, при необходимости, снизить расходы, начисляемые заявителю.
          
3. Данные, относящиеся к отдельному субъекту
    
   1. Ответственный орган или уполномоченное лицо может потребовать от заявителя оплатить фактические расходы на изготовление и заверение копий.
      
      Ответственный орган не взимает с субъекта данных никакой платы в тех случаях, когда субъект данных желает только ознакомиться с личными данными.

X. Ежегодный обзор и публикация

1. Ответственный орган должен подготовить письменную политику доступа к данным и письменную политику в отношении прав субъектов данных (включая конкретные процедуры, которые школьный округ использует для доступа субъекта данных к публичным или частным данным о физических лицах). Ответственный орган должен обновлять политики по мере необходимости не позднее 1 августа каждого года, а также в любое другое время, когда это необходимо, чтобы отразить изменения в персонале, процедурах или других обстоятельствах, которые влияют на возможность доступа общественности к данным.
    
2. Копии политик должны быть легко доступны для общественности путем бесплатного распространения копий среди населения или размещения политик в заметном месте в школьном округе, которое легко доступно для общественности, или путем размещения их на веб-сайте школьного округа.

Принято 5/112008
Пересмотрено 12/16/2021
Принято 1/6/2022
Пересмотрено 10/27/2022
Принято 11/312022