I. ЦЕЛЬ

Цель настоящей политики заключается в установлении порядка ведения документации школьного совета и публикации его официальных протоколов.

II. ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ ПОЛИТИКИ

Политика школьного округа заключается в ведении документации таким образом, чтобы она была доступна для ознакомления широкой общественности, а также в обеспечении публикации официальных документов в соответствии с законодательством.

III. ВЕДЕНИЕ ПРОТОКОЛОВ И ДОКУМЕНТАЦИИ

1. Секретарь или уполномоченное им лицо ведет и хранит постоянную документацию Совета, включая протоколы заседаний школьного совета и другие необходимые документы Совета. Все голосования, проводимые на заседаниях, которые должны быть открытыми для публики в соответствии с Законом штата Миннесота об открытых заседаниях, должны фиксироваться в журнале, ведущемся для этой цели. Публичные записи, хранящиеся в округе, должны быть доступны для ознакомления членам общественности в течение обычных рабочих часов округа. Протоколы заседаний должны быть доступны для ознакомления в административных офисах округа после их утверждения Советом. Протоколы заседания школьного совета должны быть утверждены или изменены Советом на последующем заседании, и это действие должно быть отражено в официальном протоколе данного последующего заседания.
    
2. Записи закрытых заседаний
    
   1. Все закрытые заседания, за исключением тех, которые проводятся в соответствии с адвокатской тайной, должны записываться на электронные носители за счет округа. Записи закрытых заседаний должны вестись отдельно от записей открытых заседаний, если таковые ведутся. Если закрытое заседание проводится для обсуждения более чем одного вопроса, каждый вопрос должен записываться отдельно.
       
   2. Записи закрытых заседаний хранятся округом в течение следующих сроков:
      1. Протоколы закрытых заседаний, посвященных обсуждению стратегии ведения трудовых переговоров, должны храниться в течение двух (2) лет после подписания договора.
          
      2. Протоколы закрытых заседаний, посвященных вопросам безопасности, должны храниться не менее четырех (4) лет.
          
      3. Протоколы закрытых заседаний, посвященных обсуждению вопросов купли-продажи недвижимости, должны храниться не менее восьми (8) лет с даты проведения заседания.
          
      4. Все остальные протоколы закрытых заседаний должны храниться школьным округом не менее трех (3) лет с даты проведения заседания.
          
      5. По истечении указанных сроков записи закрытых заседаний подлежат хранению в соответствии с Графиком хранения документов школьного округа.
          
   3. Записи закрытых заседаний классифицируются округом как защищенные непубличные данные, доступ к которым закрыт для общественности и для любых субъектов данных, за следующими исключениями:

1. Записи заседаний по обсуждению стратегии ведения трудовых переговоров относятся к категории общедоступных данных и должны быть предоставлены общественности после того, как округ подпишет все трудовые договоры на текущий бюджетный период.
    
2. Записи заседаний, касающихся купли-продажи имущества, относятся к категории общедоступных данных и должны быть предоставлены общественности после того, как все обсуждавшееся на заседании недвижимое или движимое имущество будет приобретено или продано либо округ откажется от его купли-продажи.
    
3. Записи любых других закрытых заседаний подлежат засекречиванию и/или обнародованию в соответствии с постановлением суда.

4. Записи закрытых заседаний должны храниться отдельно от записей открытых заседаний, если такие записи открытых заседаний хранятся в округе, за исключением записей, которые были классифицированы как общедоступные данные в соответствии с разделом III.B.3. выше. Записи закрытых заседаний, классифицированные как непубличные данные, также должны храниться в безопасном месте, отдельно от записей, классифицированных как общедоступные данные.
    
5. Записи закрытых заседаний должны храниться таким образом, чтобы можно было легко определить уровень секретности записи. Записи должны содержать как минимум следующую информацию:

а. Дата закрытого заседания;

б. Основания, по которым заседание было закрыто (например: стратегия ведения трудовых переговоров, купля-продажа недвижимости, данные об образовании и т. п.); и

c. Классификация данных.

6. Записи закрытых заседаний, касающихся стратегии ведения трудовых переговоров, а также купли-продажи имущества, должны храниться и контролироваться таким образом, чтобы в случае наступления события, влекущего за собой изменение статуса данных в соответствии с разделом III.B.3. выше, такие записи переходили в разряд общедоступных.

IV. ПУБЛИКАЦИЯ ОФИЦИАЛЬНЫХ ПРОТОКОЛОВ

1. Совет обязан обеспечить публикацию своих официальных протоколов один раз в официальной газете округа в течение тридцати (30) дней после заседания, на котором были составлены эти протоколы; однако, если Совет проводит очередные заседания не чаще одного раза в тридцать (30) дней, он не обязан публиковать протоколы до истечения десяти (10) дней после их утверждения Советом.
    
2. Публикуемые протоколы должны быть достаточно полными, чтобы достоверно отражать ход заседания. Они должны содержать суть всех официальных решений, принятых Советом на любом очередном или внеочередном заседании, и, как минимум, должны включать в себя предмет предложения, имена лиц, внесших и поддержавших предложение, перечень голосов каждого присутствующего члена по данному предложению, характер вынесенных резолюций, включая краткое описание их предмета, а также информацию о том, были ли они приняты или отклонены. Протоколы и постоянные записи Совета могут содержать более подробную информацию, чем требуется для публикации в официальных протоколах. Если протоколы еще не утверждены Советом, это может быть отражено в публикуемых протоколах.
    
3. Публикуемые материалы заседаний могут представлять собой краткое изложение основных моментов заседания и/или решений и других официальных действий Совета. Такое краткое изложение должно быть изложено ясным и понятным языком и, по возможности, не должно содержать технических или юридических терминов, которые не являются общеизвестными для широкой публики. В случае публикации резюме в публикации должно быть четко указано, что опубликованный материал является лишь резюме, что полный текст доступен для общественного ознакомления в административных офисах Округа и что копия материалов заседания, за исключением приложений к протоколу, предоставляется бесплатно в офисах Округа или по почте или электронной почте.