I. ЦЕЛЬ

Цель данной политики заключается в определении условий, на которых Независимый школьный округ № 276 Миннетонки будет возмещать определенные служебные расходы сотрудников. Данная политика распространяется на всех сотрудников округа, за исключением случаев, когда иное предусмотрено индивидуальным трудовым договором, утвержденным школьным советом.

Любые поездки за пределы штата или поездки в пределах штата, предполагающие проживание, должны заранее утверждаться непосредственным руководителем сотрудника с использованием формы «Заявление на отпуск/разрешение на отлучение от работы».

II. РАЗРЕШЕНИЕ

Школьный округ возмещает сотрудникам только фактические расходы, которые непосредственно связаны с выполнением ими служебных обязанностей и одобрены суперинтендантом или уполномоченным им лицом. К таким возмещаемым расходам могут относиться расходы на транспорт, питание, проживание, регистрационные сборы, необходимые материалы, парковку, а также другие разумные и необходимые расходы, связанные с выполнением служебных обязанностей в школьном округе.

III. ВОЗМЕЩЕНИЕ РАСХОДОВ

1. Заявки на возмещение расходов должны быть подробно указаны в официальных бланках округа и поданы суперинтенданту или уполномоченному им лицу. К бланку заявки на возмещение расходов необходимо приложить квитанции за проживание, коммерческий транспорт, регистрацию в программах и другие обоснованные и необходимые расходы.
    
2. Расходы на поездки на личном автомобиле возмещаются по ставке за километр, установленной школьным советом. При использовании общественного транспорта должны применяться тарифы «эконом-класса», и возмещению подлежат только фактические расходы на поездку, связанные с утвержденной командировкой.

IV. РАЗРАБОТКА ДИРЕКТИВ И РЕКОМЕНДАЦИЙ

Школьный совет утверждает шкалу ставок возмещения расходов школьного округа, включая расходы, требующие предварительного одобрения и установления конкретных ставок возмещения. Суперинтендант или уполномоченное им лицо разрабатывает инструкции и рекомендации, касающиеся порядка и сроков подачи заявок на возмещение расходов.

V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

1. Ответственность за соблюдение данной политики лежит на трёх сторонах:
    
   1. Сотрудник, подающий заявку на возмещение расходов, несет ответственность за подтверждение того, что расходы были произведены в общественных целях, а также за предоставление надлежащих документов в соответствии с требованиями настоящей процедуры.
       
   2. Руководитель, подписывающий заявку на возмещение расходов, несет ответственность за то, чтобы сотрудник, произведший расходы, преследовал общественные интересы, чтобы имелась надлежащая документация, а также за то, что для совершения данных расходов не было разумной возможности воспользоваться процедурами закупок округа.
       
   3. Уполномоченные сотрудники административного отдела обязаны следить за тем, чтобы форма заявки на возмещение расходов была заполнена надлежащим образом и на ней стояла подпись соответствующего руководителя.
       
2. Если начальник управления образования, уполномоченное им лицо или школьный совет сочтут, что расходы сотрудника не были понесены в общественных интересах, заявка на возмещение будет отклонена, и расходы ложатся на сотрудника.
    
3. Округ не возмещает сотруднику расходы, превышающие разумные потребности, необходимые для достижения служебных целей данного мероприятия.
    
4. Руководитель, заранее утверждающий служебные расходы сотрудника, может установить определенные условия в отношении таких расходов, включая, помимо прочего, максимальную сумму, утвержденную для возмещения.
    
5. Ни при каких обстоятельствах Округ не возмещает сотруднику расходы на приобретение алкогольных напитков, расходы на развлечения, а также расходы, понесенные супругом, спутником или ребенком во время служебной командировки сотрудника. Кроме того, Округ не возмещает сотруднику расходы, которые он не вправе оплачивать или нести в соответствии с действующим законодательством. К таким расходам относятся, в частности, расходы на услуги прачечной, посещение кинотеатров, личные телефонные звонки и закуски.
    
6. Расходы, возмещение которых работнику разрешено:
    
   1. Компенсация расходов на проезд в связи с выполнением служебных обязанностей, связанных с работой округа, а также между зданиями округа. Компенсация расходов на проезд выплачивается сотрудникам по действующим ставкам Налогового управления США. Действующие правила Налогового управления определяют допустимый пробег, который подлежит возмещению. Пробег оплачивается от места работы сотрудника до места проведения конференции по повышению квалификации персонала и обратно к месту работы сотрудника, но не от дома сотрудника до места проведения конференции по повышению квалификации персонала и обратно домой. Пробег не оплачивается, если общий пробег составляет менее расстояния, которое сотрудник обычно преодолевает при поездках из дома на работу.
       
   2. Питание и чаевые — не более 75 долларов в день. Если питание включено в стоимость регистрации на мероприятие или оплачивается из других источников, возмещение расходов на данное питание не допускается. При стоимости питания свыше 10 долларов требуется предоставить чек.
       
   3. Утвержденные расходы на наземный транспорт и другие допустимые сопутствующие расходы, понесенные во время поездки по поручению округа. Рекомендуется пользоваться самым экономичным видом наземного транспорта. Исключения допускаются в тех случаях, когда обстоятельства, такие как местоположение, расстояние или необходимость перевозки презентационных материалов, диктуют необходимость использования такси или аренды автомобиля.
       
   4. Стоимость проживания в коммерческих гостиницах не должна превышать стоимость одноместного номера, за исключением случаев, когда один номер занимают два сотрудника.
       
   5. Расходы на подключение к Интернету возмещаются только в том случае, если они понесены в служебных целях и предварительно одобрены непосредственным руководителем.
       
   6. Стоимость коммерческого транспорта не должна превышать стоимость авиабилета в «эконом-классе». В случае использования личного автомобиля вместо коммерческого авиаперевозчика сотрудникам возмещаются фактически понесенные расходы, но не более стоимости авиабилета в «эконом-классе».
       
   7. Аванс на командировку: Округ уполномочен выплачивать сотрудникам аванс на покрытие расходов, связанных с участием в совещаниях или командировками. Размер такого аванса ограничивается предполагаемыми расходами на регистрацию, транспорт и проживание. Каждый запрос должен быть одобрен суперинтендантом или уполномоченным им лицом и подкреплен квитанциями, предоставленными после завершения командировки.
       
   8. Недорогие товары стоимостью до 100 долларов, которые нецелесообразно приобретать с использованием заказа на закупку округа.
       
   9. Срочные закупки, для которых обычная процедура закупок не позволяет уложиться в сроки.