Политика 710 - Хранение государственных документов
I. ЦЕЛЬ
Школьный округ Миннетонка придерживается политики, согласно которой его документы, как бумажные, так и электронные, хранятся только до тех пор, пока это необходимо для выполнения юридических, аудиторских и управленческих требований в соответствии с Общим графиком хранения документов школьных округов штата Миннесота. В каждом случае официальные сроки хранения должны быть как можно короче, чтобы свести к минимуму использование ценного пространства, способствовать эффективности, помогать в повседневной деятельности школьного округа и сократить расходы на хранение ненужных документов.
II. ОБЩЕЕ ЗАЯВЛЕНИЕ О ПОЛИТИКЕ
Закон штата Миннесота 138.17 предусматривает план управления государственными документами, предоставляя постоянные полномочия на их уничтожение. Во-первых, школьный совет должен принять полностью или частично график хранения общих документов школьного округа. После этого округ должен подать форму уведомления о принятии в комиссию по уничтожению документов. Историческое общество Миннесоты подпишет и вернет форму уведомления о принятии округу. После этого округ будет иметь полномочия на уничтожение документов в соответствии с графиком.
Сроки хранения, указанные в графике, представляют собой минимальный период времени, в течение которого документы должны храниться. По истечении этого срока хранения документы могут быть уничтожены или переданы в Государственный архив, как указано в графике. Если некоторые серии документов необходимо хранить дольше, чем указано в графике, то для этих документов следует разработать политику здания или отдела.
Документы, обозначенные в графике как архивные, не могут быть переданы местному историческому обществу, музею, публичной библиотеке или заинтересованному лицу без специального письменного разрешения государственного архивариуса, Исторического общества Миннесоты.
Срок хранения, указанный в графике, применяется к любой форме записи (бумажная, компьютерная лента или диск, микрофильм и т. д.). Однако, если принято решение об изменении формы записи (например, микрофильмирование бумажной записи), оригинальная запись МОЖЕТ не быть разрешена к уничтожению. Если рассматривается возможность изменения формы записи, обратитесь в Историческое общество Миннесоты, Департамент государственных архивов.
Об уничтожении документов в соответствии с общим графиком необходимо сообщать в Департамент администрации штата Миннесота и Историческое общество Миннесоты (M.S. 138.17, Sub.7). Для этой цели используйте копию «Отчета об уничтожении документов».
Документы, не указанные в графике, не могут быть уничтожены без подачи «Заявления о предоставлении права на уничтожение документов» или Графика хранения документов штата Миннесота.
Дубликаты не нужно хранить.
Указанный срок хранения является минимальным сроком, в течение которого запись должна храниться.