Правило 710 — Хранение публичных документов
I. ЦЕЛЬ
Политика школьного округа Миннетонка предусматривает, что его документация, включая как бумажные, так и электронные документы, хранится только в течение срока, необходимого для выполнения требований законодательства, аудита и управления, в соответствии с Общим графиком хранения документации школьных округов штата Миннесота. В каждом случае официальные сроки хранения должны быть как можно короче, чтобы минимизировать использование ценного пространства, повысить эффективность, содействовать повседневной деятельности округа и снизить затраты на хранение ненужных документов.
II. ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ ПОЛИТИКИ
Статья 138.17 Свода законов штата Миннесота устанавливает порядок ведения государственных архивов, предоставляя постоянные полномочия по уничтожению документов. Во-первых, школьный совет должен утвердить «Общий график хранения документов школьного округа» полностью или частично. После этого школьный округ должен направить форму «Уведомление об утверждении» в Комиссию по уничтожению документов. Историческое общество штата Миннесота подпишет и вернет форму «Уведомление об утверждении» в округ. После этого округ получит полномочия на уничтожение документов в соответствии с графиком.
Сроки хранения, указанные в графике, представляют собой минимальный период, в течение которого документы должны храниться. По истечении этого срока документы могут быть либо уничтожены, либо переданы в Государственный архив, как указано в графике. Если какой-либо ряд документов необходимо хранить дольше, чем предусмотрено графиком, для таких документов следует разработать внутренний регламент на уровне здания или отдела.
Документы, обозначенные в перечне как архивные, не могут передаваться местному историческому обществу, музею, публичной библиотеке или заинтересованному лицу без специального письменного разрешения государственного архивариуса Исторического общества Миннесоты.
Сроки хранения, указанные в таблице, распространяются на любые формы документов (бумажные, компьютерные ленты или диски, микрофильмы и т. д.). Однако в случае принятия решения об изменении формы документа (например, о переносе бумажного документа на микрофильм) утилизация оригинала документа МОЖЕТ быть запрещена. Если рассматривается вопрос об изменении формы документа, необходимо обратиться в Историческое общество Миннесоты, Департамент государственных архивов.
Об уничтожении документов, подлежащих уничтожению в соответствии с общим графиком, необходимо уведомить Департамент администрации штата Миннесота и Историческое общество Миннесоты (M.S. 138.17, п. 7). Для этой цели следует использовать бланк «Отчет об уничтожении документов».
Документы, не указанные в графике хранения, не могут быть уничтожены без подачи либо «Заявления о разрешении на уничтожение документов», либо Графика хранения документов штата Миннесота.
Дубликаты не нужно хранить.
Указанный срок хранения представляет собой минимальный период, в течение которого запись должна храниться.