I. ЦЕЛЬ

Цель данной политики заключается в определении условий, при которых независимый школьный округ № 276 Миннетонка возмещает определенные служебные расходы сотрудников. Данная политика применяется ко всем сотрудникам округа, за исключением случаев, когда она изменена индивидуальным трудовым договором, утвержденным школьным советом.

Все поездки за пределы штата или любые поездки в пределах штата, связанные с проживанием, должны быть заранее одобрены непосредственным руководителем сотрудника с использованием формы «Заявление на отпуск/освобождение от работы».

II. РАЗРЕШЕНИЕ

Округ возмещает сотрудникам только фактические расходы, которые непосредственно связаны с выполнением служебных обязанностей сотрудника и утверждены суперинтендантом или уполномоченным лицом. Такие расходы, подлежащие возмещению, могут включать транспорт, питание, проживание, регистрационные сборы, необходимые материалы, парковочные сборы и другие разумные и необходимые расходы, связанные с деятельностью школьного округа.

III. ВОЗМЕЩЕНИЕ РАСХОДОВ

1. Заявки на возмещение расходов должны быть детализированы в официальных формах округа и поданы суперинтенданту или уполномоченному лицу. К форме заявки на возмещение расходов должны быть приложены квитанции за проживание, коммерческий транспорт, регистрацию в программе и другие разумные и необходимые расходы.
    
2. Расходы на поездки на автомобиле возмещаются по ставке, установленной школьным советом. Расходы на коммерческий транспорт должны соответствовать тарифам «эконом-класса» и возмещаются только в размере фактических затрат на поездку, связанную с утвержденной поездкой.

IV. УСТАНОВЛЕНИЕ ДИРЕКТИВ И РЕКОМЕНДАЦИЙ

Школьный совет утверждает график ставок возмещения расходов, связанных с деятельностью округа, включая расходы, требующие предварительного одобрения, и конкретные ставки возмещения. Суперинтендант или уполномоченное им лицо разрабатывает директивы и руководящие принципы, касающиеся методов и сроков подачи запросов на возмещение расходов.

V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

1. Ответственность за соблюдение данной политики является тройной:
    
   1. Сотрудник, подающий заявку на возмещение расходов, несет ответственность за подтверждение того, что расходы были понесены в общественных целях, а также за предоставление надлежащих документов, как того требует данная процедура.
       
   2. Руководитель, подписывающий заявку на возмещение расходов, несет ответственность за то, чтобы сотрудник, производящий расходы, достиг общественной цели, чтобы были представлены надлежащие документы и чтобы расходы не могли быть обоснованно произведены в соответствии с процедурами закупок округа.
       
   3. Уполномоченные сотрудники делового отдела несут ответственность за то, чтобы форма возмещения расходов была правильно заполнена и на ней стояла подпись соответствующего руководителя.
       
2. Если суперинтендант, уполномоченное лицо или школьный совет определят, что расходы сотрудника не были связаны с общественными целями, заявление будет отклонено, и расходы будут возложены на сотрудника.
    
3. Округ не будет возмещать расходы сотруднику в той мере, в какой эти расходы выходят за рамки разумных потребностей для достижения деловой цели мероприятия.
    
4. Руководитель, который заранее утверждает служебные расходы сотрудника, может установить определенные условия в отношении этих расходов, включая, помимо прочего, максимальную сумму, утвержденную для возмещения.
    
5. Ни при каких обстоятельствах округ не возмещает сотруднику расходы на алкогольные напитки, развлечения или расходы супруга, спутника или ребенка, когда сотрудник находится в командировке по делам округа. Округ также не возмещает сотруднику расходы, которые округ не может оплатить или несет в соответствии с действующим законодательством. К ним относятся такие расходы, как стирка, кино, личные телефонные звонки и закуски.
    
6. Расходы, которые могут быть возмещены сотруднику:
    
   1. Утвержденный пробег до и от мероприятий, связанных с округом, и между зданиями округа. Пробег оплачивается сотрудникам по текущей ставке Налогового управления США. Текущие правила Налогового управления определяют допустимый пробег, который подлежит возмещению. Пробег допускается от места работы сотрудника до конференции по повышению квалификации персонала и обратно к месту работы сотрудника, но не от дома сотрудника до конференции по повышению квалификации персонала и обратно домой. Пробег не оплачивается, если общий пробег меньше, чем обычное расстояние, которое сотрудник преодолевает при поездке из дома на работу.
       
   2. Питание, плюс чаевые, не превышающие 75 долларов в день. Если питание включено в регистрационный взнос за участие в мероприятии или оплачивается из другого источника, возмещение расходов на питание не допускается. Для любого питания, стоимость которого превышает 10 долларов, требуется квитанция.
       
   3. Утвержденные расходы на наземный транспорт и другие допустимые сопутствующие расходы, понесенные во время поездки от имени округа. Рекомендуется использовать самый дешевый вид наземного транспорта. Исключения допускаются, когда обстоятельства, такие как местоположение, расстояние или презентационные материалы, диктуют необходимость использования такси или аренды автомобиля.
       
   4. Стоимость коммерческого проживания не должна превышать стоимость одноместного номера, за исключением случаев, когда два сотрудника используют один номер.
       
   5. Расходы, понесенные в связи с подключением к Интернету, будут возмещаться только в том случае, если они были понесены в служебных целях и были заранее одобрены контролирующим администратором.
       
   6. Стоимость коммерческого транспорта не должна превышать стоимость авиабилета эконом-класса. Если вместо коммерческого авиаперелета используется личный автомобиль, сотрудникам возмещаются фактические расходы, не превышающие стоимость авиабилета эконом-класса.
       
   7. Аванс на поездку: Округ имеет право выплачивать сотрудникам аванс на покрытие расходов, связанных с участием в совещаниях или поездках. Такой аванс ограничивается предполагаемыми расходами на регистрацию, транспорт и проживание. Каждый запрос должен быть одобрен суперинтендантом или уполномоченным лицом и подтвержден квитанциями после завершения утвержденной поездки.
       
   8. Нецелесообразно приобретать недорогие товары стоимостью до 100 долларов США с использованием заказа на поставку округа.
       
   9. Экстренные закупки, для которых обычный процесс закупки не является своевременным.